Barang Belum Bisa Dikirim Hari Ini? Jangan Asal Menaruhnya di Gudang
Ada kalanya barang sudah selesai disiapkan, tetapi belum bisa langsung diberangkatkan. Mungkin jadwal pengiriman belum sesuai, barang lain masih menunggu untuk diproses, atau ada hal yang perlu dikonfirmasi sebelum pengiriman dilanjutkan.
Kalau situasi seperti ini terjadi, barang biasanya perlu menunggu di gudang untuk sementara waktu. Kelihatannya sederhana, tetapi penempatan yang kurang teratur bisa membuat barang sulit ditemukan, tertukar dengan pesanan lain, atau justru menghambat pekerjaan tim gudang.
Supaya barang tetap mudah dipantau selama menunggu, ada beberapa hal yang sebaiknya diperhatikan. Tidak harus menggunakan sistem yang rumit, kok. Pengaturan sederhana pun bisa membantu selama dilakukan secara konsisten.
Pisahkan Barang yang Sudah Siap dan yang Masih Menunggu
Hal pertama yang perlu dilakukan adalah membedakan barang berdasarkan statusnya. Barang yang sudah lengkap dan siap dikirim sebaiknya tidak bercampur dengan barang yang masih menunggu pemeriksaan atau konfirmasi.
Misalnya, ada tiga kelompok barang di gudang: barang yang sudah siap berangkat, barang yang menunggu jadwal, dan barang yang masih perlu diperiksa. Jika semuanya diletakkan di area yang sama tanpa penanda, petugas bisa kesulitan menentukan barang mana yang boleh dipindahkan.
Gunakan area atau tanda yang mudah dipahami oleh seluruh tim. Jika ruang gudang terbatas, pengelompokan bisa dibantu dengan label yang mencantumkan status barang.
Yang terpenting, jangan hanya mengandalkan ingatan petugas yang sedang bertugas. Informasi status harus tetap bisa diketahui ketika ada pergantian shift.
Pastikan Setiap Barang Punya Identitas yang Jelas
Barang yang disimpan sementara tetap perlu memiliki informasi yang mudah dikenali. Setidaknya, tim perlu mengetahui barang tersebut milik siapa, akan dikirim ke mana, dan berkaitan dengan pesanan yang mana.
Informasi tersebut bisa dicantumkan pada label atau daftar penyimpanan sesuai prosedur perusahaan. Hindari menggunakan keterangan terlalu singkat yang hanya dipahami oleh satu orang.
Kalau ada beberapa kiriman dengan kemasan serupa, penanda yang jelas akan sangat membantu. Petugas tidak perlu membuka atau memindahkan banyak barang hanya untuk mencari kiriman tertentu.
Untuk barang yang terdiri dari beberapa koli, pastikan keterangannya juga membantu tim mengenali hubungan antara satu koli dan koli lainnya.
Perhatikan Posisi Barang di Area Penyimpanan
Tidak semua barang cocok diletakkan di tempat yang sama. Penempatan perlu mempertimbangkan ukuran, berat, jenis kemasan, kondisi penyimpanan yang diperlukan, serta kemudahan saat barang akan dipindahkan.
Barang berat sebaiknya ditempatkan dengan memperhatikan kapasitas rak dan keselamatan kerja. Sementara itu, barang yang mudah rusak perlu mendapat penanganan sesuai karakteristiknya.
Sisakan pula ruang yang cukup untuk pergerakan petugas dan alat bantu pemindahan barang. Area yang terlalu penuh dapat membuat proses mengambil barang menjadi lebih sulit dan meningkatkan risiko barang tersenggol.
Pengaturan ini bukan hanya soal kerapian. Tata letak yang baik membantu tim menemukan barang tanpa harus memindahkan tumpukan lain terlebih dahulu.
Catat Barang yang Masuk dan Keluar
Barang yang baru masuk ke area penyimpanan perlu dicatat, begitu juga ketika barang dipindahkan atau dikeluarkan untuk pengiriman.
Pencatatan sederhana dapat memuat beberapa informasi berikut:
- Tanggal barang masuk.
- Nomor atau identitas pengiriman.
- Nama barang dan jumlah koli.
- Lokasi penyimpanan.
- Status terakhir.
- Tanggal barang dikeluarkan.
Dengan catatan seperti ini, tim bisa mengetahui apakah barang masih berada di gudang atau sudah berpindah ke tahap berikutnya.
Jika menggunakan spreadsheet, pastikan perubahan data dilakukan pada catatan utama yang sama. Jangan sampai satu bagian memperbarui status barang, sedangkan bagian lain masih menggunakan daftar lama.
Jangan Biarkan Barang Menunggu Tanpa Batas Waktu
Barang yang disimpan sementara sebaiknya tetap memiliki status dan rencana tindak lanjut. Jika tidak, barang bisa terlupakan di sudut gudang karena semua orang mengira bagian lain sedang mengurusnya.
Tim dapat membuat daftar barang yang masih menunggu, kemudian memeriksanya secara berkala. Untuk setiap barang, tentukan alasan penundaan dan siapa yang bertanggung jawab menindaklanjutinya.
Apabila barang menunggu jadwal keberangkatan, pastikan informasi jadwal dan batas penerimaan cargo sudah dikonfirmasi. Hal ini penting karena kesiapan barang di gudang tidak otomatis berarti barang dapat mengikuti keberangkatan tertentu.
Baca juga:
Sesuaikan Penyimpanan dengan Rencana Pengiriman
Pengaturan gudang akan lebih mudah jika tim mengetahui barang mana yang akan dikeluarkan lebih dahulu dan barang mana yang masih perlu menunggu.
Namun, jangan menentukan urutan hanya berdasarkan posisi barang di gudang. Perhatikan juga tujuan pengiriman, kelengkapan informasi, dan kebutuhan penerima.
Jika barang dikirim ke beberapa lokasi, pastikan label tujuan terlihat jelas agar barang dari satu kiriman tidak tercampur dengan kiriman lain.
Pencatatan barang dan informasi pengiriman yang akurat juga membantu ketika tim perlu menyesuaikan rencana atau memeriksa kembali rincian kiriman.
Baca juga:
Periksa Area Penyimpanan Secara Berkala
Area penyimpanan yang terlihat rapi pada pagi hari belum tentu tetap teratur setelah banyak aktivitas berlangsung. Barang bisa berpindah lokasi, statusnya berubah, atau ada kiriman baru yang masuk.
Karena itu, pemeriksaan berkala perlu menjadi bagian dari rutinitas tim. Cocokkan kondisi fisik dengan catatan, pastikan label masih terbaca, dan periksa apakah ada barang yang belum memiliki status jelas.
Jika ditemukan perbedaan, segera telusuri dan perbarui informasi setelah dikonfirmasi. Jangan menunggu sampai barang akan diberangkatkan baru mencari tahu keberadaannya.
Untuk bisnis yang rutin mengirim stok ke beberapa lokasi, pengaturan penyimpanan yang tertib dapat membantu menjaga proses pengiriman tetap terkoordinasi.
Baca juga:
Kesimpulan
Menyimpan barang sementara bukan berarti barang tersebut boleh dibiarkan tanpa pengawasan. Status yang jelas, label yang mudah dibaca, lokasi penyimpanan yang teratur, dan catatan yang diperbarui membantu tim mengetahui kondisi setiap barang.
Dengan kebiasaan sederhana tersebut, barang lebih mudah ditemukan ketika siap dikirim dan risiko tertukar atau terlupakan dapat dikurangi.
Jadi, saat barang belum bisa diberangkatkan hari ini, pastikan tim tetap tahu barang itu berada di mana, mengapa masih menunggu, dan apa langkah berikutnya.