Hai, pernah nggak sih kamu sudah menyiapkan pengiriman sesuai pesanan, tetapi beberapa saat kemudian pelanggan meminta perubahan jumlah barang? Bisa jadi ada tambahan pesanan, ada item yang dibatalkan, atau jumlah yang awalnya disepakati ternyata perlu disesuaikan.
Situasi seperti ini cukup merepotkan, terutama kalau barang sudah mulai disiapkan untuk dikirim. Kalau perubahan tidak dicatat dengan jelas, tim bisa salah menyiapkan muatan atau mengirim barang yang jumlahnya tidak sesuai permintaan pelanggan.
Supaya hal seperti ini tidak membuat pekerjaan berantakan, ada beberapa hal yang bisa dilakukan sebelum pengiriman dilanjutkan.
Jangan Langsung Mengubah Jumlah Barang
Ketika pelanggan meminta perubahan pesanan, langkah pertama bukan langsung menambah atau mengurangi barang. Pastikan dulu bagian mana yang berubah.
Misalnya, pelanggan memesan 20 unit perlengkapan usaha, lalu meminta tambahan 5 unit. Pastikan apakah tambahan tersebut harus dikirim bersama pesanan awal atau menjadi pengiriman terpisah.
Perbedaan ini penting karena bisa memengaruhi kesiapan barang, pencatatan pesanan, dan pengaturan pengiriman. Jangan sampai tim operasional menggunakan informasi terbaru, sementara bagian lain masih berpatokan pada catatan sebelumnya.
Pastikan Semua Tim Menggunakan Data Terbaru
Perubahan pesanan sebaiknya dicatat di satu tempat yang mudah diperiksa oleh pihak terkait. Hindari hanya mengandalkan percakapan lisan atau pesan singkat yang berisiko terlewat.
Catatan perubahan bisa memuat beberapa informasi berikut:
- Nomor atau identitas pesanan.
- Jumlah barang sebelum dan sesudah perubahan.
- Jenis barang yang ditambah atau dibatalkan.
- Status kesiapan barang.
- Keputusan apakah barang dikirim bersama atau terpisah.
- Konfirmasi dari pihak yang bertanggung jawab.
Dengan catatan yang jelas, tim penjualan, gudang, dan pengiriman punya acuan yang sama. Jika ada pertanyaan dari pelanggan, informasi pesanan juga lebih mudah ditelusuri.
Periksa Apakah Barang Sudah Masuk Tahap Pengiriman
Perubahan jumlah pesanan akan lebih mudah ditangani ketika barang masih dalam tahap persiapan. Namun, jika barang sudah dijadwalkan untuk diambil atau masuk proses pengiriman, jangan menganggap perubahan bisa langsung diterapkan begitu saja.
Periksa status barang terlebih dahulu. Apakah masih berada di tempat penyimpanan, sudah diserahkan kepada pihak pengangkut, atau sudah masuk proses penanganan berikutnya?
Informasi ini membantu tim menentukan langkah yang realistis. Jika perubahan berpotensi memengaruhi pengiriman yang sudah berjalan, koordinasikan lebih dulu dengan pihak yang menangani barang. Jangan menjanjikan perubahan jadwal atau penambahan muatan sebelum mendapatkan kepastian.
Hitung Kembali Kebutuhan Pengirimannya
Penambahan jumlah barang bisa memengaruhi kebutuhan pengiriman, terutama jika barang memiliki ukuran besar atau terdiri dari beberapa koli. Karena itu, data pengiriman perlu diperiksa kembali setelah jumlah pesanan berubah.
Berat, dimensi, jumlah koli, dan jenis barang sebaiknya disesuaikan dengan kondisi terbaru. Informasi tersebut membantu proses pemeriksaan kebutuhan pengiriman dan perhitungan biaya menjadi lebih akurat.
Baca juga:
- Cara Hitung Volume Barang untuk Pengiriman Cargo dan Jasa Ekspedisi
- Cara Menyiapkan Data Barang agar Estimasi Ongkir Lebih Akurat
Kedua panduan tersebut bisa membantu saat perubahan pesanan membuat data muatan perlu diperbarui.
Beri Tahu Pelanggan tentang Keputusan Akhir
Setelah perubahan diperiksa, sampaikan kembali hasilnya kepada pelanggan. Jelaskan jumlah barang yang akan dikirim, apakah ada pemisahan pengiriman, serta informasi lain yang memang sudah dikonfirmasi.
Cara ini membantu menghindari perbedaan pemahaman. Pelanggan tidak perlu menebak-nebak apakah permintaannya sudah diterapkan, sementara tim pengiriman juga memiliki acuan yang lebih jelas.
Kalau perubahan belum bisa dipastikan, lebih baik sampaikan bahwa tim sedang memeriksa status pesanan daripada memberikan janji yang belum tentu dapat dipenuhi.
Untuk memahami alur barang setelah diserahkan kepada pihak ekspedisi, kamu juga bisa membaca Apa yang Terjadi pada Cargo Setelah Diserahkan ke Ekspedisi?.
Biasakan Konfirmasi Sebelum Pesanan Diproses
Tidak semua perubahan pesanan bisa dihindari. Namun, risiko salah informasi dapat dikurangi dengan membiasakan konfirmasi sebelum barang disiapkan untuk dikirim.
Sebelum proses dilanjutkan, pastikan jumlah dan jenis barang sudah sesuai, alamat tujuan benar, serta pihak terkait menggunakan catatan yang sama. Jika pelanggan kembali mengubah pesanan, perbarui informasi tersebut dan pastikan perubahan sudah diterima oleh tim yang bertanggung jawab.
Kebiasaan sederhana ini akan sangat membantu bisnis yang menerima banyak pesanan setiap hari. Tim tidak harus terus menebak informasi mana yang paling baru, dan pelanggan pun mendapatkan kejelasan mengenai pesanannya.
Pada akhirnya, pengiriman yang tertata bukan hanya soal barang sampai ke tujuan. Ketepatan informasi sejak pesanan dibuat sampai barang diserahkan juga menjadi bagian penting dari pelayanan yang baik.