Pernah mengalami barang sudah selesai dikemas, tetapi proses pengirimannya justru harus menunggu karena ada informasi yang perlu diperbaiki? Kadang masalahnya terlihat sepele. Nama barang berbeda dengan catatan gudang, jumlah koli tidak sesuai, atau nomor penerima yang dicantumkan ternyata sudah tidak aktif.
Kesalahan seperti ini bisa terjadi ketika beberapa orang terlibat dalam satu pengiriman. Bagian gudang punya catatan sendiri, bagian administrasi menggunakan data dari pesanan, sementara penerima mungkin sudah memberikan perubahan informasi terbaru.
Supaya tidak bolak-balik melakukan koreksi ketika barang sudah siap berangkat, ada beberapa informasi yang sebaiknya diperiksa sejak awal.
1. Nama Barang Tidak Sesuai dengan Isi Kiriman
Nama barang yang terlalu umum bisa membuat proses identifikasi menjadi kurang jelas. Misalnya, pada catatan hanya tertulis “peralatan toko”, padahal isi kirimannya terdiri dari rak, meja kasir, dan beberapa perlengkapan lainnya.
Untuk menghindari kebingungan, gunakan deskripsi yang cukup jelas dan sesuai dengan barang sebenarnya. Tidak perlu menuliskan penjelasan terlalu panjang, tetapi pastikan jenis barang dapat dikenali.
Jika barang memiliki kode produk atau nomor inventaris, informasi tersebut juga bisa dicantumkan sebagai keterangan tambahan.
2. Jumlah Koli Berbeda dengan Barang yang Disiapkan
Masalah lain yang cukup merepotkan adalah jumlah kemasan pada catatan tidak sama dengan kondisi fisik barang.
Contohnya, daftar pengiriman mencatat 12 koli, tetapi ketika diperiksa di gudang hanya ada 11 koli. Bisa jadi satu kemasan masih tertinggal di area produksi atau ada perubahan jumlah yang belum diperbarui.
Sebelum barang diserahkan, hitung kembali jumlah kemasan dan cocokkan dengan catatan terakhir. Jika satu koli berisi beberapa barang, pastikan pencatatan jumlah isi dan jumlah kemasannya tidak tertukar.
Baca juga: Bagaimana Cara Membuat Daftar Koli yang Rapi untuk Pengiriman Banyak Barang?
3. Alamat Tujuan Terlalu Singkat
Menuliskan nama kota saja belum tentu cukup untuk membantu proses pengiriman. Apalagi jika barang ditujukan ke gudang, kantor cabang, atau lokasi usaha yang memiliki beberapa akses masuk.
Pastikan alamat mencantumkan informasi yang dibutuhkan, seperti nama jalan, nomor bangunan jika tersedia, kelurahan atau kecamatan, kota, serta petunjuk lokasi apabila diperlukan.
Jangan lupa memeriksa kembali nama penerima dan nomor teleponnya. Informasi kontak yang aktif akan memudahkan koordinasi jika ada hal yang perlu dikonfirmasi.
4. Berat dan Ukuran Barang Menggunakan Data Lama
Data barang terkadang sudah dibuat jauh sebelum proses packing selesai. Ketika kemasan ditambahkan atau jumlah barang berubah, informasi berat dan ukuran yang lama bisa jadi tidak lagi sesuai.
Hal ini perlu diperhatikan karena berat dan dimensi dapat digunakan untuk menghitung kebutuhan ruang maupun biaya pengiriman.
Sebaiknya lakukan pengukuran setelah barang berada dalam kondisi akhir siap dikirim. Jika ada perubahan ukuran atau jumlah kemasan, perbarui data sebelum meminta konfirmasi biaya.
Baca juga: Cara Menyiapkan Data Barang agar Estimasi Ongkir Lebih Akurat
5. Perubahan Informasi Tidak Diberitahukan kepada Semua Pihak
Bayangkan bagian operasional sudah mengganti alamat penerima, tetapi staf gudang masih menggunakan label yang lama. Akibatnya, informasi pada kemasan dan catatan administrasi tidak lagi sama.
Situasi ini bisa terjadi ketika perubahan disampaikan hanya melalui percakapan pribadi tanpa memperbarui data utama.
Untuk menghindarinya, tentukan satu catatan pengiriman yang menjadi acuan bersama. Jika ada perubahan alamat, jumlah, atau kontak penerima, pastikan bagian yang terlibat menerima informasi terbaru.
Apabila barang sudah diserahkan kepada penyedia jasa, jangan langsung mengubah label atau tujuan sendiri. Hubungi pihak pengiriman terlebih dahulu untuk memastikan apakah perubahan masih bisa dilakukan dan bagaimana prosedurnya.
6. Dokumen Pendukung Belum Diperiksa
Ada pengiriman yang membutuhkan informasi atau dokumen tambahan sesuai jenis barang, tujuan, dan ketentuan penyedia jasa. Jika kebutuhan tersebut baru diketahui ketika barang sudah akan diproses, pengirim mungkin perlu melengkapi data terlebih dahulu.
Karena itu, jangan menganggap semua jenis barang memiliki persyaratan yang sama. Tanyakan dokumen apa saja yang diperlukan sebelum barang diserahkan.
Baca juga: Bagaimana Menyiapkan Dokumen Pengiriman untuk Barang Perusahaan?
Biasakan Memeriksa Data Sebelum Barang Diserahkan
Kesalahan data pengiriman sering kali bukan berasal dari satu kesalahan besar, melainkan beberapa informasi kecil yang tidak diperiksa kembali. Nama barang, jumlah koli, alamat, kontak penerima, berat, dan ukuran semuanya perlu sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Untuk perusahaan yang rutin mengirim cargo, pemeriksaan singkat sebelum barang keluar dari gudang bisa menjadi kebiasaan yang membantu. Tentukan siapa yang bertanggung jawab memeriksa data dan pastikan perubahan informasi langsung diperbarui.
Dengan begitu, ketika barang diserahkan kepada penyedia jasa, informasi yang digunakan sudah lebih siap dan proses pengiriman tidak perlu terganggu hanya karena data yang tertinggal atau belum diperbarui.