Pernah nggak, sebuah perusahaan sudah menentukan tanggal pelatihan di kantor cabang, tetapi perlengkapan yang dibutuhkan ternyata tersebar di beberapa tempat? Ada materi pelatihan di kantor pusat, alat praktik di gudang, dan perlengkapan tambahan yang baru selesai dibeli. Kalau semuanya baru dikumpulkan menjelang hari pelaksanaan, tim bisa kerepotan sendiri.
Untuk kegiatan seperti ini, pengiriman barang bukan cuma soal memindahkan perlengkapan dari satu kota ke kota lain. Barang juga perlu dikelompokkan sesuai kebutuhan acara, dicatat dengan jelas, dan diterima oleh orang yang tepat. Apalagi jika pelatihan berlangsung di luar pulau, persiapannya perlu dimulai sebelum semua barang siap dikemas.
1. Kelompokkan Barang Berdasarkan Kebutuhan Pelatihan
Coba mulai dengan membuat daftar perlengkapan yang akan digunakan. Misalnya, materi cetak, alat demonstrasi, perlengkapan peserta, perangkat pendukung, dan barang yang akan dibagikan setelah kegiatan selesai.
Jangan hanya menulis nama barang secara umum. Catat juga jumlahnya dan siapa yang bertanggung jawab menyiapkannya. Dengan begitu, tim bisa mengetahui perlengkapan mana yang sudah tersedia dan mana yang masih harus dikumpulkan.
Kalau barang berasal dari beberapa divisi, gunakan satu daftar utama agar tidak ada versi catatan yang berbeda-beda. Cara sederhana ini juga membantu saat jumlah barang diperiksa sebelum pengiriman.
2. Jangan Menyamakan Semua Barang dalam Satu Kemasan
Materi cetak tentu berbeda penanganannya dengan alat praktik atau perangkat elektronik. Barang yang mudah tertekuk perlu perlindungan yang sesuai, sedangkan perlengkapan dengan beberapa komponen sebaiknya diberi label agar tidak tercampur.
Jika ada alat yang terdiri dari banyak bagian, catat komponen yang harus ada dalam satu set. Pisahkan aksesori kecil dalam kemasan yang mudah dikenali, lalu tuliskan keterangannya pada daftar barang.
Baca juga: Kesalahan Packing yang Paling Sering Menyebabkan Barang Rusak
3. Tentukan Kapan Barang Harus Tersedia
Tanggal pelatihan bukan satu-satunya patokan untuk mengatur pengiriman. Tim di lokasi mungkin masih perlu memeriksa perlengkapan, menata ruangan, atau mencoba alat yang akan digunakan selama kegiatan.
Karena itu, tentukan tanggal ketika barang sudah harus tersedia untuk persiapan. Setelah itu, periksa kebutuhan pengiriman berdasarkan kota asal, tujuan, jenis barang, serta layanan yang tersedia.
Untuk pengiriman antarpulau, perhitungkan pula proses perjalanan dan distribusi menuju penerima. Jangan menetapkan waktu hanya berdasarkan perkiraan pribadi tanpa mengonfirmasi informasi rute dan jadwal kepada penyedia jasa ekspedisi.
Baca juga: Apa Itu Cargo Transit? Mengapa Barang Tidak Langsung Sampai ke Tujuan?
4. Pastikan Penerima di Lokasi Sudah Diketahui
Perlengkapan bisa saja tiba ketika penanggung jawab pelatihan sedang mengurus hal lain. Agar barang tidak membingungkan saat diterima, tentukan satu orang yang bertugas memeriksa kiriman dan mencocokkannya dengan daftar.
Pastikan informasi penerima mencakup nama, nomor telepon aktif, alamat lengkap, serta petunjuk lokasi jika diperlukan. Bila barang dikirim ke kantor cabang atau tempat pelatihan tertentu, beri tahu penerima mengenai perkiraan kedatangan berdasarkan informasi dari ekspedisi.
Setelah kiriman diterima, cocokkan jumlah koli dan periksa kondisi kemasannya. Jika ada selisih atau kondisi yang perlu ditindaklanjuti, catat dan dokumentasikan agar mudah dikomunikasikan kepada pihak terkait.
5. Siapkan Data Pengiriman Sebelum Barang Dikumpulkan
Ketika perlengkapan berasal dari beberapa divisi, informasi pengiriman sering kali ikut tersebar. Ada yang sudah mengetahui berat barang, tetapi belum mencatat ukurannya. Ada juga yang mengetahui jumlah kemasan, tetapi belum memastikan alamat tujuan.
Sebelum barang diserahkan, kumpulkan data jenis barang, jumlah koli, berat, dimensi, alamat asal, dan alamat tujuan. Informasi ini dapat membantu penyedia jasa ekspedisi menilai kebutuhan pengiriman dengan lebih akurat.
Baca juga: Cara Menyiapkan Data Barang agar Estimasi Ongkir Lebih Akurat
Persiapan yang Rapi Membuat Tim Lebih Mudah Bekerja
Pelatihan di luar kota melibatkan banyak hal selain materi dan peserta. Perlengkapan yang belum lengkap bisa menyita waktu tim, terutama ketika setiap barang dibutuhkan untuk sesi yang berbeda.
Dengan daftar perlengkapan yang jelas, pengemasan sesuai jenis barang, dan jadwal penerimaan yang diperhitungkan, proses persiapan bisa lebih terarah. Jika pengiriman dilakukan ke luar pulau, pastikan detail barang dan kebutuhan waktunya dikomunikasikan sejak awal agar pilihan pengiriman dapat disesuaikan dengan kondisi yang sebenarnya.