Bayangkan kamu sedang menyiapkan kebutuhan promosi untuk pembukaan toko, tetapi bahan cetakannya masih berada di kota lain. Spanduk, poster, katalog, atau materi promosi lainnya belum tersedia, padahal semuanya dibutuhkan untuk mendukung kegiatan bisnis.
Dalam situasi seperti ini, persiapan pengiriman sebaiknya tidak dilakukan mendadak. Selain menentukan kapan barang perlu dikirim, kamu juga perlu memastikan jenis bahan, jumlah, dan kondisi kemasannya sudah sesuai.
Supaya kebutuhan percetakan lebih siap saat dikirim, ada beberapa hal yang bisa diperhatikan sejak awal.
1. Kelompokkan Bahan Berdasarkan Jenisnya
Bahan percetakan bisa memiliki bentuk dan karakteristik yang berbeda. Poster mungkin berupa lembaran, spanduk dapat digulung, sedangkan katalog atau brosur biasanya dikemas dalam tumpukan.
Kelompokkan barang berdasarkan jenis, ukuran, dan jumlahnya. Cara ini memudahkan kamu memastikan semua kebutuhan sudah masuk dalam daftar pengiriman.
Jika satu pesanan terdiri dari beberapa jenis materi promosi, buat daftar sederhana agar tidak ada kelompok barang yang terlewat ketika persiapan dilakukan.
2. Perhatikan Bentuk dan Kondisi Bahan Cetak
Tidak semua bahan cetak bisa dikemas dengan cara yang sama. Kertas dalam jumlah banyak perlu dijaga agar tidak terlipat atau terkena kelembapan, sedangkan bahan berukuran panjang perlu disesuaikan dengan bentuk kemasannya.
Sebelum packing, periksa kondisi permukaan dan sudut bahan cetak. Pastikan kemasan dapat membantu melindungi barang dari debu, gesekan, atau tekanan yang mungkin terjadi selama penanganan.
Jika kamu masih mempertimbangkan bahan pelindung yang sesuai, kamu bisa membaca panduan memilih bahan packing untuk cargo laut.
3. Pastikan Jumlah Barang Sesuai dengan Kebutuhan
Jumlah bahan percetakan sering kali ditentukan berdasarkan kebutuhan kegiatan tertentu. Misalnya, materi promosi untuk beberapa cabang toko atau perlengkapan acara yang akan berlangsung pada tanggal berbeda.
Sebelum barang dikirim, cocokkan jumlah yang sudah selesai dicetak dengan daftar kebutuhan. Jika ada materi yang masih dalam proses produksi, pisahkan informasi tersebut agar tidak dianggap sudah termasuk dalam pengiriman.
Apabila barang akan dikirim ke beberapa lokasi, pastikan setiap kelompok memiliki identitas tujuan yang jelas. Hal ini membantu mengurangi kebingungan ketika barang perlu dipisahkan berdasarkan penerimanya.
4. Hitung Ukuran Kemasan Sebelum Meminta Estimasi
Bahan percetakan tidak selalu berat, tetapi beberapa jenis kemasan dapat memerlukan ruang yang cukup besar. Gulungan berukuran panjang atau paket dengan dimensi lebar perlu diukur setelah packing selesai.
Catat berat aktual serta panjang, lebar, dan tinggi setiap kemasan. Informasi tersebut dapat digunakan untuk membantu penyedia jasa memeriksa kebutuhan pengiriman dan memberikan estimasi sesuai ketentuan yang berlaku.
Untuk memahami lebih lanjut tentang perhitungan dimensi, kamu bisa melihat panduan cara menghitung volume barang untuk pengiriman cargo.
5. Sesuaikan Jadwal Pengiriman dengan Tanggal Penggunaan
Materi promosi biasanya memiliki tanggal penggunaan yang sudah ditentukan, seperti jadwal pembukaan toko, pameran, atau peluncuran produk. Karena itu, tentukan kapan barang harus tersedia di lokasi tujuan sebelum memilih jadwal pengiriman.
Jangan hanya berpatokan pada tanggal keberangkatan. Perhatikan juga estimasi perjalanan dan waktu yang mungkin dibutuhkan untuk proses penanganan maupun distribusi lanjutan.
Jika pengiriman menggunakan jalur laut, jadwal keberangkatan dan batas penerimaan barang perlu dikonfirmasi terlebih dahulu. Kamu dapat membaca penjelasan mengenai cut-off cargo dan kaitannya dengan jadwal keberangkatan.
6. Periksa Kembali Informasi Sebelum Barang Dikirim
Sebelum barang diserahkan kepada pihak ekspedisi, periksa kembali beberapa informasi penting:
- Jenis dan jumlah bahan percetakan.
- Berat dan dimensi setelah packing.
- Jumlah koli yang akan dikirim.
- Kota asal dan tujuan.
- Nama serta kontak penerima.
- Tanggal barang dibutuhkan.
- Informasi penanganan khusus jika diperlukan.
Jika ada perubahan jumlah atau ukuran kemasan, perbarui datanya sebelum meminta konfirmasi akhir. Informasi yang sesuai dengan kondisi sebenarnya membantu proses pengecekan menjadi lebih jelas.
Pengiriman yang Dipersiapkan Lebih Awal Membantu Kegiatan Usaha
Bahan percetakan sering berkaitan dengan jadwal promosi dan kegiatan bisnis. Karena itu, pengirimannya perlu direncanakan dengan mempertimbangkan kondisi barang, jumlah kebutuhan, ukuran kemasan, dan waktu penggunaan.
Tidak harus menunggu sampai semua pekerjaan hampir selesai untuk mulai menyiapkan pengiriman. Dengan membuat daftar kebutuhan, memeriksa kemasan, dan mengonfirmasi jadwal lebih awal, kamu bisa membantu mengurangi persiapan yang terburu-buru.
Mulailah dari informasi yang paling penting, lalu pastikan semuanya sudah sesuai sebelum barang diberangkatkan.