Halo, pernah nggak kamu harus mencari satu barang tertentu di antara puluhan barang lain yang dikirim bersamaan? Apalagi kalau bentuk kemasannya hampir sama, semuanya terlihat serupa, dan setiap barang punya tujuan penggunaan yang berbeda. Kalau tidak ada penanda yang jelas, proses pencarian bisa memakan waktu lebih lama.
Salah satu cara sederhana untuk mengatasinya adalah membuat kode atau label internal sebelum barang dikirim. Cara ini bisa membantu pemilik usaha, tim gudang, maupun penerima mengenali barang tanpa harus membuka setiap kemasan.
1. Tentukan sistem kode yang mudah dipahami
Kode tidak harus rumit. Kamu bisa menggunakan gabungan huruf dan angka yang sesuai dengan kebutuhan usaha.
Misalnya, perlengkapan toko diberi kode TOK-01, peralatan kantor KTR-01, dan stok produk STK-01. Jika barang sejenis memiliki beberapa unit atau kemasan, nomor urut bisa ditambahkan agar setiap label memiliki identitas yang berbeda.
Yang terpenting, gunakan pola yang konsisten. Jangan sampai kode yang sama digunakan untuk barang berbeda karena justru akan menimbulkan kebingungan.
2. Hubungkan kode dengan daftar barang
Kode pada kemasan akan lebih berguna jika memiliki pasangan data dalam catatan atau spreadsheet. Buat daftar yang berisi kode, nama barang, jumlah, dan keterangan yang diperlukan.
Contohnya, kode KTR-01 bisa merujuk pada satu paket perlengkapan kantor. Tim yang memeriksa daftar tersebut dapat mengetahui isi atau kategori barang berdasarkan catatan tanpa harus menebak-nebak.
Pastikan informasi di daftar diperbarui jika ada perubahan jumlah atau barang yang diganti.
3. Tempatkan label di lokasi yang mudah terlihat
Setelah kode ditentukan, tempelkan label pada bagian kemasan yang mudah dilihat. Hindari menempatkannya di bagian yang mudah tertutup lakban atau lipatan kemasan.
Jika barang memiliki label pengiriman resmi, pastikan label internal tidak menutupi alamat, nomor resi, barcode, atau informasi penting lainnya.
Untuk barang yang memiliki kemasan luar dan kemasan dalam, tentukan juga apakah kode perlu dicantumkan pada keduanya. Sesuaikan dengan cara barang akan diperiksa dan diserahkan.
4. Gunakan kode yang sama dalam komunikasi tim
Sistem kode akan lebih efektif jika semua orang menggunakan istilah yang sama. Saat membicarakan barang tertentu, tim gudang dan penerima bisa menyebut kode yang tercatat, bukan hanya mengatakan “barang yang kardusnya besar” atau “paket yang di sebelah kanan”.
Kebiasaan ini membantu mengurangi salah paham, terutama ketika ada banyak barang yang perlu diperiksa dalam waktu berdekatan.
5. Periksa kembali sebelum barang diserahkan
Sebelum pengiriman dilakukan, cocokkan label pada setiap kemasan dengan daftar barang. Pastikan tidak ada kode ganda, label yang tertukar, atau barang yang belum masuk dalam catatan.
Pemeriksaan ini juga perlu dilakukan ketika barang diterima. Jika ditemukan kode yang tidak sesuai dengan daftar, catat perbedaannya dan konfirmasikan kepada pihak terkait.
Sistem sederhana bisa membantu pekerjaan lebih tertata
Membuat kode internal memang membutuhkan sedikit waktu di awal. Namun, ketika jumlah barang semakin banyak, sistem ini dapat mempermudah pencatatan, pemeriksaan, dan pencarian barang.
Kamu tidak perlu langsung menggunakan aplikasi khusus. Untuk memulai, daftar spreadsheet dan label yang mudah dibaca sudah bisa menjadi langkah awal. Setelah sistemnya berjalan, evaluasi apakah format kode tersebut masih sesuai dengan kebutuhan operasional.
Pada akhirnya, pengelolaan pengiriman bukan hanya tentang memindahkan barang dari satu tempat ke tempat lain. Informasi yang tertata juga membantu setiap pihak mengenali barang yang sedang ditangani dan mengurangi kebingungan selama proses berlangsung.