Halo, pernah merasa sudah sering mengirim barang, tetapi saat ingin mengecek pengiriman bulan lalu malah harus membuka banyak chat dan mencari satu per satu bukti transaksi? Hal seperti ini cukup merepotkan, apalagi kalau pengiriman dilakukan berkali-kali untuk kebutuhan usaha.
Padahal, setiap pengiriman menyimpan informasi yang bisa berguna untuk kegiatan bisnis. Mulai dari tujuan pengiriman, jenis barang, biaya, sampai catatan kendala yang pernah terjadi. Kalau semuanya hanya tersimpan di percakapan atau ingatan, informasi tersebut akan lebih sulit ditemukan ketika dibutuhkan.
Karena itu, membuat catatan pengiriman barang bisa menjadi kebiasaan sederhana yang membantu kegiatan operasional lebih tertata.
Kenapa Catatan Pengiriman Perlu Disimpan?
Bagi pemilik usaha, pengiriman bukan hanya kegiatan mengirim barang ke pelanggan atau cabang. Ada informasi yang perlu diketahui kembali, misalnya berapa kali pengiriman dilakukan dalam satu bulan, tujuan mana yang paling sering menerima barang, dan apakah ada kendala yang perlu diperhatikan.
Catatan yang tersusun dengan baik membantu kamu menemukan informasi tersebut tanpa harus mengumpulkan ulang data dari berbagai sumber.
Catatan ini juga berguna ketika ada pertanyaan mengenai pengiriman sebelumnya. Kamu bisa melihat informasi yang tersedia terlebih dahulu sebelum menghubungi pihak terkait untuk meminta konfirmasi lebih lanjut.
Informasi Apa Saja yang Perlu Dicatat?
Tidak perlu membuat dokumen yang rumit. Kamu bisa mulai dengan tabel sederhana menggunakan spreadsheet.
Beberapa informasi yang dapat dimasukkan antara lain:
- Tanggal pengiriman — kapan barang diserahkan untuk diproses.
- Nomor referensi — nomor resi atau identitas pengiriman jika tersedia.
- Jenis dan jumlah barang — agar isi pengiriman mudah dikenali.
- Kota asal dan tujuan — untuk mengetahui arah distribusi barang.
- Biaya pengiriman — sesuai informasi biaya yang telah dikonfirmasi.
- Status terakhir — misalnya sedang diproses, dalam perjalanan, atau sudah diterima berdasarkan informasi yang tersedia.
- Catatan tambahan — untuk mencatat perubahan informasi atau hal yang perlu ditindaklanjuti.
Sesuaikan kolomnya dengan kebutuhan usaha. Jika pengiriman masih sedikit, tabel sederhana sudah cukup. Kalau jumlahnya semakin banyak, kamu bisa menambahkan kategori atau filter agar pencarian lebih mudah.
Jangan Hanya Mencatat, Perbarui Informasinya
Catatan yang lengkap tetap perlu diperbarui. Misalnya, ketika status pengiriman berubah atau ada informasi baru dari pihak ekspedisi, sesuaikan catatan tersebut dengan informasi terbaru yang sudah dikonfirmasi.
Hindari menulis perkiraan sebagai fakta. Jika waktu kedatangan belum dipastikan, tulis bahwa informasinya masih menunggu konfirmasi. Cara ini membantu tim membedakan antara informasi yang sudah jelas dan hal yang masih perlu ditindaklanjuti.
Agar lebih mudah digunakan bersama, tentukan juga siapa yang bertanggung jawab memperbarui data. Dengan begitu, tidak ada beberapa versi catatan berbeda yang membuat tim bingung.
Gunakan Catatan untuk Evaluasi Pengiriman
Setelah data terkumpul selama beberapa waktu, kamu bisa mulai melihat pola pengiriman yang terjadi.
Contohnya, kamu dapat membandingkan biaya pengiriman untuk tujuan tertentu, melihat seberapa sering pengiriman dilakukan, atau mengidentifikasi kendala yang berulang. Hasilnya bisa menjadi bahan evaluasi saat menyusun kebutuhan operasional berikutnya.
Namun, pastikan perbandingan dilakukan dengan data yang sesuai. Biaya pengiriman, misalnya, perlu dilihat bersama informasi berat, dimensi, tujuan, dan jenis layanan. Angka biaya saja belum tentu cukup untuk menjelaskan perbedaan antarpengiriman.
Kalau ingin memperkirakan biaya dengan data yang lebih lengkap, kamu juga bisa membaca panduan menyiapkan data barang agar estimasi ongkir lebih akurat.
Simpan Bukti dan Catatan di Tempat yang Mudah Dicari
Selain tabel, simpan juga dokumen pendukung yang berkaitan dengan pengiriman, seperti konfirmasi biaya, bukti penyerahan, atau percakapan penting. Beri nama file secara konsisten, misalnya menggunakan tanggal dan nomor referensi pengiriman.
Pastikan akses dokumen hanya diberikan kepada orang yang membutuhkannya, terutama jika berisi nama, nomor telepon, atau alamat penerima.
Jika suatu saat perlu menelusuri proses pengiriman, catatan dan dokumen pendukung dapat membantu kamu memahami informasi yang sudah tersedia. Untuk mengetahui gambaran proses setelah barang diserahkan kepada ekspedisi, kamu dapat melihat penjelasan tentang apa yang terjadi pada cargo setelah diserahkan ke ekspedisi.
Informasi lain yang juga berguna untuk perencanaan adalah mengenal cut-off cargo dan batas penerimaan barang, terutama ketika pengiriman perlu disesuaikan dengan jadwal keberangkatan.
Mulai dari Cara yang Paling Sederhana
Membuat catatan pengiriman tidak harus menunggu bisnis berkembang besar. Justru, kebiasaan ini lebih mudah diterapkan ketika jumlah pengiriman masih bisa dikelola dengan sederhana.
Mulailah dengan satu tabel, isi informasi penting secara konsisten, lalu perbarui setiap kali ada perubahan yang sudah dikonfirmasi. Setelah berjalan beberapa waktu, kamu bisa menilai kolom mana yang benar-benar dibutuhkan dan bagian mana yang perlu diperbaiki.
Dengan pencatatan yang rapi, informasi pengiriman lebih mudah ditelusuri dan evaluasi operasional bisa dilakukan berdasarkan data, bukan sekadar ingatan.