Pernah nggak, tim sudah menyusun daftar barang yang mau dibeli, tetapi beberapa hari kemudian ada perubahan kebutuhan? Awalnya hanya perlu beberapa unit, lalu jumlahnya bertambah. Atau ada barang yang ternyata belum dibutuhkan, sementara barang lain justru harus segera tersedia.
Perubahan seperti ini bisa terjadi dalam kegiatan bisnis sehari-hari. Permintaan pelanggan berubah, rencana kerja bergeser, atau hasil pemeriksaan stok menunjukkan kebutuhan yang berbeda dari perkiraan awal.
Masalahnya bukan sekadar mengubah daftar pembelian. Kalau informasi terbaru tidak segera diteruskan ke bagian gudang, pengadaan, dan pengiriman, barang yang disiapkan bisa tidak lagi sesuai dengan kebutuhan sebenarnya.
Supaya perubahan tidak membuat pekerjaan semakin rumit, ada beberapa hal yang bisa dilakukan sebelum barang diproses lebih lanjut.
Pastikan Perubahan Kebutuhannya Sudah Jelas
Ketika ada permintaan perubahan, jangan langsung meneruskannya hanya berdasarkan pesan singkat seperti “jumlahnya ditambah” atau “yang ini tidak jadi”.
Pastikan dulu barang apa yang berubah, berapa jumlah terbarunya, dan apakah perubahan tersebut berlaku untuk seluruh pesanan atau hanya sebagian.
Misalnya, sebuah toko awalnya memesan 20 unit perlengkapan. Setelah melakukan pemeriksaan, ternyata hanya 15 unit yang dibutuhkan untuk tahap pertama. Lima unit lainnya mungkin diperlukan pada periode berikutnya.
Informasi tersebut perlu dipastikan sebelum tim melanjutkan proses pengadaan atau menyiapkan pengiriman. Dengan begitu, setiap bagian menggunakan data yang sama.
Jangan Sampai Tim Gudang Masih Menggunakan Data Lama
Salah satu kendala yang bisa muncul adalah perubahan sudah disetujui, tetapi belum tercatat pada dokumen yang digunakan tim gudang.
Akibatnya, petugas mungkin tetap menyiapkan jumlah barang berdasarkan daftar sebelumnya. Bagian lain pun bisa mengira bahwa barang sudah sesuai dengan permintaan terbaru.
Untuk menghindari hal ini, gunakan satu daftar utama yang selalu diperbarui. Setiap perubahan sebaiknya mencantumkan tanggal pembaruan dan pihak yang memberikan konfirmasi.
Kalau perusahaan menggunakan spreadsheet, tambahkan kolom seperti:
- Nama atau kode barang.
- Jumlah sebelumnya.
- Jumlah terbaru.
- Alasan perubahan.
- Status persiapan barang.
- Pihak yang menyetujui perubahan.
Daftar tersebut tidak harus rumit. Yang terpenting, semua orang tahu informasi mana yang paling baru.
Periksa Dampaknya terhadap Anggaran dan Jadwal
Perubahan jumlah barang bisa memengaruhi biaya pembelian, kebutuhan penyimpanan, dan rencana pengiriman. Karena itu, setiap perubahan sebaiknya diperiksa sebelum dianggap selesai.
Jika jumlah barang bertambah, tanyakan apakah anggaran masih mencukupi. Jika jumlahnya berkurang, pastikan barang yang tidak lagi diperlukan tidak telanjur masuk ke dalam proses pengiriman.
Jadwal juga perlu diperiksa kembali. Barang tambahan mungkin belum tersedia, sedangkan pengiriman yang sudah direncanakan bisa saja memiliki batas waktu penerimaan tertentu.
Untuk memahami faktor yang perlu dipertimbangkan saat memperkirakan ongkos berdasarkan data barang, kamu bisa membaca:
Baca juga:
Bagaimana Jika Sebagian Barang Sudah Siap Dikirim?
Situasinya bisa berbeda ketika barang utama sudah dikemas atau bahkan sudah dijadwalkan untuk dikirim, sementara perubahan baru disampaikan oleh bagian lain.
Dalam kondisi seperti ini, jangan langsung menggabungkan barang tambahan dengan pengiriman yang sudah disiapkan. Periksa terlebih dahulu apakah perubahan masih memungkinkan, apakah data pengiriman perlu diperbarui, dan apakah ada konsekuensi terhadap biaya atau jadwal.
Jika barang sudah diserahkan kepada pihak ekspedisi, hubungi pihak terkait untuk memastikan pilihan yang tersedia. Perubahan setelah penyerahan tidak selalu bisa dilakukan dengan cara yang sama seperti perubahan sebelum barang dikirim.
Informasi mengenai tahapan yang dilalui cargo setelah diserahkan bisa membantu memberikan gambaran tentang proses berikutnya.
Baca juga:
Pisahkan Kebutuhan Sekarang dan Kebutuhan Berikutnya
Tidak semua perubahan harus membuat seluruh rencana pengadaan diulang dari awal.
Jika sebagian barang dibutuhkan lebih dahulu dan sisanya baru diperlukan pada periode berikutnya, tim bisa mengevaluasi apakah kebutuhan tersebut sebaiknya diproses dalam tahap berbeda.
Namun, keputusan ini perlu mempertimbangkan ketersediaan barang, biaya tambahan, kapasitas penyimpanan, serta jadwal pengiriman yang memungkinkan.
Untuk bisnis yang rutin mengirim stok ke beberapa lokasi, pencatatan kebutuhan tiap tujuan juga membantu menjaga agar barang tidak tertukar atau dikirim dalam jumlah yang keliru.
Baca juga:
Buat Batas Waktu untuk Perubahan Pesanan
Agar koordinasi lebih tertata, perusahaan bisa menentukan batas waktu perubahan sebelum barang masuk ke tahap persiapan akhir.
Contohnya, perubahan jumlah harus dikonfirmasi sebelum tim gudang mulai mengemas barang. Jika perubahan disampaikan setelah tahap tersebut, tim perlu mengevaluasi ulang dampaknya sebelum menyetujui permintaan.
Batas waktu ini tidak harus sama untuk setiap jenis barang atau pengiriman. Sesuaikan dengan alur kerja yang digunakan perusahaan.
Yang penting, semua bagian memahami kapan perubahan masih mudah dilakukan dan kapan perubahan membutuhkan pemeriksaan tambahan.
Perubahan kebutuhan barang merupakan hal yang wajar dalam kegiatan bisnis. Namun, perubahan yang tidak tercatat atau terlambat disampaikan dapat menyebabkan pekerjaan berulang, perbedaan jumlah barang, hingga penyesuaian jadwal yang sebenarnya bisa diantisipasi.
Dengan memastikan perubahan secara jelas, memperbarui satu daftar utama, dan memeriksa dampaknya terhadap anggaran serta pengiriman, tim dapat bekerja dengan informasi yang sama.
Jadi, ketika rencana pengadaan berubah, jangan terburu-buru memulai semuanya dari awal. Periksa bagian mana yang berubah, siapa yang perlu diberi tahu, dan langkah apa yang masih perlu disesuaikan.