Dalam kegiatan produksi, bahan baku jarang selalu datang dari satu tempat. Ada perusahaan yang menerima bahan dari beberapa pemasok sekaligus, dengan jadwal pengiriman dan kesiapan barang yang berbeda-beda.
Masalahnya, ketika semua pemasok mengirim barang pada waktu yang hampir bersamaan, gudang bisa kewalahan. Petugas harus menerima banyak kiriman, memeriksa jumlah barang, mencocokkan dokumen, sekaligus memastikan bahan yang dibutuhkan untuk produksi tidak tertukar.
Sebaliknya, jika barang datang terlalu berjauhan, proses produksi bisa ikut menunggu karena bahan yang diperlukan belum lengkap.
Itulah sebabnya perusahaan perlu mengatur jadwal kedatangan bahan baku, bukan hanya menentukan kapan barang harus dibeli.
Buat Daftar Kebutuhan dari Setiap Pemasok
Sebelum menentukan jadwal, kumpulkan informasi mengenai bahan yang akan dikirim oleh masing-masing pemasok. Jangan hanya mencatat nama barang dan jumlahnya, tetapi perhatikan juga kapan barang siap dikirim.
Informasi yang sebaiknya dikumpulkan meliputi:
- Nama pemasok dan kontak yang bisa dihubungi.
- Jenis serta jumlah bahan baku.
- Perkiraan tanggal barang siap dikirim.
- Lokasi asal barang.
- Kebutuhan bahan tersebut untuk proses produksi.
- Keterangan jika ada barang yang belum siap atau masih menunggu proses pengadaan.
Dari daftar tersebut, perusahaan bisa melihat pemasok mana yang sudah siap mengirim dan mana yang masih membutuhkan waktu. Tim pengadaan juga lebih mudah menentukan urutan pengiriman tanpa harus terus-menerus menanyakan perkembangan barang satu per satu.
Tentukan Bahan Mana yang Harus Didahulukan
Tidak semua bahan baku memiliki tingkat urgensi yang sama. Ada bahan yang dibutuhkan untuk produksi dalam waktu dekat, sementara bahan lainnya masih bisa menunggu beberapa hari.
Karena itu, jadwal pengiriman sebaiknya mengikuti kebutuhan produksi.
Misalnya, sebuah pabrik membutuhkan tiga jenis bahan untuk menyelesaikan satu pesanan. Bahan pertama sudah tersedia, bahan kedua baru bisa dikirim minggu depan, sedangkan bahan ketiga masih dalam proses pemeriksaan pemasok.
Dalam kondisi seperti ini, perusahaan perlu melihat bahan mana yang paling menentukan dimulainya produksi. Jangan sampai gudang sudah menerima banyak barang, tetapi bahan yang benar-benar dibutuhkan justru belum datang.
Buat urutan prioritas bersama bagian produksi dan pengadaan agar keputusan jadwal tidak hanya berdasarkan kesiapan pemasok.
Jangan Memaksakan Semua Barang Datang pada Hari yang Sama
Menerima seluruh bahan baku sekaligus memang terlihat praktis. Namun, cara tersebut belum tentu cocok jika kapasitas gudang terbatas atau jumlah petugas penerimaan tidak mencukupi.
Bayangkan beberapa kendaraan datang dalam waktu berdekatan. Petugas harus memeriksa barang, mencatat jumlah, mengatur tempat penyimpanan, dan memastikan setiap kiriman sesuai dengan pesanan. Jika semuanya dilakukan bersamaan, proses pemeriksaan bisa menjadi terburu-buru.
Cobalah membuat rentang kedatangan berdasarkan kapasitas penerimaan gudang. Pemasok yang barangnya sudah siap lebih awal dapat dijadwalkan terlebih dahulu, sedangkan kiriman lain mengikuti kebutuhan dan ketersediaan ruang.
Jika perusahaan rutin menerima bahan baku dalam jumlah besar, pertimbangkan juga apakah lebih sesuai menggunakan pengiriman bertahap atau menggabungkan beberapa kebutuhan dalam satu pengiriman.
Baca juga: Lebih Baik Kirim Sedikit tapi Sering atau Sekaligus Banyak?
Pastikan Data dari Semua Pemasok Menggunakan Acuan yang Sama
Perbedaan penulisan nama barang, satuan, atau jumlah dapat menyulitkan pemeriksaan ketika kiriman tiba.
Contohnya, pemasok mencatat bahan dalam satuan lembar, sedangkan bagian gudang menggunakan satuan pak. Jika tidak ada keterangan yang jelas, petugas bisa membutuhkan waktu tambahan untuk memastikan jumlah sebenarnya.
Sebelum pengiriman dilakukan, cocokkan informasi dari pesanan pembelian, catatan pemasok, dan data penerimaan gudang.
Periksa kembali nama bahan, jumlah, satuan, alamat tujuan, serta pihak yang bertanggung jawab menerima barang. Jika ada perubahan jumlah atau jadwal, pastikan informasi terbaru sudah diterima oleh semua bagian terkait.
Baca juga: Kesalahan Data Pengiriman yang Sering Membuat Cargo Tertunda
Siapkan Kapasitas Gudang Sebelum Barang Tiba
Jadwal yang sudah tersusun tetap perlu didukung oleh kesiapan tempat penyimpanan. Jangan sampai barang datang sesuai rencana, tetapi area gudang masih dipenuhi kiriman sebelumnya.
Sebelum hari kedatangan, periksa ruang yang tersedia dan tentukan lokasi penyimpanan untuk setiap jenis bahan. Jika beberapa bahan tidak boleh diletakkan berdekatan karena karakteristiknya berbeda, atur penempatannya sesuai ketentuan penyimpanan yang berlaku.
Perusahaan juga perlu mempertimbangkan jalur keluar masuk barang. Jangan sampai kiriman yang baru tiba menutup akses menuju bahan yang lebih dahulu akan digunakan.
Dengan pembagian tempat yang jelas, petugas gudang dapat memeriksa dan menata barang tanpa harus memindahkan banyak tumpukan terlebih dahulu.
Perhatikan Perjalanan Jika Bahan Baku Berasal dari Luar Pulau
Untuk perusahaan yang menerima bahan baku dari luar pulau, perencanaan jadwal perlu dibuat lebih cermat. Waktu perjalanan bukan satu-satunya hal yang perlu diperhitungkan karena proses pengiriman dapat melibatkan beberapa tahapan.
Perusahaan sebaiknya mengonfirmasi pilihan layanan, jadwal keberangkatan, serta perkiraan perjalanan berdasarkan rute yang digunakan. Hindari menyusun jadwal produksi dengan asumsi semua barang pasti tiba pada tanggal yang sama.
Jika beberapa bahan berasal dari kota berbeda, catat perkembangan masing-masing kiriman. Dengan begitu, bagian produksi bisa mengetahui bahan mana yang sudah dalam perjalanan dan mana yang masih menunggu persiapan.
Baca juga: Apa Itu Cargo Transit? Mengapa Barang Tidak Langsung Sampai ke Tujuan?
Buat Jadwal Penerimaan yang Bisa Diperbarui
Jadwal pengiriman sebaiknya tidak hanya dibuat sekali lalu dibiarkan begitu saja. Perubahan kesiapan pemasok, kebutuhan produksi, atau kondisi perjalanan bisa memengaruhi rencana awal.
Gunakan satu catatan bersama yang dapat diperbarui oleh bagian terkait. Setiap perubahan sebaiknya disertai keterangan tanggal, alasan perubahan, dan pihak yang memberikan informasi.
Dengan begitu, bagian pengadaan, gudang, dan produksi tidak menggunakan jadwal yang berbeda-beda.
Untuk perusahaan yang memiliki alur pengiriman rutin, pembagian tugas juga perlu dibuat jelas. Tentukan siapa yang menghubungi pemasok, siapa yang mengatur penerimaan, dan siapa yang memperbarui informasi kepada bagian produksi.
Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer
Kesimpulan
Menerima bahan baku dari beberapa pemasok membutuhkan koordinasi yang baik antara bagian pengadaan, gudang, dan produksi. Perusahaan perlu mengetahui kapan barang siap dikirim, bahan mana yang harus diprioritaskan, serta berapa banyak kiriman yang mampu diterima dalam satu waktu.
Jangan hanya mengejar agar semua barang cepat sampai. Pastikan juga kedatangannya sesuai dengan kebutuhan produksi dan kapasitas gudang.
Dengan jadwal yang terencana dan informasi yang selalu diperbarui, penerimaan bahan baku bisa lebih tertib. Tim pun tidak perlu terlalu sering mengubah rencana hanya karena beberapa kiriman datang bersamaan atau bahan penting belum tersedia.