Halo, pernah nggak kamu perlu memastikan barang sudah diserahkan ke pihak ekspedisi, tetapi catatan pengirimannya masih belum lengkap? Situasi seperti ini bisa bikin repot, apalagi kalau barang yang dikirim jumlahnya banyak atau berkaitan dengan kebutuhan operasional bisnis.
Dalam pengiriman barang, memastikan muatan sudah diserahkan saja belum tentu cukup. Catatan mengenai barang yang diserahkan, pihak yang menerima, dan waktu penyerahan juga penting agar proses pengiriman lebih mudah ditelusuri.
Dokumentasi sederhana dapat membantu pengirim, tim gudang, dan penerima memahami posisi tanggung jawab masing-masing. Jadi, kalau suatu saat muncul pertanyaan mengenai jumlah barang atau waktu penyerahan, informasinya bisa diperiksa kembali.
Mengapa Bukti Serah Terima Barang Itu Penting?
Bayangkan sebuah usaha mengirim belasan koli perlengkapan ke cabang di kota lain. Barang sudah dibawa dari gudang, tetapi tim administrasi belum menerima catatan lengkap mengenai jumlah koli dan pihak yang menerima.
Akibatnya, tim harus mencari informasi dari beberapa orang. Proses yang seharusnya sederhana bisa memakan waktu lebih lama karena tidak ada satu catatan yang bisa dijadikan acuan.
Bukti serah terima membantu mengurangi kebingungan seperti ini. Dokumen atau catatan tersebut dapat digunakan untuk mencocokkan informasi barang dan memastikan proses penyerahan tercatat dengan baik.
Bentuk dokumentasinya dapat berbeda, tergantung prosedur perusahaan dan jenis pengiriman. Karena itu, penting untuk mengetahui dokumen apa yang digunakan dalam proses pengiriman yang sedang berjalan.
Informasi Apa Saja yang Sebaiknya Dicatat?
Supaya catatan mudah diperiksa, ada beberapa informasi yang bisa disiapkan.
1. Identitas pengiriman
Catat nomor referensi atau nomor pengiriman jika tersedia. Informasi ini memudahkan tim mencari data terkait tanpa harus menelusuri seluruh catatan pengiriman.
2. Rincian barang
Tuliskan jenis barang, jumlah koli, dan keterangan lain yang diperlukan. Jika barang terdiri dari beberapa jenis, gunakan daftar yang mudah dicocokkan.
3. Waktu penyerahan
Tanggal dan waktu penyerahan dapat membantu menjelaskan kapan barang berpindah ke tahap berikutnya dalam proses pengiriman.
4. Pihak yang menyerahkan dan menerima
Nama atau identitas petugas yang berkaitan dengan proses serah terima dapat dicatat sesuai prosedur yang berlaku.
5. Catatan kondisi barang
Jika diperlukan, dokumentasikan kondisi kemasan saat penyerahan. Foto dapat menjadi informasi pendukung, tetapi sebaiknya tetap mengikuti ketentuan dokumentasi dari pihak yang menangani pengiriman.
Jangan Sampai Jumlah Barang di Catatan Berbeda
Salah satu hal yang perlu diperhatikan adalah kesesuaian antara jumlah barang secara fisik dan jumlah yang tertulis di dokumen.
Misalnya, catatan menunjukkan ada 12 koli, sedangkan barang yang diserahkan hanya 11 koli. Perbedaan tersebut sebaiknya dikonfirmasi sebelum proses berlanjut, bukan dibiarkan untuk diperiksa belakangan.
Tim gudang juga perlu memastikan bahwa barang yang tercatat memang sesuai dengan muatan yang disiapkan.
Kalau ingin memahami dokumen yang umum digunakan untuk mencatat rincian pengiriman, kamu bisa membaca artikel berikut.
Baca juga:
Bagaimana Jika Ada Informasi yang Belum Lengkap?
Tidak semua perbedaan catatan berarti barang bermasalah. Bisa saja ada informasi yang belum diperbarui atau dokumen yang masih menunggu konfirmasi.
Meski begitu, jangan langsung menganggap semuanya sudah sesuai. Periksa kembali informasi yang tersedia, lalu tanyakan kepada pihak terkait jika ada bagian yang belum jelas.
Beberapa langkah yang bisa dilakukan antara lain:
- Cocokkan jumlah koli dengan daftar barang.
- Periksa nomor referensi pengiriman.
- Pastikan waktu penyerahan tercatat dengan benar.
- Simpan dokumen sesuai sistem administrasi perusahaan.
- Catat perubahan informasi agar tim lain tidak menggunakan data lama.
Pencatatan yang rapi juga membantu ketika pengirim perlu menelusuri perjalanan barang setelah diserahkan kepada ekspedisi.
Baca juga:
Dokumentasi yang Rapi Membantu Koordinasi Tim
Untuk usaha yang rutin mengirim barang, pencatatan tidak harus selalu rumit. Spreadsheet sederhana pun bisa membantu selama formatnya konsisten dan informasi penting tidak terlewat.
Sebagai contoh, tim dapat membuat kolom nomor pengiriman, tanggal serah terima, tujuan, jumlah koli, pihak yang menyerahkan, dan status dokumen.
Jika menggunakan sistem digital, pastikan catatan dapat ditemukan oleh orang yang memang membutuhkan akses. Hindari menyimpan informasi hanya di percakapan pribadi yang sulit ditelusuri ketika anggota tim berganti atau sedang tidak bertugas.
Selain itu, data awal pengiriman juga perlu disiapkan dengan benar. Informasi yang jelas sejak awal membuat proses pencocokan barang dan dokumen lebih mudah dilakukan.
Baca juga:
Siapa yang Bertanggung Jawab Menyimpan Catatan?
Pembagian tanggung jawab sebaiknya mengikuti prosedur masing-masing perusahaan. Tim gudang dapat bertugas memeriksa barang sebelum diserahkan, sedangkan bagian administrasi memastikan dokumen tersimpan dengan baik.
Pihak penerima juga perlu memeriksa barang dan dokumen yang menyertainya sesuai prosedur penerimaan. Jika ada ketidaksesuaian, informasikan kepada pihak terkait agar dapat ditindaklanjuti.
Hal yang paling penting adalah memastikan setiap orang memahami catatan mana yang harus diperbarui dan siapa yang perlu menerima informasi tersebut.
Bukti serah terima bukan sekadar pelengkap administrasi. Catatan yang jelas membantu pengirim dan penerima mencocokkan jumlah barang, mengetahui waktu penyerahan, serta menelusuri informasi pengiriman ketika diperlukan.
Bagi bisnis yang rutin mengirim barang antarkota atau antarpulau, kebiasaan sederhana seperti memeriksa jumlah koli dan menyimpan dokumen secara teratur dapat membantu mengurangi kesalahpahaman.
Sebelum pengiriman berikutnya, luangkan waktu untuk memastikan barang dan catatannya sama-sama siap. Dengan begitu, proses koordinasi bisa berjalan lebih tertata dari gudang asal hingga barang diterima.