Hai, Sobat! Pernah merasa jumlah barang di catatan sudah sesuai, tetapi saat dicek ke gudang ternyata angkanya berbeda? Misalnya, laporan menunjukkan masih ada 20 unit barang, padahal ketika dihitung langsung hanya ditemukan 16 unit.
Selisih seperti ini bisa bikin bingung, apalagi kalau barang sedang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan atau dikirim ke lokasi lain. Tim harus mengecek ulang catatan, mencari tahu ke mana barang sebelumnya dipindahkan, dan memastikan jumlah yang tersedia benar-benar sesuai.
Masalahnya, perbedaan jumlah tidak selalu berarti barang hilang. Bisa saja ada pencatatan yang terlewat, barang sudah digunakan, atau satuan yang dipakai dalam laporan ternyata berbeda.
Satuan Barang Bisa Membuat Perhitungan Berbeda
Coba bayangkan sebuah usaha membeli baut dalam beberapa kotak. Supplier mencatat barang berdasarkan jumlah kotak, sedangkan tim gudang menghitungnya berdasarkan jumlah unit.
Kalau satu kotak berisi 50 baut, lima kotak berarti ada 250 baut. Namun, jika catatan hanya menyebutkan lima tanpa menjelaskan satuannya, orang yang membaca laporan bisa salah memahami jumlah persediaan.
Hal serupa dapat terjadi pada barang yang dihitung berdasarkan dus, pak, set, lembar, atau unit. Karena itu, setiap pencatatan perlu mencantumkan satuan yang jelas.
Sebelum barang dipindahkan atau dikirim, pastikan jumlah dan satuannya sudah dipahami oleh semua pihak yang terlibat.
Periksa Riwayat Barang Masuk dan Keluar
Ketika jumlah fisik tidak sesuai dengan catatan, jangan langsung mengubah angka di laporan agar terlihat sama. Periksa dulu pergerakan barang sejak pengecekan terakhir.
Mulailah dengan melihat catatan barang masuk, barang yang sudah terjual, barang yang dipakai untuk kebutuhan operasional, serta barang yang dipindahkan ke lokasi penyimpanan lain.
Sebagai contoh, sebuah toko memiliki 30 unit barang pada awal minggu. Selama beberapa hari, 10 unit terjual dan 5 unit dipindahkan ke cabang lain. Jika kedua aktivitas tersebut belum dicatat, jumlah pada laporan tentu tidak lagi menggambarkan kondisi sebenarnya.
Dengan memeriksa riwayatnya, penyebab selisih bisa lebih mudah ditemukan dan diperbaiki berdasarkan informasi yang tersedia.
Pisahkan Barang yang Belum Selesai Diperiksa
Tidak semua barang yang berada di gudang otomatis bisa dihitung sebagai stok siap pakai atau siap jual. Ada barang yang baru datang dan belum diperiksa, barang rusak, atau barang yang sedang menunggu keputusan dari tim terkait.
Jika semuanya dicatat dalam satu kelompok tanpa keterangan, laporan persediaan bisa terlihat lebih banyak daripada jumlah barang yang benar-benar siap digunakan.
Cobalah membedakan status barang berdasarkan kondisinya, misalnya:
- Barang baru diterima dan belum selesai diperiksa.
- Barang yang sudah lolos pemeriksaan.
- Barang yang sedang menunggu perbaikan atau tindak lanjut.
- Barang yang sudah disiapkan untuk pesanan tertentu.
Pemisahan ini membantu tim mengetahui bukan hanya berapa banyak barang yang tersedia, tetapi juga bagaimana kondisi masing-masing barang.
Gunakan Satu Acuan Pencatatan
Perbedaan laporan juga bisa terjadi ketika beberapa orang menggunakan catatan yang berbeda. Tim pembelian mungkin memiliki spreadsheet sendiri, sementara tim gudang memperbarui jumlah pada dokumen lain.
Akibatnya, informasi yang digunakan untuk mengambil keputusan tidak selalu sama.
Untuk mengurangi risiko tersebut, tentukan satu catatan utama yang menjadi acuan bersama. Setiap barang masuk, barang keluar, atau perpindahan stok perlu diperbarui pada catatan tersebut oleh pihak yang bertanggung jawab.
Kalau menggunakan spreadsheet, tambahkan kolom tanggal, nama barang, satuan, jumlah, lokasi, dan keterangan perubahan. Format sederhana seperti ini sudah membantu selama diperbarui secara konsisten.
Kenapa Pencatatan Ini Penting Sebelum Pengiriman?
Jumlah barang yang tercatat dengan benar membantu usaha menyiapkan pesanan sesuai kebutuhan. Tim juga bisa memperkirakan berapa banyak barang yang akan dipindahkan, ruang yang diperlukan, serta jumlah koli yang harus disiapkan jika barang dikirim dalam beberapa kemasan.
Misalnya, sebuah toko akan mengirim perlengkapan ke cabang lain. Sebelum barang dikemas, tim perlu memastikan jumlah yang tersedia sesuai dengan daftar pesanan. Jika jumlahnya berbeda, pemeriksaan bisa dilakukan sebelum barang diserahkan kepada penyedia jasa pengiriman.
Untuk pengiriman barang dalam jumlah besar, informasi mengenai jenis, jumlah, dan tujuan barang juga perlu disiapkan dengan jelas. Kamu bisa melihat informasi layanan melalui website BJA Logistic untuk mempertimbangkan kebutuhan pengiriman sesuai jenis barang dan tujuan.
Jangan Tunggu Sampai Selisihnya Semakin Besar
Selisih stok yang dibiarkan terlalu lama bisa membuat proses pemeriksaan semakin sulit karena terlalu banyak transaksi yang harus ditelusuri. Karena itu, pengecekan berkala lebih membantu daripada baru memeriksa ketika ada pesanan yang tidak bisa dipenuhi.
Tentukan jadwal pemeriksaan sesuai aktivitas usaha, lalu cocokkan jumlah fisik dengan catatan. Jika ditemukan perbedaan, cari penyebabnya dan perbarui data berdasarkan hasil pemeriksaan, bukan sekadar perkiraan.
Dengan pencatatan yang rapi, tim dapat bekerja menggunakan informasi yang lebih jelas. Persiapan pesanan pun menjadi lebih teratur karena jumlah barang yang tersedia sudah diketahui sebelum proses pengiriman dimulai.