Ketika perusahaan mulai menawarkan produk ke calon distributor atau mitra bisnis di berbagai kota, mengirimkan sampel sering menjadi salah satu cara untuk memperkenalkan produk secara langsung. Calon mitra bisa melihat bentuk, kualitas, dan detail produk sebelum memutuskan untuk bekerja sama.
Namun, urusannya bisa sedikit merepotkan ketika sampel harus dikirim ke banyak alamat sekaligus. Ada paket untuk calon distributor, ada yang ditujukan kepada pelanggan lama, dan ada pula yang dikirim untuk kebutuhan presentasi produk.
Kalau daftar penerimanya tidak disusun dengan baik, paket bisa tertukar atau ada alamat yang terlewat. Supaya prosesnya lebih teratur, ada beberapa hal yang sebaiknya disiapkan sebelum sampel diberangkatkan.
Tentukan Siapa Saja yang Akan Menerima Sampel
Sebelum mulai mengemas barang, pastikan perusahaan sudah memiliki daftar penerima yang jelas. Jangan hanya mengandalkan nama yang tersimpan di percakapan WhatsApp atau catatan masing-masing tim penjualan.
Buat satu daftar utama yang berisi informasi berikut:
- Nama perusahaan atau calon mitra.
- Nama orang yang menerima barang.
- Nomor telepon yang bisa dihubungi.
- Alamat lengkap penerima.
- Kota dan wilayah tujuan.
- Jenis sampel yang akan dikirim.
- Jumlah paket untuk setiap penerima.
Informasi tersebut sebaiknya dikumpulkan dalam satu dokumen agar bagian penjualan, gudang, dan administrasi menggunakan data yang sama.
Jika ada perubahan alamat atau nama penerima, perbarui daftar utama sebelum barang diserahkan untuk dikirim. Dengan begitu, tim tidak perlu menebak-nebak informasi mana yang paling baru.
Pisahkan Sampel Berdasarkan Jenis dan Tujuannya
Sampel yang dikirim belum tentu memiliki isi yang sama. Misalnya, perusahaan yang menjual perlengkapan rumah tangga mungkin mengirim contoh produk berbeda kepada setiap calon distributor.
Ada penerima yang mendapatkan satu jenis produk, sementara penerima lain mendapatkan beberapa contoh sekaligus. Perbedaan ini perlu dicatat agar isi paket tidak tertukar.
Salah satu cara sederhana adalah membuat kode paket berdasarkan penerima. Contohnya:
- Paket A01 untuk calon distributor di Makassar.
- Paket A02 untuk calon mitra di Ambon.
- Paket A03 untuk calon pelanggan di Jayapura.
Kode tersebut dapat dicantumkan pada daftar pengiriman dan label kemasan. Pastikan kode yang sama digunakan oleh tim yang menyiapkan barang dan tim yang mengurus pengiriman.
Untuk pengiriman dengan banyak kemasan, pencatatan jumlah setiap koli juga perlu diperhatikan.
Baca juga: Bagaimana Cara Membuat Daftar Koli yang Rapi untuk Pengiriman Banyak Barang?
Jangan Lupa Memeriksa Isi Paket Sebelum Ditutup
Kesalahan memasukkan produk ke dalam paket bisa terjadi ketika tim menyiapkan banyak sampel dalam waktu bersamaan. Apalagi jika kemasannya terlihat serupa.
Sebelum paket ditutup, lakukan pemeriksaan berdasarkan daftar isi yang sudah dibuat. Cocokkan jenis produk, jumlah, dan kelengkapan yang seharusnya diterima oleh masing-masing orang.
Kalau sampel dilengkapi katalog, brosur, daftar harga, atau surat pengantar, pastikan semuanya sudah dimasukkan ke paket yang tepat.
Pemeriksaan bisa dilakukan oleh dua orang: satu orang menyiapkan paket, sementara orang lainnya mencocokkan isi dengan daftar. Cara sederhana ini membantu mengurangi kemungkinan barang tertukar.
Sesuaikan Kemasan dengan Karakter Produk
Jangan menggunakan satu jenis kemasan untuk semua sampel tanpa melihat karakter barangnya. Produk berbahan kain, peralatan elektronik, kemasan kaca, dan barang berbentuk tidak beraturan memiliki kebutuhan perlindungan yang berbeda.
Sampel yang mudah tergores perlu diberi lapisan pelindung. Produk yang rentan pecah sebaiknya diberi perlindungan tambahan dan ditempatkan agar tidak mudah bergeser.
Jika sampel dikirim dalam jumlah banyak atau menempuh perjalanan antarpulau, perhatikan juga kekuatan kemasan luarnya. Pastikan kardus atau kemasan yang digunakan mampu menahan beban dan tidak mudah terbuka selama proses penanganan.
Baca juga: Tips Packing Cargo Laut agar Barang Aman Sampai Tujuan
Untuk barang yang membutuhkan perlindungan lebih kuat, jenis kemasannya sebaiknya dipertimbangkan berdasarkan kondisi dan kerentanan produk. Tidak semua barang harus menggunakan peti kayu.
Siapkan Dokumen dan Informasi Barang
Selain daftar penerima, informasi mengenai barang yang dikirim juga perlu disiapkan. Bagian administrasi sebaiknya memiliki data yang sesuai dengan barang fisik dan dokumen pengiriman.
Beberapa informasi yang dapat disiapkan meliputi:
- Nama dan jenis produk.
- Jumlah sampel.
- Berat dan dimensi kemasan.
- Jumlah koli.
- Identitas pengirim dan penerima.
- Kota tujuan.
- Keterangan tambahan jika ada.
Jika pengiriman dilakukan atas nama perusahaan, pastikan informasi yang dibutuhkan untuk administrasi sudah sesuai dengan ketentuan pengiriman.
Jangan menuliskan keterangan barang terlalu umum apabila jenis produknya sebenarnya bisa dijelaskan dengan lebih spesifik. Informasi yang jelas akan memudahkan proses pemeriksaan dan pencocokan data.
Baca juga: Bagaimana Menyiapkan Dokumen Pengiriman untuk Barang Perusahaan?
Atur Pengiriman Berdasarkan Prioritas Penerima
Tidak semua sampel harus memiliki jadwal keberangkatan yang sama. Ada calon mitra yang sudah memiliki jadwal presentasi produk, sedangkan penerima lainnya hanya membutuhkan sampel untuk penilaian awal.
Karena itu, perusahaan sebaiknya menentukan prioritas berdasarkan kebutuhan masing-masing penerima.
Misalnya, sampel untuk calon distributor yang akan melakukan pertemuan dalam waktu dekat bisa masuk daftar prioritas. Sementara itu, paket untuk penerima yang belum memiliki jadwal pembahasan dapat direncanakan berdasarkan kesiapan barang dan layanan yang tersedia.
Jika pengiriman ditujukan ke beberapa wilayah Indonesia Timur, jangan lupa mempertimbangkan jadwal keberangkatan dan rangkaian perjalanan yang diperlukan. Pengiriman melalui jalur laut dapat melibatkan proses penerimaan, konsolidasi, bongkar muat, hingga distribusi di kota tujuan.
Baca juga: Kenapa Jadwal Kapal Bisa Berubah Mendadak?
Simpan Bukti dan Catatan Setelah Pengiriman
Setelah sampel diberangkatkan, simpan informasi pengirimannya dalam satu tempat. Jangan sampai data hanya tersimpan di ponsel satu orang yang mengurus paket.
Catatan tersebut dapat berisi tanggal pengiriman, nomor resi atau referensi pengiriman, jumlah koli, nama penerima, serta dokumentasi barang sebelum diberangkatkan.
Ketika sampel sudah diterima, tim penjualan dapat memperbarui statusnya. Informasi ini juga berguna untuk mengetahui calon mitra mana yang sudah menerima produk dan mana yang masih perlu ditindaklanjuti.
Dengan pencatatan yang rapi, tim tidak perlu menghubungi penerima satu per satu hanya untuk mencari tahu apakah paket sudah dikirim atau belum.
Penutup
Mengirim sampel produk ke banyak kota memang membutuhkan persiapan lebih dari sekadar mengemas barang. Perusahaan perlu memastikan daftar penerima benar, isi setiap paket sesuai, kemasan cocok dengan jenis produk, dan informasi pengiriman sudah tercatat.
Hal-hal tersebut mungkin terlihat sederhana, tetapi bisa membantu tim bekerja lebih teratur, terutama ketika pengiriman dilakukan untuk banyak calon mitra sekaligus.
Jadi, sebelum sampel diberangkatkan, luangkan waktu untuk memeriksa kembali daftar penerima dan isi setiap paket. Dengan persiapan yang lebih rapi, perusahaan dapat memperkenalkan produknya tanpa dibuat repot oleh urusan paket yang tert