Pernah menerima kiriman yang jumlahnya terlihat lengkap, tetapi setelah diperiksa ternyata ada barang yang belum sesuai? Misalnya, pesanan berisi beberapa jenis perlengkapan, tetapi salah satu jenisnya berbeda dari yang tercatat di daftar pembelian.
Kejadian seperti ini bisa membuat pekerjaan tertunda, apalagi kalau barang akan langsung digunakan untuk operasional toko atau kebutuhan proyek. Karena itu, sebelum kardus dipindahkan ke tempat penyimpanan atau barang dibagikan kepada tim, luangkan waktu untuk mencocokkan isi kiriman dengan catatan pesanan.
Ada beberapa langkah sederhana yang bisa membantu proses pengecekan lebih teratur.
1. Cocokkan Barang dengan Daftar Pesanan
Jangan hanya menghitung jumlah kardus yang datang. Satu kardus bisa berisi beberapa jenis barang, sehingga jumlah kemasan belum tentu menunjukkan bahwa seluruh pesanan sudah sesuai.
Siapkan daftar barang yang seharusnya diterima. Periksa nama barang, jumlah, ukuran, atau tipe jika informasi tersebut tercantum dalam pesanan.
Sebagai contoh, sebuah usaha memesan sepuluh unit perlengkapan dengan dua tipe berbeda. Meskipun jumlah total yang datang tetap sepuluh unit, pembagiannya bisa saja tidak sesuai. Itulah sebabnya pemeriksaan berdasarkan jenis barang tetap diperlukan.
2. Pisahkan Barang yang Sudah Sesuai dan yang Perlu Diperiksa
Kalau menemukan perbedaan, jangan langsung mencampur semua barang dengan stok yang sudah ada.
Pisahkan barang yang sudah cocok dengan daftar pesanan dari barang yang masih perlu dikonfirmasi. Berikan catatan singkat agar anggota tim lain mengetahui statusnya.
Cara ini membantu mencegah barang yang belum jelas justru digunakan, dipasang, atau dibagikan sebelum masalahnya selesai diperiksa.
Jika kiriman terdiri dari banyak koli, catat juga koli mana yang sudah diperiksa dan mana yang masih menunggu pemeriksaan.
3. Periksa Kondisi Kemasan Sebelum Dibuka
Selain mencocokkan jumlah, perhatikan kondisi kemasan ketika barang diterima. Lihat apakah ada bagian yang sobek, penyok, terbuka, atau terlihat berbeda dari kondisi yang diharapkan.
Jika menemukan kondisi yang perlu ditindaklanjuti, dokumentasikan bagian tersebut dengan foto. Simpan juga label pengiriman dan catatan penerimaan yang tersedia.
Dokumentasi ini bukan berarti kerusakan pasti terjadi selama perjalanan. Namun, catatan kondisi saat serah terima dapat membantu pihak terkait memeriksa kejadian dengan informasi yang lebih jelas.
Baca juga: Kesalahan Packing yang Paling Sering Menyebabkan Barang Rusak untuk mengetahui hal-hal yang perlu diperhatikan pada kemasan sebelum dan selama pengiriman.
4. Catat Perbedaan Secara Spesifik
Hindari hanya menulis keterangan seperti “barang kurang” atau “pesanan tidak cocok”. Catatan seperti itu belum cukup menjelaskan apa yang sebenarnya terjadi.
Tuliskan informasi yang lebih spesifik, misalnya nama barang, jumlah yang tercatat, jumlah yang diterima, serta jenis ketidaksesuaian yang ditemukan.
Kalau ada barang yang belum ditemukan, catat sebagai kekurangan yang masih perlu diperiksa. Jangan langsung menyimpulkan bahwa barang tersebut hilang sebelum seluruh informasi diperiksa.
Semakin jelas catatannya, semakin mudah bagi tim pembelian, pemasok, atau pihak pengiriman untuk memahami masalah yang perlu ditindaklanjuti.
5. Hubungi Pihak Terkait Sebelum Mengambil Keputusan
Setelah menemukan perbedaan, hubungi pihak yang menangani pesanan dan sampaikan hasil pemeriksaan beserta dokumentasi yang tersedia.
Jika masalahnya berkaitan dengan jumlah atau jenis barang dari pemasok, konfirmasikan kembali daftar pesanan dan bukti penyerahannya. Jika ada dugaan masalah selama proses pengiriman, sampaikan kondisi yang ditemukan kepada pihak ekspedisi melalui jalur komunikasi yang tersedia.
Hindari langsung membuang kemasan atau mengubah catatan penerimaan sebelum pemeriksaan selesai. Simpan informasi yang relevan agar proses pengecekan tidak harus dimulai dari awal.
Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer untuk memahami tahapan pengiriman dan pentingnya pemeriksaan saat barang diterima.
6. Perbarui Catatan Setelah Masalah Dikonfirmasi
Setelah mendapatkan penjelasan, perbarui daftar penerimaan sesuai hasil pemeriksaan. Catat barang yang sudah sesuai, barang yang masih menunggu penyelesaian, dan keputusan yang telah disepakati dengan pihak terkait.
Jangan mengubah data hanya berdasarkan perkiraan. Pastikan informasi terbaru sudah dikonfirmasi agar catatan stok dan dokumen pembelian tetap selaras.
Jika barang akan digunakan untuk pekerjaan tertentu, beri tahu tim yang membutuhkannya apabila masih ada bagian pesanan yang belum selesai diperiksa.
Baca juga: Cara Menyiapkan Data Barang agar Estimasi Ongkir Lebih Akurat untuk memahami pentingnya informasi barang yang lengkap dan sesuai.
Jangan Terburu-buru Menyelesaikan Penerimaan
Ketika barang datang, rasanya memang lebih praktis jika semuanya langsung dipindahkan dan pekerjaan dianggap selesai. Namun, pemeriksaan singkat sebelum barang disimpan bisa membantu menemukan perbedaan lebih awal.
Mulailah dengan mencocokkan daftar pesanan, memeriksa kondisi kemasan, mencatat temuan secara spesifik, lalu menghubungi pihak terkait jika ada hal yang belum sesuai.
Dengan kebiasaan tersebut, proses penerimaan barang menjadi lebih jelas dan setiap masalah memiliki catatan yang bisa ditelusuri. Jadi, barang tidak sekadar sampai di tujuan, tetapi juga diperiksa sesuai kebutuhan sebelum dinyatakan selesai diterima.