Pernah menerima barang dengan kode atau nomor seri yang berbeda dari catatan pembelian? Untuk barang tertentu, hal kecil seperti ini bisa membuat proses pemeriksaan menjadi lebih lama karena tim perlu memastikan kembali barang mana yang sebenarnya dikirim.
Nomor seri biasanya digunakan untuk membedakan satu unit barang dari unit lainnya. Dalam pengiriman peralatan elektronik, mesin, atau perlengkapan usaha tertentu, pencatatan nomor seri dapat membantu pengirim dan penerima mencocokkan barang dengan dokumen yang dimiliki.
Supaya proses pengiriman lebih mudah diperiksa, ada beberapa hal yang sebaiknya disiapkan sebelum barang diserahkan kepada ekspedisi.
1. Catat Nomor Seri Sebelum Barang Dikemas
Sebelum proses packing dimulai, periksa apakah barang memiliki nomor seri, kode unit, atau identitas khusus dari produsen.
Catat nomor tersebut dalam daftar inventaris atau dokumen pengiriman internal. Jika terdapat beberapa unit dengan jenis dan model yang sama, jangan hanya mencatat jumlah totalnya. Nomor seri setiap unit perlu dicatat secara terpisah apabila memang digunakan untuk identifikasi barang.
Pencatatan awal ini membantu perusahaan memiliki referensi sebelum barang masuk ke tahap pengemasan. Dengan begitu, tim tidak perlu membuka kembali seluruh kemasan hanya untuk mencari informasi yang seharusnya sudah tersedia.
2. Cocokkan Nomor Seri dengan Dokumen Barang
Setelah daftar nomor seri dibuat, cocokkan dengan dokumen pembelian, inventaris, atau catatan barang keluar yang digunakan perusahaan.
Periksa apakah jumlah unit dan identitas barang sudah sesuai. Jika ada nomor yang sulit dibaca atau tidak cocok dengan catatan, selesaikan pemeriksaannya sebelum barang diberangkatkan.
Untuk pengiriman beberapa unit sekaligus, gunakan format pencatatan yang konsisten. Misalnya, satu baris untuk satu unit barang, dilengkapi nama barang, model, nomor seri, dan keterangan lain yang dibutuhkan.
Cara ini membantu tim gudang dan bagian administrasi menggunakan acuan yang sama saat melakukan pemeriksaan.
3. Pastikan Identitas Barang Tidak Hilang Saat Packing
Proses pengemasan sebaiknya tetap mempertimbangkan bagaimana barang akan diperiksa setelah tiba di tujuan.
Jika nomor seri berada pada label atau bagian tertentu dari barang, pastikan informasi tersebut tidak tertutup secara permanen oleh bahan kemasan. Namun, jangan mengorbankan perlindungan barang hanya agar nomor seri mudah terlihat.
Apabila nomor seri tidak bisa dibaca dari luar kemasan, gunakan daftar inventaris yang menghubungkan identitas unit dengan kode kemasan. Dengan begitu, petugas dapat mengetahui unit mana yang berada di dalam setiap kemasan tanpa harus mengandalkan ingatan.
Baca juga: Kesalahan Packing yang Paling Sering Menyebabkan Barang Rusak
4. Gunakan Kode Kemasan yang Mudah Dicocokkan
Ketika satu pengiriman terdiri dari beberapa koli, setiap kemasan dapat diberi kode yang konsisten dengan daftar barang.
Contohnya, kemasan A berisi unit tertentu, sedangkan kemasan B berisi unit lainnya. Detail nomor seri masing-masing unit kemudian dicatat dalam daftar yang sama.
Kode kemasan bukan pengganti nomor seri. Fungsinya membantu menghubungkan isi kemasan dengan catatan inventaris agar proses pemeriksaan lebih terarah.
Pastikan kode yang digunakan mudah dibaca dan tidak membingungkan dengan nomor pesanan, kode produk, atau nomor seri barang.
5. Simpan Dokumentasi Sebelum Barang Dikirim
Untuk barang yang perlu ditelusuri secara khusus, dokumentasi sebelum packing dapat membantu proses pemeriksaan berikutnya.
Perusahaan dapat menyimpan foto identitas barang, catatan nomor seri, serta daftar unit yang akan dikirim. Dokumentasi ini sebaiknya disimpan bersama dokumen transaksi atau catatan pengiriman yang relevan.
Pastikan foto cukup jelas untuk membaca identitas barang. Jika nomor seri terletak di bagian yang berbeda dari setiap unit, dokumentasikan bagian tersebut sebelum tertutup kemasan.
Dokumentasi ini berguna sebagai catatan pembanding jika penerima perlu melakukan pemeriksaan ketika barang tiba.
6. Periksa Kembali Identitas Barang Saat Diterima
Setelah barang sampai, penerima dapat mencocokkan unit yang diterima dengan daftar nomor seri yang sudah disiapkan.
Pemeriksaan sebaiknya dilakukan sesuai kondisi barang dan prosedur penerimaan yang berlaku. Jika ditemukan perbedaan, catat unit yang bersangkutan dan konfirmasikan kepada pihak terkait sebelum status inventaris diperbarui.
Jangan langsung mengubah catatan hanya berdasarkan perkiraan. Gunakan hasil pemeriksaan aktual agar data inventaris tetap dapat dipertanggungjawabkan.
Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer
7. Sesuaikan Pencatatan dengan Jenis Barang
Tidak semua barang membutuhkan pencatatan nomor seri dengan tingkat detail yang sama. Peralatan bernilai tinggi atau aset perusahaan biasanya memerlukan identifikasi unit yang lebih teliti dibandingkan barang umum yang dikelola berdasarkan jumlah.
Karena itu, tentukan informasi apa saja yang perlu dicatat berdasarkan kebutuhan bisnis. Hindari menambahkan proses administrasi yang tidak diperlukan, tetapi jangan mengabaikan identitas yang penting untuk pemeriksaan barang.
Jika perusahaan rutin mengirim mesin atau peralatan dalam jumlah banyak, format inventaris yang konsisten akan memudahkan pencatatan dari gudang asal sampai penerimaan di lokasi tujuan.
Baca juga: Cara Menyiapkan Data Barang agar Estimasi Ongkir Lebih Akurat
Pencatatan Nomor Seri Membantu Barang Lebih Mudah Ditelusuri
Nomor seri bukan sekadar kode pada barang. Jika dicatat dengan benar, informasi ini dapat membantu perusahaan mencocokkan unit, memeriksa inventaris, dan menelusuri barang yang dikirim.
Mulailah dengan mencatat nomor seri sebelum packing, mencocokkannya dengan dokumen, memberi kode kemasan bila diperlukan, dan menyimpan dokumentasi yang mudah diperiksa kembali.
Untuk pengiriman peralatan usaha atau mesin, persiapan administrasi seperti ini dapat melengkapi proses packing dan pemeriksaan fisik. Hasilnya, pengirim dan penerima memiliki acuan yang lebih jelas ketika memeriksa barang.