Pernah nggak, gudang sudah menunggu barang untuk kebutuhan operasional, tetapi barang yang datang ternyata belum lengkap? Situasi seperti ini bisa terjadi ketika pengiriman melibatkan banyak koli, beberapa jenis barang, atau proses distribusi yang tidak berlangsung sekaligus.
Bagi perusahaan dan pelaku usaha, kondisi tersebut perlu ditangani dengan pencatatan yang rapi. Tujuannya bukan sekadar mengetahui barang sudah sampai, tetapi juga memastikan barang yang diterima sesuai dengan kebutuhan dan bisa segera digunakan.
Jangan Langsung Menganggap Semua Barang Sudah Diterima
Ketika cargo tiba di gudang, hal pertama yang perlu dilakukan adalah mencocokkan barang yang datang dengan catatan pengiriman. Periksa jumlah koli, jenis barang, serta informasi yang tercantum pada dokumen terkait.
Misalnya, sebuah perusahaan memesan perlengkapan operasional dalam 15 koli. Jika pada saat penerimaan baru ada 10 koli, petugas gudang perlu mencatat jumlah yang benar-benar diterima. Dengan begitu, lima koli lainnya tidak langsung dianggap sudah masuk ke persediaan.
Pencatatan sederhana ini membantu tim gudang, bagian pembelian, dan bagian operasional menggunakan informasi yang sama. Jika ditemukan perbedaan jumlah atau kondisi barang, informasi tersebut juga lebih mudah ditelusuri.
Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer
Pisahkan Barang yang Sudah Diterima dan yang Masih Ditunggu
Gudang yang menangani banyak kiriman sebaiknya memiliki pencatatan status penerimaan. Tidak harus menggunakan sistem yang rumit. Spreadsheet sederhana pun bisa membantu selama informasinya diperbarui secara konsisten.
Beberapa informasi yang bisa dicatat antara lain:
- Nama atau jenis barang yang diterima.
- Jumlah koli sesuai catatan dan jumlah aktual.
- Tanggal barang diterima.
- Kondisi barang saat pemeriksaan.
- Status penerimaan, misalnya lengkap atau masih menunggu kekurangan.
Dengan pencatatan tersebut, tim tidak perlu terus-menerus memeriksa ulang seluruh barang hanya untuk mengetahui mana yang sudah masuk. Informasi ini juga membantu ketika beberapa bagian perusahaan membutuhkan barang yang sama.
Sesuaikan Penerimaan dengan Kebutuhan Operasional
Tidak semua barang yang datang harus langsung digunakan. Ada barang yang perlu diperiksa terlebih dahulu, ada yang harus disimpan, dan ada pula yang dibutuhkan segera untuk kegiatan operasional.
Karena itu, penempatan barang sebaiknya disesuaikan dengan fungsi dan kebutuhan penggunaannya. Barang yang menunggu pemeriksaan dapat dipisahkan dari barang yang sudah dinyatakan sesuai. Cara ini membantu mengurangi risiko barang tertukar atau digunakan sebelum proses penerimaan selesai.
Untuk usaha yang memasok banyak toko atau lokasi, pencatatan penerimaan juga perlu disesuaikan dengan tujuan masing-masing barang.
Baca juga: Jasa Pengiriman Stok Minimarket dan Toko ke Indonesia Timur
Komunikasikan Kebutuhan Barang Sejak Awal
Jika ada barang yang dibutuhkan pada tanggal tertentu, sampaikan kebutuhan tersebut kepada pihak terkait sejak awal. Informasi mengenai jenis barang, jumlah, tujuan, dan waktu penggunaan akan membantu proses perencanaan pengiriman maupun penerimaan.
Untuk pengiriman cargo jarak jauh, perencanaan waktu perlu memperhatikan rute, jadwal keberangkatan, serta proses distribusi menuju lokasi akhir. Waktu kedatangan tetap perlu dikonfirmasi berdasarkan informasi pengiriman yang tersedia, bukan sekadar perkiraan internal gudang.
Pembahasan mengenai waktu pengiriman juga bisa menjadi pertimbangan saat usaha menyusun rencana persediaan.
Baca juga: Kirim Stok Toko ke Maluku Menjelang Akhir Tahun: Cara Menentukan Waktu Pengiriman
Penerimaan Cargo yang Rapi Membantu Pekerjaan Lebih Terarah
Barang yang tiba bertahap bukan berarti kegiatan gudang harus ikut berantakan. Dengan pencatatan yang jelas, pemeriksaan jumlah koli, dan komunikasi antarbagian, perusahaan dapat mengetahui kondisi penerimaan barang secara lebih akurat.
Hal sederhana seperti memperbarui status barang setiap kali ada penerimaan bisa membantu tim menentukan pekerjaan berikutnya. Dengan begitu, barang yang sudah tersedia dapat segera diproses, sementara barang yang belum lengkap tetap terpantau.
Pada akhirnya, pengelolaan cargo tidak berhenti ketika barang tiba di gudang. Proses penerimaan yang tertata juga menjadi bagian penting agar kegiatan operasional berjalan sesuai kebutuhan.