Pernah ada di posisi ketika beberapa pesanan sudah siap dikirim, tetapi semuanya terasa sama-sama mendesak? Tim gudang ingin segera mengeluarkan barang, bagian penjualan menunggu pesanan pelanggan, sementara tim operasional punya kebutuhan sendiri.
Situasi seperti ini cukup sering terjadi ketika bisnis mulai menangani banyak pesanan dalam waktu berdekatan. Masalahnya, kalau semua pengiriman diperlakukan sebagai prioritas utama, tim justru bisa kesulitan menentukan mana yang perlu diproses lebih dahulu.
Supaya pekerjaan tidak berakhir dengan saling menunggu, bisnis perlu memiliki cara sederhana untuk menentukan urutan pengiriman. Bukan berdasarkan siapa yang paling sering bertanya, melainkan berdasarkan kebutuhan dan kondisi setiap pesanan.
Jangan Menentukan Prioritas Hanya dari Tanggal Pesanan
Tanggal pesanan memang bisa menjadi bahan pertimbangan, tetapi bukan satu-satunya hal yang perlu dilihat.
Misalnya, ada pesanan perlengkapan kantor yang akan digunakan minggu depan dan pesanan komponen untuk pekerjaan yang harus dimulai besok. Walaupun keduanya sudah siap, kebutuhan waktunya berbeda.
Kalau tim hanya mengikuti urutan pesanan masuk, barang yang lebih mendesak justru berisiko tertunda.
Karena itu, sebelum menentukan urutan pengiriman, kumpulkan informasi tentang kapan barang dibutuhkan, apakah penerima sudah siap, dan apakah ada pekerjaan lain yang bergantung pada kedatangan barang tersebut.
4 Hal yang Bisa Dijadikan Pertimbangan
1. Kapan barang benar-benar dibutuhkan?
Mulailah dengan menanyakan tanggal barang harus tersedia di lokasi tujuan. Bedakan antara tanggal yang diharapkan dan tanggal yang memang berkaitan dengan kegiatan penting.
Informasi ini membantu tim memahami pesanan mana yang perlu mendapatkan perhatian lebih awal.
2. Apa dampaknya jika barang terlambat?
Tidak semua keterlambatan memiliki dampak yang sama. Ada barang yang masih bisa menunggu, tetapi ada pula yang diperlukan untuk melanjutkan pekerjaan atau memenuhi kebutuhan pelanggan.
Catat dampak tersebut agar keputusan tidak hanya didasarkan pada perkiraan.
3. Apakah barang dan informasi pengirimannya sudah siap?
Pesanan yang mendesak belum tentu bisa langsung diproses jika data barang, alamat tujuan, atau informasi lain masih belum lengkap.
Periksa kesiapan setiap pesanan sebelum memasukkannya ke dalam urutan pengiriman. Dengan begitu, tim bisa mengetahui mana yang dapat diproses dan mana yang masih membutuhkan tindak lanjut.
4. Apakah jadwal pengirimannya memungkinkan?
Setelah mengetahui prioritas kebutuhan, periksa layanan dan jadwal yang tersedia untuk masing-masing tujuan. Jangan menganggap semua rute memiliki jadwal atau waktu pengiriman yang sama.
Untuk pengiriman cargo antarkota dan antarpulau, informasi jadwal perlu dikonfirmasi berdasarkan rute serta kondisi pengiriman yang sebenarnya.
Buat Daftar Prioritas yang Mudah Dipahami Semua Tim
Kamu tidak harus menggunakan sistem yang rumit untuk memulainya. Spreadsheet sederhana sudah bisa membantu selama semua bagian menggunakan informasi yang sama.
Contohnya seperti berikut.
| Pesanan | Kebutuhan | Kondisi | Tindak lanjut |
|---|---|---|---|
| Pesanan A | Dibutuhkan besok | Data lengkap | Konfirmasi jadwal segera |
| Pesanan B | Dibutuhkan minggu depan | Data lengkap | Atur sesuai jadwal |
| Pesanan C | Belum ada tanggal pasti | Alamat perlu dikonfirmasi | Lengkapi informasi |
Tabel tersebut hanya contoh pengelompokan internal. Urutan sebenarnya tetap perlu disesuaikan dengan tanggal kebutuhan, kesiapan barang, ketersediaan layanan, dan hasil konfirmasi pengiriman.
Supaya lebih mudah dipantau, tambahkan kolom penanggung jawab dan tanggal pembaruan terakhir. Dengan begitu, anggota tim bisa mengetahui siapa yang perlu dihubungi tanpa harus menanyakan ulang dari awal.
Hubungkan Prioritas dengan Rencana Stok
Urutan pengiriman juga berkaitan dengan kondisi persediaan di tempat tujuan. Jika bisnis rutin mengirim barang ke beberapa lokasi, informasi stok dapat membantu menentukan kebutuhan mana yang perlu ditangani lebih dahulu.
Misalnya, satu cabang masih memiliki persediaan untuk beberapa hari, sedangkan cabang lain mulai kehabisan barang yang sering digunakan. Informasi tersebut bisa menjadi bahan pertimbangan saat menyusun rencana pengiriman berikutnya.
Namun, jangan hanya mengandalkan perkiraan stok. Gunakan catatan persediaan yang terbaru dan komunikasikan perubahan kebutuhan kepada tim terkait.
Baca juga:
- Cara Menyiapkan Data Barang agar Estimasi Ongkir Lebih Akurat
- Jasa Pengiriman Stok Minimarket dan Toko ke Indonesia Timur
Jangan Lupa Memperhitungkan Waktu Pengiriman
Setelah urutan kebutuhan ditentukan, langkah berikutnya adalah menyesuaikan rencana dengan proses pengiriman. Barang yang harus tersedia dalam waktu dekat sebaiknya tidak baru diproses ketika batas waktu sudah terlalu dekat.
Untuk cargo yang menggunakan jalur laut, pengirim juga perlu memperhatikan batas penerimaan barang atau cut-off. Jadwal keberangkatan kapal dan batas penerimaan cargo merupakan dua hal yang berbeda.
Karena itu, pastikan informasi tersebut sudah dikonfirmasi sebelum menetapkan target kedatangan kepada tim atau pelanggan.
Baca juga:
Evaluasi Setelah Pengiriman Selesai
Menentukan prioritas tidak berhenti ketika barang sudah diberangkatkan. Setelah proses selesai, luangkan waktu untuk melihat apakah urutan yang dibuat sebelumnya sudah sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Periksa pesanan mana yang berjalan sesuai rencana, informasi apa yang terlambat diterima, dan bagian mana yang membuat tim harus mengubah jadwal.
Hasil evaluasi ini bisa digunakan untuk memperbaiki perencanaan pada periode berikutnya. Jika masalah yang sama berulang, mungkin bisnis perlu memperbarui alur komunikasi atau menetapkan batas waktu pengumpulan data pesanan.
Kesimpulan
Ketika banyak pesanan harus dikirim dalam waktu berdekatan, menentukan prioritas bukan sekadar memilih barang yang paling cepat disiapkan. Bisnis perlu mempertimbangkan kapan barang dibutuhkan, dampak keterlambatan, kesiapan informasi, dan jadwal pengiriman yang tersedia.
Dengan daftar prioritas yang jelas dan komunikasi antartim yang teratur, keputusan pengiriman bisa dibuat dengan lebih terarah. Pekerjaan pun lebih mudah dipantau tanpa harus menganggap semua pesanan sebagai keadaan darurat.