Pernah mengirim barang ke toko atau kantor, tetapi ternyata orang yang seharusnya menerima sedang tidak ada di tempat? Alamatnya sudah benar, pengiriman sudah dilakukan, tetapi barang tetap belum bisa diterima karena tidak ada orang yang bisa mengurusnya.
Situasi seperti ini bisa terjadi ketika barang dikirim ke tempat usaha yang memiliki jam operasional tertentu, gudang dengan petugas penerimaan terbatas, atau kantor yang mengharuskan setiap kiriman diterima oleh bagian tertentu.
Masalahnya, penerima barang tidak selalu orang yang memesan. Bisa jadi pemilik usaha yang melakukan pemesanan, sementara barangnya harus diterima staf gudang atau bagian operasional. Kalau informasi ini tidak disampaikan sejak awal, pengiriman bisa menjadi lebih rumit dari yang diperkirakan.
Alamat sudah benar, tetapi siapa yang menerima?
Saat menyiapkan pengiriman, kebanyakan orang fokus memastikan alamat tujuan tidak salah. Padahal, ada informasi lain yang sama pentingnya: siapa yang akan menerima barang ketika kiriman tiba?
Contohnya, sebuah toko memesan perlengkapan dari pemasok. Pemilik toko sedang berada di lokasi lain, sedangkan pegawai yang berjaga tidak mengetahui bahwa ada kiriman yang akan datang. Ketika barang tiba, pegawai tersebut mungkin ragu untuk menerimanya karena tidak memiliki informasi mengenai pesanan tersebut.
Supaya hal seperti ini tidak terjadi, pastikan nama penerima atau bagian yang bertanggung jawab sudah ditentukan. Berikan juga informasi yang cukup agar petugas di lokasi bisa mengenali kiriman yang datang.
Cocokkan jadwal pengiriman dengan jam penerimaan
Tidak semua lokasi bisa menerima barang sepanjang hari. Ada kantor yang hanya menerima kiriman pada jam kerja, toko yang sibuk pada waktu tertentu, atau gudang yang memiliki jadwal khusus untuk kegiatan penerimaan.
Sebelum pengiriman dilakukan, tanyakan kepada pihak tujuan kapan barang bisa diterima. Jangan hanya mengandalkan perkiraan bahwa lokasi pasti buka saat barang tiba.
Jika pengiriman membutuhkan koordinasi terlebih dahulu, sampaikan informasi jadwal kepada penerima dan pihak pengirim. Untuk pengiriman jarak jauh, konfirmasikan kembali perkiraan kedatangan berdasarkan informasi layanan yang tersedia agar penerima bisa menyiapkan waktu.
Perlu diingat, perkiraan waktu tiba bukan jaminan bahwa barang akan sampai tepat pada jam tertentu. Karena itu, penerima sebaiknya mengetahui rencana pengiriman dan memiliki cara untuk berkoordinasi jika terjadi perubahan.
Jangan lupa mencantumkan nomor yang bisa dihubungi
Nomor kontak yang aktif dapat membantu ketika ada informasi yang perlu dikonfirmasi. Namun, pastikan nomor tersebut memang milik orang yang mengetahui atau bertanggung jawab atas penerimaan barang.
Misalnya, jika barang dikirim ke gudang, nomor staf gudang bisa lebih membantu daripada nomor pemilik usaha yang jarang berada di lokasi. Sebaliknya, untuk pengiriman yang membutuhkan persetujuan pemilik, pastikan pihak tersebut juga mudah dihubungi.
Sebelum barang diberangkatkan, periksa kembali nomor telepon dan nama penerima. Kesalahan satu angka saja bisa membuat koordinasi menjadi sulit ketika dibutuhkan.
Bagaimana jika orang yang menerima harus berganti?
Dalam kegiatan usaha, pergantian petugas bisa terjadi karena jadwal kerja, izin, atau perubahan tugas. Karena itu, sebaiknya jangan hanya mengandalkan satu orang tanpa menyiapkan informasi bagi petugas pengganti.
Jika penerima utama berhalangan, tunjuk orang lain yang memang berwenang menerima barang. Beri tahu pihak terkait mengenai perubahan nama atau nomor kontak tersebut sebelum kiriman tiba.
Pastikan petugas pengganti mengetahui barang apa yang akan datang, berapa jumlah kemasannya jika sudah tercatat, serta siapa yang bisa dihubungi jika ada pertanyaan. Dengan begitu, proses penerimaan tidak harus tertunda hanya karena orang yang biasa menangani kiriman sedang tidak berada di tempat.
Apa yang perlu dilakukan jika barang belum bisa diterima?
Jika penerima mengetahui bahwa tidak ada orang yang tersedia, segera koordinasikan situasinya dengan pihak pengiriman. Jangan langsung berasumsi bahwa barang bisa ditinggalkan di lokasi lain atau diterima oleh siapa saja.
Langkah berikutnya perlu mengikuti ketentuan layanan yang digunakan. Tanyakan pilihan penanganan yang tersedia, apakah diperlukan penjadwalan ulang, dan informasi apa yang harus disiapkan. Ketentuan ini dapat berbeda, jadi sebaiknya jangan menjanjikan waktu atau cara pengiriman ulang sebelum mendapatkan konfirmasi.
Untuk mengurangi risiko kejadian serupa, simpan catatan komunikasi dengan penerima dan pastikan informasi perubahan jadwal disampaikan kepada pihak yang berkepentingan.
Koordinasi penerima juga bagian dari persiapan pengiriman
Mengirim barang bukan hanya soal mencantumkan alamat dengan benar. Nama penerima, nomor kontak aktif, jam penerimaan, dan kesiapan orang di lokasi turut memengaruhi kelancaran proses serah terima.
Hal ini terutama penting untuk pengiriman ke toko, kantor, gudang, atau lokasi usaha yang tidak selalu bisa menerima barang kapan saja. Sebelum kiriman diberangkatkan, luangkan waktu untuk mengonfirmasi siapa yang akan menerima dan bagaimana cara menghubunginya.
Jika kamu sedang merencanakan pengiriman untuk kebutuhan usaha, informasi layanan dapat dilihat melalui BJA Logistic sebagai salah satu referensi untuk menyesuaikan kebutuhan pengiriman dengan tujuan barang.
Dengan koordinasi yang jelas, penerima tidak perlu kebingungan saat barang tiba, dan pihak pengirim memiliki informasi yang lebih lengkap untuk membantu proses serah terima berjalan sesuai rencana.