Pesanan sudah datang, tetapi setelah diperiksa ternyata ada barang yang ukurannya tidak sesuai, jumlahnya kurang, atau tipenya berbeda dari permintaan awal. Situasi seperti ini bisa membuat pekerjaan bagian gudang dan pembelian bertambah karena barang yang seharusnya langsung digunakan justru harus dipisahkan terlebih dahulu.
Dalam kegiatan bisnis, pengembalian barang kepada pemasok atau supplier memang bisa terjadi. Namun, prosesnya tidak cukup hanya mengemas ulang barang lalu mengirimkannya kembali. Perusahaan perlu memastikan barang yang dikembalikan benar-benar sesuai dengan catatan pesanan dan sudah mendapat persetujuan dari pihak terkait.
Supaya proses retur tidak menimbulkan kebingungan baru, ada beberapa hal yang sebaiknya dilakukan sebelum barang diberangkatkan kembali.
Pisahkan Barang Retur dari Stok yang Masih Bisa Digunakan
Begitu menemukan barang yang tidak sesuai, jangan langsung mencampurkannya dengan stok lain. Pisahkan barang tersebut di area khusus agar tidak terambil oleh bagian produksi, penjualan, atau operasional.
Hal ini penting terutama jika perusahaan menerima banyak jenis barang dalam satu waktu. Barang yang terlihat hampir sama belum tentu memiliki spesifikasi yang sama.
Misalnya, perusahaan memesan 50 unit komponen mesin, tetapi sebagian barang memiliki ukuran berbeda dari pesanan. Jika tidak dipisahkan, komponen yang seharusnya dikembalikan bisa saja masuk ke persediaan yang siap digunakan.
Berikan tanda pada barang yang sedang menunggu proses retur. Jika memungkinkan, gunakan label yang memuat nama barang, jumlah, dan alasan pengembaliannya.
Catat Alasan Pengembalian Secara Spesifik
Jangan hanya menulis keterangan “barang tidak sesuai” tanpa penjelasan tambahan. Catatan yang terlalu umum bisa membuat supplier kesulitan memahami masalah yang ditemukan.
Tuliskan alasan pengembalian dengan jelas, misalnya:
- Ukuran barang berbeda dari spesifikasi pesanan.
- Jumlah barang yang diterima tidak sesuai.
- Tipe atau model produk tertukar.
- Barang mengalami kerusakan saat diterima.
- Komponen atau aksesori tidak lengkap.
- Barang yang dikirim tidak sesuai dengan kesepakatan pembelian.
Jika ditemukan kerusakan, ambil foto bagian yang bermasalah sebelum barang dipindahkan atau dikemas ulang. Foto tersebut bisa menjadi bahan pemeriksaan bersama antara perusahaan dan supplier.
Semakin jelas catatan yang dibuat, semakin mudah menentukan barang mana yang perlu dikembalikan dan bagaimana tindak lanjutnya.
Pastikan Supplier Sudah Menyetujui Proses Retur
Sebelum mengirim barang kembali, hubungi supplier untuk memastikan pengembalian memang dapat dilakukan.
Jangan langsung mengirim barang hanya berdasarkan keputusan bagian gudang. Setiap perusahaan bisa memiliki kebijakan retur yang berbeda, termasuk ketentuan mengenai kondisi barang, batas waktu pengajuan, dan dokumen pendukung.
Hal yang perlu dikonfirmasi antara lain:
- Barang apa saja yang disetujui untuk dikembalikan.
- Jumlah unit yang akan diretur.
- Alamat tujuan pengembalian.
- Pihak yang bertanggung jawab menerima barang.
- Ketentuan packing atau penanganan khusus.
- Siapa yang menanggung biaya pengiriman balik.
Simpan bukti persetujuan tersebut agar bagian gudang, pembelian, dan administrasi memiliki informasi yang sama.
Cocokkan Barang dengan Dokumen Pembelian
Setelah supplier menyetujui retur, periksa kembali barang yang akan dikirim dengan dokumen pembelian atau catatan penerimaan.
Jangan sampai barang yang dikirim balik justru berbeda dari barang yang sebelumnya dilaporkan bermasalah.
Untuk mempermudah pemeriksaan, siapkan informasi seperti:
- Nama dan kode barang.
- Jumlah unit yang dikembalikan.
- Nomor pesanan atau referensi pembelian.
- Alasan retur.
- Identitas supplier.
- Alamat pengembalian.
Jika perusahaan memiliki beberapa bagian yang terlibat, pastikan informasi tersebut menggunakan data yang sama. Bagian gudang mungkin mencatat barang berdasarkan kode inventaris, sedangkan bagian pembelian menggunakan nama produk dari pesanan.
Baca juga: Bagaimana Menyiapkan Dokumen Pengiriman untuk Barang Perusahaan?.
Dokumen yang tersusun dengan baik akan membantu proses pemeriksaan dan mengurangi risiko perbedaan informasi ketika barang sampai kembali kepada supplier.
Periksa Kondisi Barang Sebelum Dikemas Ulang
Barang yang akan dikembalikan tidak selalu bisa menggunakan kemasan yang sama seperti saat pertama kali diterima.
Ada kemasan yang sudah terbuka, rusak, atau tidak lagi mampu melindungi barang dengan baik. Karena itu, periksa kondisinya sebelum proses packing dilakukan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Pastikan seluruh bagian barang yang akan diretur sudah terkumpul.
- Pisahkan komponen kecil agar tidak hilang.
- Gunakan pelindung sesuai karakter barang.
- Periksa apakah kemasan lama masih layak digunakan.
- Berikan tanda agar barang mudah dikenali saat diperiksa.
Jika barang memiliki bagian yang mudah pecah, tergores, atau berubah bentuk, jangan mengabaikan perlindungannya hanya karena barang tersebut sedang dikembalikan.
Baca juga: Tips Packing Cargo Laut agar Barang Aman Sampai Tujuan.
Buat Daftar Koli agar Tidak Ada Barang yang Tertinggal
Retur dalam jumlah besar bisa melibatkan banyak kemasan. Misalnya, satu perusahaan mengembalikan beberapa jenis perlengkapan mesin yang sebelumnya dikirim dalam beberapa koli.
Kalau tidak ada catatan, petugas bisa kesulitan memastikan apakah seluruh barang yang disetujui untuk dikembalikan sudah masuk ke dalam pengiriman.
Buat daftar yang mencantumkan nomor koli, jenis barang, jumlah, dan keterangan isi kemasan. Jika satu jenis barang dibagi ke beberapa kemasan, berikan penanda yang mudah dibedakan.
Daftar tersebut juga bisa digunakan ketika supplier menerima barang dan melakukan pemeriksaan ulang.
Baca juga: Bagaimana Cara Membuat Daftar Koli yang Rapi untuk Pengiriman Banyak Barang?.
Perhatikan Data Tujuan Pengiriman Balik
Satu hal yang sering terlupakan adalah memastikan alamat pengembalian benar-benar sesuai dengan instruksi supplier.
Barang yang dibeli dari satu perusahaan belum tentu harus dikembalikan ke alamat kantor pusatnya. Bisa saja supplier meminta pengembalian ke gudang, fasilitas pemeriksaan, atau lokasi lain yang telah ditentukan.
Sebelum barang diberangkatkan, periksa kembali:
- Nama perusahaan penerima.
- Alamat lengkap tujuan.
- Nama kontak yang bertanggung jawab.
- Nomor telepon penerima.
- Keterangan lokasi jika diperlukan.
Jangan menggunakan alamat lama yang tersimpan di catatan pembelian jika supplier sudah memberikan alamat pengembalian terbaru.
Perubahan informasi juga perlu disampaikan kepada semua bagian yang terlibat agar tidak ada dokumen atau label yang masih menggunakan data sebelumnya.
Atur Pengiriman Balik Sesuai Kondisi Barang
Setelah barang, dokumen, dan alamat tujuan siap, barulah perusahaan bisa mengatur pengiriman balik.
Pilihan pengangkutan sebaiknya disesuaikan dengan berat, ukuran, jumlah barang, tujuan, dan kebutuhan waktu. Barang retur yang hanya terdiri dari beberapa kemasan tentu memiliki kebutuhan berbeda dengan pengembalian mesin atau komponen dalam jumlah besar.
Sebelum meminta penawaran, siapkan data barang secara lengkap. Informasikan juga jika ada barang yang membutuhkan penanganan khusus.
Jangan menganggap semua barang retur harus dikirim menggunakan layanan yang sama. Tanyakan pilihan pengiriman yang tersedia dan pastikan rincian biaya serta ketentuan penanganannya sudah dipahami.
Untuk pengiriman dalam jumlah besar, prosesnya bisa melibatkan beberapa tahapan. Karena itu, informasi mengenai barang dan tujuan perlu disampaikan sejak awal.
Simpan Bukti Pengiriman dan Konfirmasi dari Supplier
Setelah barang diberangkatkan, simpan informasi pengirimannya. Jangan sampai perusahaan hanya memiliki catatan bahwa barang sudah dikembalikan tanpa bukti yang bisa diperiksa.
Arsip yang sebaiknya disimpan meliputi:
- Daftar barang yang diretur.
- Foto kondisi sebelum dikirim.
- Persetujuan dari supplier.
- Dokumen pengiriman.
- Nomor resi atau bukti pengiriman.
- Konfirmasi penerimaan dari supplier.
Catatan tersebut akan berguna ketika bagian pembelian atau keuangan perlu memeriksa tindak lanjut retur, seperti penggantian barang, pengiriman ulang, atau penyelesaian sesuai kesepakatan.
Jika ada beberapa pengembalian dalam satu periode, gunakan nomor referensi agar setiap proses mudah dibedakan.
Pengiriman Retur Perlu Koordinasi, Bukan Sekadar Mengirim Balik
Barang yang tidak sesuai pesanan memang bisa menambah pekerjaan. Namun, prosesnya akan lebih mudah dikelola jika perusahaan memiliki alur yang jelas sejak barang ditemukan sampai supplier menerima pengembalian.
Mulai dari memisahkan barang, mencatat alasan retur, meminta persetujuan, memeriksa dokumen, hingga menyimpan bukti pengiriman. Setiap langkah membantu memastikan barang yang dikembalikan sesuai dengan kesepakatan.
Dengan begitu, perusahaan tidak hanya menyelesaikan masalah barang yang tidak sesuai, tetapi juga memiliki catatan yang bisa digunakan untuk mengevaluasi proses pembelian dan penerimaan barang berikutnya.