Hai, pernah nggak kamu menerima kiriman barang, tetapi kondisi kardusnya sudah tidak serapi saat pertama kali dikemas? Ada bagian yang penyok, sudut kemasan tertekan, atau permukaannya terlihat berubah bentuk.
Situasi seperti ini tentu bisa membuat penerima bertanya-tanya, apakah barang di dalamnya masih dalam kondisi baik atau justru ikut terdampak. Namun, kemasan yang penyok tidak selalu berarti barang di dalamnya rusak. Hal terpenting adalah memeriksa kondisi kiriman dengan teliti sebelum melanjutkan proses penerimaan.
Jangan Langsung Membuang Kemasan
Ketika melihat kemasan berubah bentuk, sebaiknya jangan buru-buru membuang kardus, pelindung, atau bahan pembungkus lainnya. Kemasan tersebut bisa membantu menunjukkan bagian yang mengalami tekanan selama proses pengiriman.
Perhatikan bagian luar secara menyeluruh. Periksa apakah hanya ada penyok ringan atau terdapat tanda lain, seperti kemasan robek, bagian terbuka, segel berubah, maupun bekas basah.
Jika ditemukan kondisi yang tidak biasa, ambil foto dari beberapa sudut. Dokumentasikan bagian yang bermasalah sebelum kemasan dibuka agar kondisi awal barang saat diterima tetap tercatat.
Periksa Barang dengan Hati-Hati
Setelah kondisi luar didokumentasikan, lakukan pemeriksaan sesuai karakter barang. Buka kemasan secara hati-hati dan hindari menggunakan alat pemotong terlalu dalam karena dapat mengenai barang di dalamnya.
Untuk barang yang mudah pecah, perhatikan apakah ada bagian yang retak atau pecah. Sementara itu, untuk perlengkapan usaha, peralatan, atau barang dengan beberapa komponen, cocokkan jumlah dan kondisi komponennya dengan catatan pengiriman.
Jika barang menggunakan pelindung tambahan, periksa apakah pelindung tersebut bergeser atau mengalami kerusakan. Jangan langsung menyimpulkan bahwa barang aman hanya karena bagian luarnya terlihat utuh.
Pemeriksaan ini juga menjadi alasan mengapa cara pengemasan perlu disesuaikan dengan jenis barang dan kondisi perjalanan.
Baca juga: Cara Packing Barang Pecah Belah untuk Cargo Laut Jarak Jauh untuk memahami pentingnya perlindungan pada bagian barang yang rentan.
Catat Perbedaan yang Ditemukan
Kalau ternyata ada kerusakan atau jumlah barang tidak sesuai, buat catatan yang jelas. Hindari hanya menulis keterangan seperti “barang rusak” tanpa menjelaskan bagian yang terdampak.
Informasi yang bisa dicatat antara lain:
- Nama atau jenis barang yang diperiksa.
- Jumlah koli yang diterima.
- Kondisi kemasan saat tiba.
- Bagian barang yang ditemukan bermasalah.
- Foto kemasan dan barang sebagai dokumentasi.
- Waktu penerimaan serta informasi pengiriman yang tersedia.
Catatan tersebut membantu pihak terkait memahami kondisi yang dilaporkan tanpa harus menebak-nebak. Simpan juga dokumen pengiriman dan kemasan sampai proses pemeriksaan selesai jika masih diperlukan.
Segera Sampaikan kepada Pihak Terkait
Jika ditemukan kerusakan, segera hubungi pihak pengiriman atau penjual sesuai jalur komunikasi yang berlaku. Sampaikan kondisi barang berdasarkan hasil pemeriksaan dan lampirkan dokumentasi yang sudah dibuat.
Tanyakan pula langkah selanjutnya yang perlu dilakukan. Apabila ada prosedur pelaporan atau batas waktu pengajuan klaim, ikuti ketentuan yang berlaku pada layanan terkait.
Jangan langsung menganggap setiap kerusakan pasti disebabkan oleh proses pengiriman. Dokumentasi dan pemeriksaan diperlukan agar kondisi barang bisa ditelusuri dengan lebih jelas.
Baca juga: Kesalahan Packing yang Paling Sering Menyebabkan Barang Rusak untuk mengetahui beberapa hal dalam proses pengemasan yang perlu diperhatikan sebelum barang diberangkatkan.
Kenapa Pemeriksaan Saat Penerimaan Itu Penting?
Dalam pengiriman cargo, barang bisa melalui beberapa tahap penanganan sebelum mencapai alamat tujuan. Karena itu, pemeriksaan saat penerimaan menjadi salah satu langkah penting untuk mengetahui kondisi barang setelah perjalanan.
Pemeriksaan yang dilakukan dengan teliti membantu penerima membedakan antara kemasan yang mengalami perubahan bentuk dan kerusakan yang benar-benar terjadi pada barang. Selain itu, catatan yang lengkap mempermudah komunikasi apabila diperlukan pemeriksaan lanjutan.
Bagi perusahaan yang rutin menerima barang dalam jumlah banyak, proses ini sebaiknya menjadi bagian dari prosedur penerimaan. Petugas dapat menggunakan daftar pemeriksaan sederhana agar setiap kiriman diperiksa dengan cara yang konsisten.
Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer untuk memahami tahapan pengiriman barang dari persiapan hingga diterima oleh penerima.
Teliti Sebelum Menyatakan Barang Diterima dengan Baik
Kemasan penyok memang belum tentu menandakan kerusakan pada barang. Namun, kondisi tersebut tetap perlu diperhatikan agar tidak ada masalah yang terlewat saat penerimaan.
Mulai dari mendokumentasikan kemasan, memeriksa isi kiriman, mencatat temuan, hingga menghubungi pihak terkait jika diperlukan. Langkah-langkah sederhana ini membantu proses penerimaan cargo menjadi lebih tertata dan memudahkan penelusuran apabila muncul perbedaan kondisi barang.