Pernah merasa pekerjaan yang biasanya bisa selesai dengan santai tiba-tiba menumpuk ketika pesanan mulai meningkat? Situasi seperti ini bisa terjadi saat bisnis menghadapi promo, menjelang hari besar, atau ketika permintaan pelanggan naik dalam waktu singkat.
Di tengah kesibukan memenuhi pesanan, urusan pengiriman juga perlu diperhatikan. Bukan cuma soal barang sudah siap atau belum, tetapi bagaimana memastikan kebutuhan pengiriman tetap sesuai dengan kemampuan operasional bisnis.
Supaya semuanya tidak dikerjakan secara mendadak, ada beberapa hal yang bisa dipersiapkan sejak awal.
Kenali Perubahan Permintaan Sejak Dini
Langkah pertama adalah melihat perubahan kebutuhan yang mulai terlihat. Misalnya, jumlah pesanan meningkat dibandingkan minggu sebelumnya atau ada pelanggan yang mulai meminta pengiriman dalam jumlah lebih besar.
Informasi tersebut bisa menjadi tanda bahwa kebutuhan distribusi perlu disesuaikan. Kamu tidak harus langsung membuat perkiraan yang rumit. Mulailah dengan membandingkan jumlah pesanan yang masuk, kebutuhan barang, dan rencana pengiriman yang sudah dibuat.
Kalau bisnis memiliki periode ramai yang berulang setiap tahun, catatan dari periode sebelumnya juga bisa dijadikan bahan pertimbangan. Namun, tetap sesuaikan perkiraan dengan kondisi terbaru karena jumlah pesanan tidak selalu sama.
Bedakan Pesanan Mendesak dan Pesanan yang Masih Bisa Dijadwalkan
Ketika banyak permintaan datang bersamaan, semuanya mungkin terasa penting. Padahal, setiap pesanan bisa memiliki kebutuhan waktu yang berbeda.
Coba kelompokkan pesanan berdasarkan tanggal kebutuhan barang, tujuan, serta kesiapan barang untuk dikirim. Pesanan yang benar-benar dibutuhkan lebih awal dapat diperiksa terlebih dahulu, sedangkan pesanan lain bisa dijadwalkan sesuai kesepakatan dengan pelanggan.
Cara ini bukan berarti mengabaikan pesanan yang lain. Tujuannya agar tim memiliki urutan kerja yang jelas dan tidak hanya mengerjakan permintaan berdasarkan siapa yang paling sering menghubungi.
Jika pengiriman dilakukan ke wilayah yang memiliki jadwal keberangkatan tertentu, perhatikan pula informasi jadwal yang tersedia. Kamu bisa memahami lebih lanjut tentang hal-hal yang perlu diketahui mengenai cut-off cargo sebelum menentukan rencana pengiriman.
Jangan Menunggu Semua Kebutuhan Menumpuk
Salah satu penyebab persiapan menjadi terburu-buru adalah keputusan yang baru dibuat ketika pesanan sudah banyak.
Jika peningkatan permintaan mulai terlihat, komunikasikan kebutuhan pengiriman lebih awal kepada pihak terkait. Sampaikan informasi yang sudah tersedia, seperti tujuan, jenis barang, berat, dimensi, jumlah koli, dan perkiraan waktu barang dibutuhkan.
Data tersebut membantu proses pengecekan kebutuhan pengiriman. Apabila ada informasi yang belum pasti, tandai sebagai data sementara dan perbarui setelah mendapatkan konfirmasi.
Untuk membantu menyiapkan informasi sebelum meminta estimasi, kamu dapat melihat panduan cara menyiapkan data barang agar estimasi ongkir lebih akurat.
Siapkan Alternatif Jika Rencana Berubah
Dalam operasional bisnis, perubahan bisa saja terjadi. Jumlah pesanan bertambah, barang dari pemasok belum tersedia, atau tanggal kebutuhan pelanggan berubah.
Karena itu, rencana pengiriman sebaiknya tidak hanya berisi satu jadwal tanpa mempertimbangkan kemungkinan perubahan. Tentukan informasi mana yang masih bisa disesuaikan dan siapa yang perlu diberi kabar jika ada perubahan.
Jika jadwal awal tidak lagi sesuai, periksa kembali pilihan yang tersedia bersama pihak pengiriman. Jangan langsung menjanjikan tanggal kedatangan baru sebelum memperoleh konfirmasi.
Memahami proses yang dilalui barang juga membantu tim menjelaskan kondisi pengiriman secara lebih tepat. Sebagai tambahan, kamu bisa membaca apa yang terjadi pada cargo setelah diserahkan ke ekspedisi.
Evaluasi Setelah Periode Ramai Berakhir
Setelah jumlah pesanan kembali normal, luangkan waktu untuk melihat apa yang berjalan baik dan apa yang perlu diperbaiki.
Apakah persiapan sudah dimulai pada waktu yang tepat? Apakah ada informasi yang terlambat diterima? Apakah jadwal yang dibuat cukup realistis? Pertanyaan seperti ini bisa membantu menemukan bagian operasional yang perlu diperbaiki sebelum periode ramai berikutnya.
Tidak semua kendala harus diselesaikan sekaligus. Pilih satu atau dua hal yang paling sering menghambat pekerjaan, lalu buat perubahan yang bisa diterapkan oleh tim.
Persiapan Lebih Awal Membantu Bisnis Tetap Terarah
Peningkatan pesanan tentu menjadi hal yang menggembirakan bagi bisnis. Namun, pertumbuhan permintaan juga perlu diikuti dengan perencanaan pengiriman yang sesuai.
Dengan mengenali perubahan permintaan, menyusun prioritas, menyiapkan informasi barang, dan berkomunikasi sejak awal, pekerjaan bisa lebih terarah meskipun situasi sedang sibuk.
Tidak harus menunggu sampai pesanan menumpuk untuk mulai berbenah. Persiapan kecil yang dilakukan lebih awal dapat membantu bisnis menghadapi periode ramai dengan lebih siap.