Saat perusahaan memiliki beberapa gudang, toko, atau kantor cabang, memeriksa inventaris bisa menjadi pekerjaan yang cukup menyita waktu. Barang yang tercatat di sistem belum tentu berada di lokasi yang sama seperti sebelumnya, terutama jika ada perpindahan untuk memenuhi kebutuhan operasional.
Masalahnya, perbedaan catatan dan kondisi nyata sering baru diketahui ketika perusahaan melakukan pemeriksaan persediaan. Akibatnya, tim perlu mencari barang, memeriksa ulang dokumen, atau meminta konfirmasi dari lokasi lain.
Supaya pemeriksaan inventaris lebih terarah, prosesnya bisa dimulai dengan membenahi pencatatan dan memastikan setiap lokasi menggunakan informasi yang konsisten.
1. Gunakan Format Pencatatan yang Sama
Jika setiap cabang menggunakan format pencatatan sendiri, proses penggabungan data bisa menjadi lebih rumit. Ada yang mencatat berdasarkan nama barang, sementara lokasi lain menggunakan kode produk atau istilah yang berbeda.
Untuk mengurangi kebingungan, tentukan format pencatatan yang digunakan bersama. Informasinya dapat mencakup nama barang, kode inventaris, jumlah, kondisi, dan lokasi penyimpanan.
Pastikan setiap cabang memahami cara mengisi data tersebut. Dengan format yang seragam, perusahaan akan lebih mudah membandingkan catatan antar lokasi tanpa harus menafsirkan ulang setiap daftar.
2. Tentukan Jadwal Pemeriksaan untuk Setiap Lokasi
Memeriksa seluruh lokasi sekaligus tidak selalu memungkinkan, terutama jika perusahaan memiliki banyak cabang dengan aktivitas operasional yang berbeda.
Buat jadwal pemeriksaan berdasarkan kebutuhan dan kondisi masing-masing lokasi. Tentukan siapa yang bertanggung jawab, data apa yang harus disiapkan, serta kapan hasil pemeriksaan perlu diserahkan.
Jika pemeriksaan dilakukan bertahap, catat lokasi yang sudah selesai dan lokasi yang masih menunggu giliran. Cara ini membantu perusahaan memantau kemajuan pemeriksaan tanpa mencampur data dari periode yang berbeda.
3. Cocokkan Catatan dengan Barang yang Benar-Benar Ada
Setelah data tersedia, lakukan pemeriksaan fisik untuk memastikan barang yang tercatat memang ada di lokasi terkait.
Jangan hanya mencocokkan jumlah total. Perhatikan juga identitas barang, kondisi, dan lokasi penyimpanannya. Untuk barang yang memiliki kode inventaris khusus, gunakan kode tersebut sebagai acuan agar unit yang diperiksa tidak tertukar dengan barang serupa.
Jika ditemukan selisih, jangan langsung mengubah catatan agar terlihat sesuai. Tandai perbedaannya terlebih dahulu, kemudian telusuri penyebabnya melalui dokumen atau konfirmasi kepada pihak yang bertanggung jawab.
Dengan begitu, hasil pemeriksaan dapat digunakan sebagai dasar perbaikan data, bukan sekadar penyesuaian angka.
4. Periksa Riwayat Perpindahan Barang
Barang yang tidak ditemukan di lokasi asal belum tentu hilang. Bisa saja barang tersebut pernah dipindahkan untuk kebutuhan cabang lain, digunakan oleh tim berbeda, atau ditempatkan di area penyimpanan sementara.
Karena itu, pemeriksaan inventaris sebaiknya turut memperhatikan riwayat perpindahan barang. Catatan sederhana mengenai tanggal perpindahan, lokasi asal, lokasi tujuan, jumlah, dan pihak yang bertanggung jawab dapat membantu proses penelusuran.
Jika perpindahan barang melibatkan pengiriman antarlokasi, cocokkan catatan inventaris dengan informasi pengiriman dan penerimaan yang tersedia.
Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer
5. Bedakan Barang Siap Digunakan dan Barang yang Perlu Diperiksa
Tidak semua barang yang ditemukan saat pemeriksaan dapat langsung dianggap siap digunakan. Ada barang yang kondisinya perlu diperiksa lebih lanjut, ada yang menunggu perbaikan, dan ada pula yang sedang dipersiapkan untuk dipindahkan.
Catat status tersebut secara terpisah agar laporan inventaris menggambarkan kondisi sebenarnya. Jika barang berada di area penyimpanan yang berbeda, pastikan lokasi tersebut juga tercatat dengan benar.
Pemisahan status akan membantu perusahaan menentukan tindak lanjut tanpa harus memeriksa ulang seluruh inventaris dari awal.
6. Pastikan Data Barang yang Akan Dipindahkan Sudah Lengkap
Jika hasil pemeriksaan menunjukkan barang perlu dipindahkan ke lokasi lain, gunakan data inventaris yang sudah diperiksa sebagai dasar persiapan.
Pastikan nama barang, jumlah, dimensi jika diperlukan, lokasi tujuan, dan informasi penerima sudah tersedia. Periksa juga apakah barang membutuhkan penanganan atau kemasan khusus sesuai karakteristiknya.
Data yang jelas membantu perusahaan menyiapkan informasi untuk kebutuhan pengiriman dan mengurangi risiko perbedaan keterangan antara tim gudang dan pihak yang mengatur transportasi.
Baca juga: Cara Menyiapkan Data Barang agar Estimasi Ongkir Lebih Akurat
7. Buat Rekap Hasil Pemeriksaan
Setelah pemeriksaan selesai, kumpulkan hasil dari setiap lokasi dalam satu rekap. Pisahkan barang yang datanya sudah sesuai dari barang yang masih memiliki selisih atau membutuhkan konfirmasi.
Rekap tersebut dapat digunakan untuk menentukan langkah berikutnya, seperti memperbarui lokasi penyimpanan, menelusuri perpindahan barang, atau menjadwalkan pemeriksaan lanjutan.
Untuk perusahaan yang mengelola stok di banyak toko, pencatatan yang teratur juga membantu tim memahami kebutuhan setiap lokasi sebelum melakukan pengadaan atau pengiriman berikutnya.
Baca juga: Jasa Pengiriman Stok Minimarket dan Toko ke Indonesia Timur
Data Inventaris yang Rapi Memudahkan Pengambilan Keputusan
Pemeriksaan inventaris bukan sekadar menghitung barang yang tersedia. Perusahaan juga perlu memastikan identitas, lokasi, kondisi, dan riwayat perpindahan barang tercatat dengan benar.
Mulailah dengan format data yang seragam, jadwal pemeriksaan yang jelas, dan proses pencocokan antara catatan dengan kondisi fisik. Jika ditemukan perbedaan, telusuri penyebabnya sebelum memperbarui data.
Ketika informasi inventaris lebih tertata, perusahaan akan lebih mudah merencanakan kebutuhan barang, mengawasi perpindahan antar lokasi, dan menyiapkan pengiriman sesuai kebutuhan operasional.