Pengiriman untuk pelanggan bisnis biasanya nggak sesederhana mengirim satu paket ke alamat rumah.
Barang bisa dikirim ke kantor, toko, proyek, gudang, atau lokasi operasional tertentu. Kadang penerimanya juga bukan pemilik usaha langsung, melainkan orang yang memang ditugaskan menerima barang.
Karena itu, informasi pengiriman sebaiknya sudah jelas sebelum barang berangkat.
Ketahui siapa yang menerima
Nama perusahaan saja belum tentu cukup.
Cari tahu siapa orang yang akan menerima barang di lokasi tujuan.
Kalau ada pergantian orang yang bertugas, informasi tersebut juga sebaiknya diperbarui.
Pastikan alamatnya bukan sekadar nama gedung
Beberapa perusahaan memiliki lebih dari satu lokasi.
Ada kantor pusat, cabang, gudang, hingga tempat operasional lainnya.
Jadi, pastikan alamat yang digunakan memang lokasi tempat barang harus diterima.
Kalau ada lantai, nomor unit, blok, atau keterangan khusus, cantumkan juga.
Tanyakan waktu penerimaan barang
Kantor atau tempat usaha belum tentu bisa menerima barang kapan saja.
Ada lokasi yang memiliki jam operasional tertentu.
Kalau barang datang di luar waktu tersebut, proses penerimaannya bisa menjadi lebih sulit.
Karena itu, waktu penerimaan sebaiknya diketahui sebelum pengiriman direncanakan.
Sesuaikan jumlah barang dengan kebutuhan
Kalau pelanggan bisnis memesan barang dalam jumlah banyak, buat daftar yang jelas.
Tuliskan nama barang dan jumlahnya.
Kalau barang terdiri dari beberapa jenis, pisahkan setiap item supaya lebih mudah dicek ketika sampai.
Perhatikan barang yang membutuhkan penanganan khusus
Beberapa barang mungkin memiliki ukuran besar atau membutuhkan cara pemindahan tertentu.
Informasi mengenai ukuran dan berat sebaiknya sudah diketahui sejak awal.
Jika jumlah barang cukup banyak, kamu bisa melihat informasi pengiriman cargo sebagai referensi untuk menyiapkan kebutuhan pengiriman.
Beri tahu pelanggan sebelum barang berangkat
Jangan membuat pelanggan baru mengetahui pengiriman ketika barang sudah tiba.
Berikan informasi bahwa barang akan dikirim.
Kalau jumlahnya banyak, sampaikan juga jumlah kemasan yang akan diterima.
Dengan begitu, pihak pelanggan bisa menyiapkan orang dan tempat untuk menerima barang.
Buat daftar yang bisa digunakan saat penerimaan
Daftar barang tidak hanya berguna untuk pengirim.
Pihak penerima juga bisa menggunakannya untuk mencocokkan barang yang datang.
Misalnya:
Barang A — 5 koli
Barang B — 3 koli
Barang C — 2 koli
Setelah semuanya diterima, jumlah tersebut bisa dicocokkan dengan catatan awal.
Simpan bukti dan catatan pengiriman
Setelah barang berangkat, simpan informasi pengirimannya.
Tanggal, tujuan, jumlah barang, dan nama penerima bisa dicatat sebagai arsip.
Kalau pengiriman dilakukan secara rutin, catatan tersebut akan sangat membantu untuk pengiriman berikutnya.
Jangan lupa koordinasikan dengan pihak lokasi
Kalau barang dikirim ke tempat yang bukan kantor utama pelanggan, pastikan pihak di lokasi sudah mengetahui kedatangannya.
Jangan hanya berkomunikasi dengan orang yang melakukan pemesanan.
Orang yang menerima barang juga perlu mengetahui informasi pengiriman.
Atur waktunya dari awal
Kalau barang dibutuhkan untuk kegiatan tertentu, jangan menunggu sampai hari kebutuhannya sudah dekat.
Tentukan kapan barang harus tersedia, lalu sesuaikan dengan waktu persiapannya.
Untuk membantu menentukan rencana, kamu bisa mengecek informasi tujuan dan jadwal pengiriman terlebih dahulu.
Pengiriman ke pelanggan bisnis perlu informasi yang jelas
Barang yang dikirim dalam jumlah banyak memang membutuhkan persiapan lebih.
Tapi bukan berarti harus rumit.
Cukup pastikan siapa yang menerima, ke mana barang dikirim, kapan bisa diterima, dan apa saja isi kirimannya.
Kalau informasi tersebut sudah jelas sejak awal, proses pengiriman akan jauh lebih mudah dikoordinasikan.
Jangan sampai barangnya sudah siap, tapi orang yang menerima malah belum tahu ada kiriman datang. 😆📦