Pernah mengirim beberapa unit barang dengan jenis dan bentuk yang hampir sama? Misalnya mesin, perangkat elektronik, atau perlengkapan operasional perusahaan. Sekilas semuanya terlihat serupa, tetapi setiap unit bisa memiliki nomor seri yang berbeda.
Hal seperti ini sering luput dari perhatian ketika perusahaan sedang menyiapkan banyak barang untuk dikirim. Padahal, mencatat nomor seri sebelum barang diberangkatkan bisa membantu tim mengetahui unit mana yang dikirim, ke mana tujuannya, dan apakah barang yang diterima sudah sesuai dengan catatan awal.
Supaya tidak kesulitan saat melakukan pengecekan, ada beberapa hal yang sebaiknya disiapkan sebelum proses pengiriman dimulai.
Kenapa Nomor Seri Barang Perlu Dicatat?
Nomor seri merupakan identitas khusus yang biasanya tertera pada suatu produk atau peralatan. Nomor ini dapat digunakan untuk membedakan satu unit dengan unit lainnya, meskipun keduanya berasal dari merek dan tipe yang sama.
Dalam kegiatan perusahaan, pencatatan tersebut berguna ketika:
- Beberapa unit barang dikirim dalam satu waktu.
- Peralatan dikirim ke kantor cabang atau lokasi proyek yang berbeda.
- Perusahaan perlu mencocokkan barang dengan catatan inventaris.
- Ada pemeriksaan kondisi barang sebelum dan sesudah pengiriman.
- Tim membutuhkan informasi ketika melakukan klaim garansi atau pemeriksaan internal.
Bayangkan sebuah perusahaan mengirim lima unit mesin dengan tipe yang sama. Jika hanya jumlah barang yang dicatat, tim mungkin mengetahui bahwa lima unit sudah dikirim, tetapi belum tentu bisa memastikan identitas setiap unit dengan mudah.
Karena itu, nomor seri sebaiknya masuk dalam daftar pemeriksaan sebelum barang diserahkan kepada pihak pengangkut.
Cara Mencatat Nomor Seri Sebelum Pengiriman
Tidak harus menggunakan sistem yang rumit. Perusahaan bisa memulai dengan spreadsheet sederhana yang dapat diakses oleh bagian gudang dan administrasi.
Beberapa informasi yang sebaiknya dimasukkan antara lain:
- Nama atau jenis barang.
- Merek dan tipe produk.
- Nomor seri masing-masing unit.
- Jumlah barang yang akan dikirim.
- Kondisi barang sebelum diberangkatkan.
- Lokasi atau alamat tujuan.
- Keterangan tambahan jika ada bagian atau aksesori yang ikut dikirim.
Pastikan satu nomor seri dicatat untuk satu unit barang. Jangan menggabungkan beberapa nomor dalam satu kolom tanpa pemisah yang jelas karena bisa menyulitkan proses pencocokan.
Untuk pengiriman dengan jumlah barang yang banyak, daftar tersebut juga dapat dilengkapi dengan nomor koli atau kode kemasan. Dengan begitu, tim lebih mudah mengetahui unit tertentu berada di kemasan yang mana.
Baca juga: Bagaimana Cara Membuat Daftar Koli yang Rapi untuk Pengiriman Banyak Barang?
Ambil Foto sebagai Bukti Kondisi Awal
Selain mencatat nomor seri, dokumentasi foto juga bisa membantu perusahaan menyimpan informasi kondisi barang sebelum dikirim.
Foto sebaiknya memperlihatkan bagian yang penting, seperti:
- Tampilan barang secara keseluruhan.
- Label merek dan tipe.
- Bagian yang menunjukkan nomor seri.
- Kondisi fisik yang terlihat sebelum pengemasan.
- Kelengkapan barang jika terdapat aksesori tambahan.
Usahakan foto cukup jelas sehingga tulisan pada label dapat dibaca. Jika nomor seri berada di bagian yang sulit terlihat, ambil foto dari jarak yang lebih dekat.
Dokumentasi ini bukan berarti setiap pengiriman pasti mengalami masalah. Namun, apabila suatu saat ada perbedaan informasi atau kondisi barang yang perlu diperiksa, perusahaan sudah memiliki catatan awal untuk dijadikan bahan pencocokan.
Cocokkan Catatan dengan Dokumen Pengiriman
Setelah seluruh nomor seri dicatat, jangan langsung menganggap pekerjaan selesai. Periksa kembali apakah informasi barang sudah sesuai dengan dokumen pengiriman yang digunakan perusahaan.
Perhatikan nama barang, jumlah unit, identitas pengirim, dan alamat tujuan. Jika ada kode inventaris atau nomor referensi internal, pastikan penulisannya tidak tertukar.
Hal ini semakin penting ketika pengiriman melibatkan beberapa bagian, seperti gudang, pembelian, administrasi, dan operasional. Masing-masing bagian sebaiknya menggunakan data yang sama agar tidak muncul perbedaan informasi.
Baca juga: Bagaimana Menyiapkan Dokumen Pengiriman untuk Barang Perusahaan?
Untuk barang seperti generator atau peralatan kelistrikan, informasi unit juga perlu disiapkan dengan jelas sebelum perusahaan meminta penawaran pengiriman.
Baca juga: Jasa Pengiriman Generator dan Peralatan Kelistrikan Antar Pulau
Pastikan Informasi Barang Diketahui oleh Tim yang Terlibat
Pencatatan nomor seri akan lebih bermanfaat jika informasi tersebut tidak hanya disimpan oleh satu orang. Bagian gudang, administrasi, dan penanggung jawab pengiriman perlu mengetahui data mana yang menjadi acuan.
Sebelum barang diberangkatkan, lakukan pemeriksaan bersama. Cocokkan jumlah unit secara fisik dengan daftar yang sudah dibuat. Jika ada nomor seri yang tidak terbaca, berbeda, atau belum tercatat, selesaikan terlebih dahulu sebelum dokumen difinalkan.
Untuk perusahaan yang mengirim peralatan ke beberapa lokasi, pisahkan daftar berdasarkan alamat tujuan. Jangan sampai unit yang seharusnya dikirim ke satu cabang justru tercatat sebagai bagian dari pengiriman cabang lain.
Jika barang terdiri dari mesin atau komponen dengan ukuran dan berat yang berbeda-beda, informasi teknisnya juga perlu disampaikan kepada penyedia jasa pengiriman.
Baca juga: Jasa Pengiriman Conveyor dan Komponen Pabrik Antar Pulau
Simpan Catatan Setelah Barang Diberangkatkan
Daftar nomor seri jangan dihapus setelah barang selesai dikirim. Simpan salinan dokumen dan foto dalam satu folder berdasarkan tanggal, nomor pengiriman, atau nama proyek.
Ketika barang sudah diterima, perusahaan dapat mencocokkan kembali unit yang datang dengan catatan sebelum keberangkatan. Jika ada perbedaan, informasi tersebut bisa membantu tim melakukan pemeriksaan lebih terarah.
Cara penyimpanan tidak harus rumit. Yang terpenting, dokumen mudah ditemukan dan tidak tercampur dengan catatan pengiriman lain.
Penutup
Mengirim beberapa unit barang yang terlihat sama memang bisa terasa sederhana. Namun, tanpa pencatatan yang jelas, perusahaan bisa kesulitan membedakan setiap unit ketika perlu melakukan pemeriksaan kembali.
Mencatat nomor seri, mengambil foto kondisi awal, dan mencocokkan data sebelum pengiriman merupakan kebiasaan kecil yang berguna untuk menjaga ketertiban administrasi barang.
Jadi, sebelum barang diserahkan kepada pihak pengangkut, pastikan bukan hanya jumlahnya yang sudah benar. Identitas setiap unit juga perlu tercatat agar proses pengiriman dan pemeriksaan setelah barang tiba lebih mudah dilakukan.