Halo, Sobat Logistik! Dalam sebuah proyek, tidak semua material selalu siap dikirim pada waktu yang bersamaan. Ada barang yang baru selesai diproduksi, ada yang masih menunggu proses pengemasan, dan ada pula yang harus disiapkan lebih dahulu karena dibutuhkan untuk tahap pekerjaan tertentu.

Ketika material dikirim secara bertahap, tantangannya bukan hanya memastikan barang sampai ke lokasi proyek. Setiap kiriman juga perlu dicatat dengan jelas supaya tim di lapangan tahu barang mana yang sudah datang, mana yang masih ditunggu, dan material apa yang belum tersedia.

Kalau pencatatannya kurang rapi, pekerjaan bisa terganggu karena tim kesulitan mencocokkan barang yang diterima dengan kebutuhan proyek. Berikut beberapa hal yang bisa dipersiapkan agar pengiriman material secara bertahap lebih terorganisasi.

Pisahkan Daftar Barang Berdasarkan Tahap Pekerjaan

Sebelum mengatur pengiriman, buat daftar material berdasarkan kebutuhan proyek. Jangan hanya menggabungkan seluruh barang ke dalam satu daftar tanpa keterangan kapan barang tersebut diperlukan.

Misalnya, proyek pembangunan membutuhkan rangka, panel, perlengkapan instalasi, dan sejumlah alat pendukung. Material yang dibutuhkan pada tahap awal dapat dipisahkan dari barang yang baru digunakan ketika pekerjaan memasuki tahap berikutnya.

Pengelompokan ini membantu tim pengadaan menentukan barang mana yang perlu diprioritaskan. Selain itu, pengelola proyek bisa memeriksa apakah material yang sudah tersedia cukup untuk melanjutkan pekerjaan sesuai rencana.

Berikan Kode atau Label pada Setiap Kiriman

Ketika material dikirim dalam beberapa kelompok, berikan identitas yang mudah dikenali pada setiap kelompok barang. Label bisa memuat nama proyek, nomor kelompok pengiriman, jenis material, dan jumlah koli.

Sebagai contoh, material untuk tahap pertama dapat diberi kode K-01, sedangkan kiriman berikutnya menggunakan kode K-02. Kode tersebut perlu dicatat dalam daftar pengiriman agar tim di gudang asal dan lokasi proyek menggunakan acuan yang sama.

Pastikan label tetap mudah dibaca dan tidak menutupi informasi penting pada kemasan. Jika satu kiriman terdiri dari beberapa jenis material, buat daftar isi yang menunjukkan barang apa saja yang termasuk di dalamnya.

Cara sederhana ini membantu mengurangi kebingungan saat beberapa kiriman tiba dalam periode yang berdekatan.

Cocokkan Jumlah Barang Sebelum Diberangkatkan

Jangan menunggu sampai barang tiba di lokasi proyek untuk mengetahui apakah jumlahnya sudah sesuai. Sebelum material diserahkan untuk pengiriman, cocokkan jumlah fisik dengan daftar yang telah disiapkan.

Periksa jenis barang, jumlah koli, serta kondisi kemasan. Jika ada barang yang belum siap, catat sebagai bagian dari kiriman berikutnya daripada membiarkannya tercampur dengan data barang yang sudah diberangkatkan.

Informasi berat dan dimensi juga perlu diperbarui jika ada perubahan setelah pengemasan. Data yang sesuai dengan kondisi aktual membantu proses pemeriksaan kebutuhan pengiriman.

Baca juga: Cara Menyiapkan Data Barang agar Estimasi Ongkir Lebih Akurat untuk memahami informasi yang sebaiknya disiapkan sebelum meminta estimasi biaya.

Sesuaikan Jadwal Kiriman dengan Kebutuhan di Lapangan

Material yang datang terlalu awal dapat memenuhi ruang penyimpanan, sedangkan barang yang belum tersedia ketika dibutuhkan bisa menghambat pekerjaan. Karena itu, jadwal pengiriman perlu disusun berdasarkan urutan pekerjaan dan kesiapan lokasi penerima.

Diskusikan kebutuhan material dengan penanggung jawab proyek. Pastikan kapan barang harus tersedia, apakah lokasi memiliki ruang penyimpanan yang memadai, dan siapa yang akan menerima kiriman.

Untuk pengiriman jarak jauh, perhitungkan pula tahapan perjalanan dan jadwal keberangkatan yang berlaku. Waktu kedatangan sebaiknya dikonfirmasi kepada penyedia jasa berdasarkan rute serta kondisi operasional, bukan hanya mengikuti tanggal yang diharapkan oleh tim proyek.

Pastikan Lokasi Proyek Siap Menerima Material

Sebelum barang diberangkatkan, pastikan lokasi penerima dapat menangani material yang akan datang. Hal ini terutama penting untuk barang berukuran besar, material berbentuk lembaran, atau muatan yang membutuhkan ruang khusus untuk penurunan.

Tentukan siapa yang bertanggung jawab memeriksa barang dan pastikan nomor kontaknya aktif. Jika diperlukan alat bantu bongkar muat, konfirmasikan ketersediaannya sebelum jadwal penerimaan.

Kesiapan tersebut membantu mengurangi risiko barang tiba ketika lokasi belum bisa menerima atau memindahkan material ke tempat penyimpanan.

Untuk proyek yang berada di wilayah dengan akses distribusi lebih menantang, perencanaan lokasi tujuan perlu dilakukan sejak awal.

Baca juga: Kirim Barang Proyek ke Papua Pegunungan: Tantangan Distribusi yang Perlu Dipahami sebagai referensi mengenai hal-hal yang perlu diperhatikan ketika menyiapkan distribusi material menuju lokasi proyek.

Perbarui Status Setiap Kali Ada Kiriman

Setiap kali barang diberangkatkan atau diterima, perbarui catatan pengiriman. Tidak perlu menggunakan sistem yang rumit; spreadsheet sederhana dapat digunakan selama informasinya konsisten dan mudah diakses oleh pihak yang berkepentingan.

Beberapa status yang dapat digunakan antara lain:

• Disiapkan: barang masih dalam proses persiapan.
• Siap dikirim: pemeriksaan barang sudah dilakukan.
• Dalam perjalanan: barang sudah diberangkatkan.
• Diterima: barang telah diterima dan diperiksa di lokasi tujuan.
• Perlu tindak lanjut: terdapat perbedaan jumlah atau kondisi yang harus diperiksa.

Status tersebut membantu tim melihat perkembangan setiap kelompok material tanpa harus menanyakan ulang seluruh informasi kepada bagian pengadaan.

Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer untuk memahami tahapan pengiriman barang dari persiapan sampai penerimaan.

Catatan yang Rapi Membantu Proyek Tetap Terarah

Pengiriman material secara bertahap dapat menjadi pilihan yang sesuai dengan kebutuhan proyek, selama setiap kiriman direncanakan dan dicatat dengan jelas. Pemisahan daftar barang, penggunaan label, pemeriksaan jumlah, serta pembaruan status membantu tim mengetahui posisi setiap material.

Sebelum mengatur pengiriman, pastikan data barang, lokasi tujuan, dan kebutuhan waktunya sudah disiapkan. Dengan informasi yang lebih tertata, koordinasi antara gudang, pengadaan, penyedia jasa pengiriman, dan tim lapangan dapat berjalan lebih mudah.