Kalau barang yang mau dikirim adalah kebutuhan proyek, biasanya semuanya sudah disiapkan berdasarkan daftar.
Ada bahan, perlengkapan, alat kerja, sampai barang pendukung lainnya. Karena jumlahnya banyak, perhatian sering cuma tertuju pada apakah semuanya sudah terkumpul.
Padahal, ada hal lain yang nggak kalah penting: barang tersebut harus tiba di lokasi proyek pada saat yang tepat.
Pisahkan barang berdasarkan kebutuhan
Sebelum mulai packing, coba kelompokkan barang berdasarkan kegunaannya.
Barang untuk pekerjaan awal bisa dipisahkan dari barang yang baru akan digunakan beberapa hari kemudian.
Cara ini membuat kamu lebih mudah menentukan barang mana yang perlu dikirim lebih dulu.
Selain itu, saat barang tiba di lokasi proyek, tim juga tidak perlu membongkar semua kemasan hanya untuk mencari satu perlengkapan tertentu.
Catat jumlah setiap barang
Jangan hanya mengandalkan daftar pesanan.
Cek kembali jumlah barang yang benar-benar akan dikirim.
Kalau ada 15 kardus bahan dan 3 koli perlengkapan, tuliskan jumlah tersebut dengan jelas.
Untuk barang yang ukurannya besar, catat juga dimensinya supaya kebutuhan ruang selama pengiriman bisa diperkirakan dengan lebih baik.
Kalau barang proyek yang dikirim cukup banyak, informasi tersebut bisa disiapkan saat mempertimbangkan pengiriman cargo untuk kebutuhan proyek.
Bedakan barang yang besar dan kecil
Barang berukuran besar biasanya membutuhkan penanganan yang berbeda dari barang kecil.
Misalnya peralatan kerja, mesin, atau perlengkapan proyek yang memiliki bentuk tidak biasa.
Jangan hanya menghitung jumlah barangnya. Perhatikan juga ukuran dan cara penempatannya.
Hal ini akan membuat persiapan pengiriman menjadi lebih terarah.
Pastikan barang tidak tertukar
Kalau satu proyek memiliki banyak jenis kebutuhan, beri tanda pada masing-masing kemasan.
Kamu bisa menggunakan nama barang, nomor koli, atau bagian proyek yang akan menggunakan barang tersebut.
Contohnya:
Peralatan — Koli 1/4
Bahan — Koli 2/4
Perlengkapan — Koli 3/4
Label sederhana seperti ini bisa membantu ketika barang sudah tiba di lokasi.
Cek lokasi proyek sebelum barang dikirim
Lokasi proyek bisa memiliki kondisi yang berbeda dengan toko atau gudang biasa.
Karena itu, pastikan informasi alamat dan akses menuju lokasi sudah jelas.
Kalau ada titik penerimaan barang tertentu, informasikan juga kepada pihak yang mengatur pengiriman.
Jangan sampai barang sudah tiba tetapi orang di lokasi masih bingung harus menerima di bagian mana.
Tentukan siapa yang menerima
Sebelum barang berangkat, tentukan orang yang bertugas menerima.
Nama dan nomor teleponnya sebaiknya sudah dicatat.
Kalau barang datang dalam jumlah banyak, orang tersebut juga bisa membantu mengecek jumlah koli dan kondisi barang yang diterima.
Perhatikan waktu pengerjaan proyek
Ini yang sering terlupakan.
Barang bukan cuma harus sampai, tetapi harus sampai ketika memang dibutuhkan.
Kalau suatu perlengkapan baru digunakan minggu depan, mungkin tidak harus menjadi prioritas pertama.
Sebaliknya, barang yang dibutuhkan untuk pekerjaan hari pertama tentu perlu dipersiapkan lebih awal.
Dengan mengetahui urutan kebutuhan proyek, pengiriman bisa diatur dengan lebih masuk akal.
Jangan menunggu sampai barang benar-benar dibutuhkan
Kalau proyek sudah berjalan dan barang baru mulai dicari, ruang untuk melakukan kesalahan menjadi lebih kecil.
Karena itu, persiapkan pengiriman lebih awal.
Cek jadwal pengiriman dan tujuan yang tersedia sebelum menentukan waktu keberangkatan agar persiapan barang bisa disesuaikan dengan kebutuhan proyek.
Setelah sampai, lakukan pengecekan
Barang sudah tiba?
Jangan langsung meninggalkan lokasi.
Cocokkan jumlah barang dengan daftar yang dibuat sebelum pengiriman.
Periksa juga kondisi kemasan dan pastikan barang yang diterima sesuai dengan tujuan awal.
Kalau ada beberapa pengiriman untuk satu proyek, catat mana yang sudah tiba dan mana yang masih menunggu.
Biar barang proyek nggak datang di waktu yang salah
Mengirim kebutuhan proyek bukan sekadar mengumpulkan barang lalu memberangkatkannya.
Kamu juga perlu memikirkan barang apa yang dibutuhkan lebih dulu, berapa jumlahnya, ke mana tujuannya, dan kapan harus tersedia.
Kalau semua sudah disiapkan dari awal, proses pengiriman akan lebih mudah dipantau.
Jadi sebelum bilang “semua barang sudah siap dikirim”, coba cek sekali lagi:
Barangnya sudah lengkap, tujuannya jelas, dan waktunya sudah sesuai kebutuhan proyek? 📦