Ada satu hal yang kadang baru disadari setelah barang sampai di tujuan: informasi mengenai kondisi barang sebelum dikirim ternyata belum tercatat dengan jelas.
Hal ini bisa merepotkan, terutama ketika bisnis mengirim peralatan kerja, perlengkapan toko, atau barang inventaris yang akan digunakan kembali. Bukan berarti setiap pengiriman pasti bermasalah, tetapi memiliki data awal bisa membantu jika suatu saat diperlukan pengecekan.
Supaya proses pengiriman lebih mudah ditelusuri, ada beberapa langkah sederhana yang bisa dilakukan sebelum barang diserahkan kepada pihak ekspedisi.
1. Kenali Barang yang Akan Dikirim
Jangan hanya mengandalkan nama umum seperti peralatan kantor atau perlengkapan usaha. Jika barang terdiri dari beberapa jenis, tuliskan nama atau identitas masing-masing dengan lebih spesifik.
Contohnya, sebuah pengiriman berisi monitor, kursi kerja, dan mesin pencetak. Ketiganya bisa dicatat secara terpisah agar lebih mudah dikenali ketika dilakukan pengecekan.
Jika barang memiliki nomor seri, kode inventaris, atau label identitas, catat informasi tersebut sesuai kebutuhan. Cara ini juga berguna bagi bisnis yang perlu memperbarui data aset setelah barang tiba di lokasi baru.
2. Catat Kondisi Barang Sebelum Diserahkan
Sebelum packing dilakukan, periksa kondisi barang yang memungkinkan untuk diperiksa. Catat jika terdapat goresan, bagian yang sudah aus, atau komponen yang memang tidak disertakan.
Foto juga bisa membantu memberikan gambaran kondisi awal. Ambil gambar yang jelas dan simpan bersama data barang agar mudah ditemukan jika dibutuhkan.
Untuk barang yang terdiri dari beberapa komponen, buat daftar bagian yang ikut dikirim. Jika kamu ingin memahami persiapan perlindungan barang selama perjalanan, kamu bisa membaca panduan packing cargo laut agar barang tetap aman.
3. Bedakan Data Inventaris dan Data Pengiriman
Keduanya saling berkaitan, tetapi memiliki fungsi berbeda.
Data inventaris berisi informasi mengenai barang yang dimiliki bisnis, misalnya nama aset, kode barang, kondisi, dan lokasi penggunaannya. Sementara itu, data pengiriman berisi informasi yang diperlukan untuk proses pengiriman, seperti tujuan, jumlah koli, berat, dimensi, serta identitas penerima.
Memisahkan kedua jenis data ini membuat informasi lebih mudah dikelola. Ketika barang berpindah lokasi, data inventaris dapat diperbarui tanpa menghilangkan catatan mengenai pengiriman yang dilakukan.
Kalau masih menyusun data barang sebelum meminta perhitungan biaya, panduan menyiapkan data barang agar estimasi ongkir lebih akurat bisa menjadi referensi tambahan.
4. Pastikan Setiap Koli Mudah Dikenali
Jika barang dikemas menjadi beberapa koli, berikan penanda yang mudah dibaca. Penanda dapat berupa nomor koli atau kode yang sesuai dengan daftar barang.
Misalnya, pengiriman terdiri dari empat koli. Daftar internal dapat mencatat barang yang berada di koli pertama, kedua, ketiga, dan keempat. Dengan begitu, pengecekan jumlah koli dapat dilakukan dengan lebih teratur.
Pastikan penanda tidak menutupi informasi penting dan tetap terbaca setelah packing selesai. Jika ada petunjuk penanganan khusus, komunikasikan kepada pihak ekspedisi dan pastikan persyaratannya sudah dipahami.
5. Cocokkan Informasi Sebelum Barang Berangkat
Sebelum pengiriman dilanjutkan, cocokkan kembali data barang dengan informasi yang akan digunakan untuk pengiriman. Periksa nama barang, jumlah koli, tujuan, dan data penerima.
Jika ada perubahan setelah pendataan awal, perbarui catatan agar tidak ada dua versi informasi yang berbeda. Simpan juga dokumen pendukung di tempat yang dapat diakses oleh orang yang bertanggung jawab.
Untuk memahami tahapan yang berlangsung setelah barang diserahkan kepada ekspedisi, kamu bisa melihat penjelasan mengenai proses cargo setelah diserahkan ke ekspedisi.
Pendataan Sederhana Bisa Membantu Banyak Hal
Menyiapkan barang untuk dikirim bukan hanya soal memastikan kemasan sudah siap. Data identitas, kondisi awal, jumlah koli, dan informasi tujuan juga layak diperiksa sebelum pengiriman dilakukan.
Kamu tidak harus menggunakan sistem yang rumit untuk memulainya. Daftar barang dan dokumentasi sederhana sudah bisa menjadi langkah awal, selama informasinya jelas dan diperbarui ketika ada perubahan.
Dengan kebiasaan tersebut, bisnis memiliki catatan yang lebih tertata untuk membantu pengecekan barang serta memperbarui data inventaris setelah pengiriman selesai.