Kalau pernah mengurus pengiriman barang dalam jumlah besar, kamu mungkin tahu bahwa tidak semua barang bisa ditata dengan cara yang sama. Ada kardus yang ukurannya seragam, ada komponen panjang, dan ada juga barang dengan bentuk tidak beraturan yang membutuhkan ruang lebih luas.
Perbedaan bentuk ini bisa menjadi tantangan ketika barang harus dimuat bersama dalam satu pengiriman. Meski berat totalnya terlihat masih memungkinkan, susunan barang belum tentu pas dengan ruang yang tersedia.
Supaya proses pengiriman lebih mudah dipersiapkan, ada beberapa hal yang sebaiknya diperhatikan sejak barang masih berada di gudang.
1. Catat Ukuran Setiap Jenis Barang
Jangan hanya mengandalkan berat total untuk memperkirakan kebutuhan pengiriman. Ukuran barang juga perlu dicatat, terutama jika bentuk dan dimensinya berbeda-beda.
Misalnya, sebuah perusahaan mengirim kardus berisi perlengkapan toko bersama beberapa komponen panjang. Walaupun jumlah barangnya tidak terlalu banyak, komponen tersebut mungkin membutuhkan ruang tersendiri agar tidak mengganggu penataan barang lain.
Buat daftar ukuran panjang, lebar, dan tinggi untuk setiap jenis kemasan. Jika ada beberapa barang dengan ukuran sama, catat jumlahnya agar perhitungan lebih mudah dilakukan.
Informasi ini membantu tim memperkirakan kebutuhan ruang dan menyampaikan detail muatan kepada penyedia jasa pengiriman.
Baca juga: Cara Hitung Volume Barang untuk Pengiriman Cargo dan Jasa Ekspedisi
2. Perhatikan Bentuk Barang, Bukan Hanya Ukurannya
Dua barang dengan dimensi yang hampir sama belum tentu bisa ditata dengan cara serupa. Ada barang yang bisa disusun bertingkat, tetapi ada juga yang perlu ditempatkan secara terpisah karena bentuk atau karakteristiknya.
Sebelum menentukan susunan, perhatikan beberapa hal berikut:
- Apakah barang boleh ditumpuk?
- Apakah ada bagian yang menonjol atau mudah rusak?
- Apakah kemasannya cukup kuat untuk menahan beban?
- Apakah barang membutuhkan posisi tertentu selama pengangkutan?
Jawaban dari pertanyaan tersebut membantu menentukan cara penataan yang sesuai. Jangan memaksakan barang masuk ke ruang kosong jika posisi tersebut berisiko merusak kemasan atau barang di sekitarnya.
Jika karakter barang membutuhkan penanganan khusus, sampaikan informasinya ketika berkonsultasi mengenai pengiriman.
3. Jangan Menentukan Kebutuhan Kendaraan Terlalu Cepat
Melihat jumlah barang saja belum cukup untuk menentukan kebutuhan ruang angkut. Barang yang sedikit tetapi berukuran besar bisa membutuhkan ruang lebih luas daripada barang yang jumlahnya banyak tetapi berukuran kecil.
Karena itu, kumpulkan informasi mengenai berat, dimensi, jumlah koli, dan jenis kemasan sebelum menentukan kebutuhan pengangkutan.
Jika barang terdiri dari beberapa bentuk yang berbeda, foto susunan atau contoh kemasannya juga dapat membantu menjelaskan kondisi muatan. Namun, foto tetap perlu disertai ukuran dan data yang jelas agar kebutuhan ruang tidak hanya diperkirakan berdasarkan tampilan.
Setelah informasi terkumpul, diskusikan dengan penyedia jasa mengenai pilihan pengangkutan yang sesuai dengan karakter muatan dan tujuan pengiriman.
4. Sisakan Perhatian untuk Proses Bongkar Muat
Barang yang sudah berhasil dimasukkan ke kendaraan belum tentu mudah dikeluarkan kembali. Jika penataannya tidak mempertimbangkan urutan pembongkaran, petugas mungkin perlu memindahkan beberapa barang terlebih dahulu untuk menjangkau barang yang berada di bagian dalam.
Hal ini perlu dipikirkan terutama ketika ada barang berat, barang berukuran panjang, atau muatan yang akan diturunkan pada tahapan berbeda.
Penataan harus tetap mengutamakan kestabilan dan keamanan muatan. Jangan menempatkan barang hanya berdasarkan keinginan menghemat ruang jika susunannya berpotensi bergeser selama perjalanan.
Untuk barang besar atau berat, koordinasikan kebutuhan penanganan dan peralatan bongkar muat sebelum pengiriman dilakukan.
5. Pastikan Data Ukuran Sesuai dengan Kondisi Setelah Packing
Satu hal yang sering terlewat adalah ukuran barang bisa berubah setelah dikemas. Barang yang awalnya memiliki dimensi tertentu mungkin membutuhkan ruang lebih besar setelah ditambahkan pelindung, kardus luar, atau packing kayu.
Karena itu, jika ukuran digunakan untuk menghitung volume cargo, sebaiknya gunakan dimensi akhir kemasan yang akan dikirim.
Periksa kembali panjang, lebar, dan tinggi setiap kemasan setelah packing selesai. Jika ada perubahan, perbarui catatan agar informasi yang disampaikan kepada penyedia jasa sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Baca juga: Cara Menyiapkan Data Barang agar Estimasi Ongkir Lebih Akurat
6. Pilih Kemasan yang Sesuai dengan Karakter Muatan
Tidak semua barang cocok menggunakan jenis kemasan yang sama. Kardus dapat digunakan untuk barang tertentu, sedangkan barang yang berat, memiliki bentuk khusus, atau membutuhkan perlindungan tambahan mungkin memerlukan metode pengemasan berbeda.
Pertimbangkan juga bagaimana barang akan diangkat, dipindahkan, dan disusun selama perjalanan. Kemasan yang sesuai bukan sekadar membungkus barang, tetapi membantu melindunginya saat mengalami proses penanganan.
Baca juga: Kapan Barang Perlu Packing Kayu dan Kapan Tidak?
Sebelum menggunakan packing tertentu, pastikan metode tersebut cocok untuk barang yang dikirim dan tidak mengabaikan kebutuhan penanganan selama perjalanan.
Persiapan Muatan Dimulai dari Data yang Jelas
Barang dengan ukuran berbeda-beda membutuhkan perhatian lebih saat pengiriman cargo. Berat total tetap penting, tetapi dimensi, bentuk, kekuatan kemasan, dan kebutuhan bongkar muat juga perlu dipertimbangkan.
Sebelum barang diberangkatkan, pastikan data yang digunakan sudah sesuai dengan kondisi akhir kemasan. Dengan informasi yang jelas, tim gudang dan penyedia jasa dapat membahas kebutuhan ruang angkut serta penanganan barang dengan lebih tepat.
Persiapan ini tidak menjamin semua kendala akan hilang, tetapi membantu mengurangi perkiraan yang keliru sebelum proses pengiriman dimulai.