Pernah merasa pengiriman barang ke pelanggan kok jadi sering sekali? Hari ini kirim beberapa kardus, besok ada barang susulan, lalu lusa harus mengirim lagi karena ada kebutuhan yang baru muncul.
Kalau terjadi sesekali, mungkin tidak terlalu terasa. Namun, ketika pola seperti ini berlangsung terus-menerus, ada baiknya bisnis mulai mengevaluasi cara mengatur pengiriman. Bukan berarti semua barang harus menunggu sampai terkumpul banyak, tetapi setiap pengiriman sebaiknya punya alasan yang jelas.
Lalu, bagaimana cara mengetahui apakah pengiriman yang terlalu sering memang diperlukan atau justru bisa diatur lebih baik?
Lihat Pola Pengiriman Selama Beberapa Minggu
Sebelum mengubah kebiasaan pengiriman, coba periksa catatan pengiriman selama dua sampai empat minggu terakhir. Perhatikan berapa kali barang dikirim, jenis barang yang paling sering dikirim, serta alasan pengiriman dilakukan secara terpisah.
Dari catatan tersebut, kamu mungkin menemukan pola yang sebelumnya tidak disadari. Contohnya, barang untuk kebutuhan operasional yang sama ternyata dikirim pada hari berbeda hanya karena permintaan dari setiap bagian masuk secara terpisah.
Kalau penyebabnya seperti ini, bisnis bisa mulai menyusun jadwal pengumpulan permintaan. Tim terkait dapat mengirimkan daftar kebutuhan sebelum batas waktu yang disepakati, sehingga barang yang memang bisa dikirim bersama tidak perlu diproses berkali-kali.
Bedakan Barang Mendesak dan Barang yang Bisa Menunggu
Mengurangi frekuensi pengiriman bukan berarti semua barang harus ditahan sampai jumlahnya banyak. Ada kebutuhan yang memang tidak bisa menunggu, misalnya perlengkapan yang diperlukan agar kegiatan operasional tetap berjalan.
Karena itu, pisahkan kebutuhan berdasarkan urgensinya.
Barang yang benar-benar dibutuhkan segera dapat diproses sesuai kebutuhan. Sementara itu, barang yang jadwal penggunaannya masih cukup longgar bisa dipertimbangkan untuk dikirim bersama kebutuhan lain, selama waktu kedatangannya tetap sesuai rencana.
Cara ini membuat keputusan pengiriman lebih masuk akal. Tim tidak perlu terburu-buru mengirim setiap barang yang baru diminta, tetapi juga tidak menunda kebutuhan penting hanya demi mengurangi jumlah pengiriman.
Hitung Biaya dari Seluruh Pengiriman, Bukan Satu Kali Saja
Kadang-kadang, biaya satu pengiriman terlihat kecil. Namun, jika pengiriman dilakukan berkali-kali dalam periode yang sama, total pengeluarannya bisa menjadi cukup besar.
Coba kumpulkan biaya dari seluruh pengiriman dalam satu minggu atau satu bulan. Setelah itu, bandingkan dengan kebutuhan barang dan frekuensi pengirimannya.
Jangan lupa mempertimbangkan biaya lain yang mungkin muncul, seperti proses persiapan barang, waktu kerja tim, dan kebutuhan koordinasi. Dengan begitu, keputusan tidak hanya didasarkan pada tarif pengiriman, tetapi juga pada keseluruhan proses operasional.
Baca juga:
Dua pembahasan tersebut bisa menjadi referensi untuk memahami komponen biaya dan hal yang perlu diperhatikan saat mengevaluasi pengiriman.
Buat Jadwal Pengiriman yang Realistis
Setelah pola pengiriman terlihat, susun jadwal yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Tidak harus langsung membuat jadwal yang rumit. Kamu bisa mulai dengan menentukan hari pengumpulan permintaan, batas konfirmasi barang, dan waktu pemeriksaan sebelum pengiriman.
Misalnya, kebutuhan yang tidak mendesak dikumpulkan terlebih dahulu untuk diproses pada hari tertentu. Namun, jika ada permintaan khusus yang perlu segera dipenuhi, tim dapat mengevaluasinya secara terpisah.
Pastikan jadwal tersebut juga mempertimbangkan kesiapan barang dan tujuan pengiriman. Jangan sampai jadwal yang dibuat justru membuat barang datang terlalu awal atau terlambat digunakan.
Untuk memahami tahapan yang perlu diperhatikan dari awal sampai barang diterima, kamu bisa melihat panduan prosedur pengiriman barang dari produsen ke customer.
Evaluasi Lagi Setelah Jadwal Diterapkan
Jadwal baru tidak harus langsung sempurna. Setelah diterapkan selama beberapa minggu, periksa apakah frekuensi pengiriman menjadi lebih teratur, biaya lebih mudah dipantau, dan kebutuhan pelanggan atau tim internal tetap terpenuhi.
Jika masih banyak pengiriman susulan, cari tahu penyebabnya. Bisa jadi permintaan barang sering terlambat masuk, jadwal pengumpulan terlalu jarang, atau ada kebutuhan mendesak yang memang tidak dapat diprediksi.
Dari situ, bisnis bisa memperbaiki aturan secara bertahap tanpa mengganggu kegiatan sehari-hari.
Pada akhirnya, pengiriman yang efisien bukan sekadar mengurangi jumlah keberangkatan. Yang lebih penting adalah memastikan setiap pengiriman memang dibutuhkan, waktunya sesuai, dan biaya yang dikeluarkan sebanding dengan kebutuhan bisnis.