Memindahkan gudang bukan cuma soal mengangkut barang dari satu tempat ke tempat lain. Di balik prosesnya, ada stok yang harus tetap terdata, peralatan yang perlu dipindahkan, serta kegiatan operasional yang sebisa mungkin tidak terganggu terlalu lama.
Kalau persiapannya kurang matang, barang bisa sulit ditemukan setelah tiba di lokasi baru. Tim juga berisiko menghabiskan waktu untuk memilah ulang barang yang sebenarnya sudah bisa langsung ditempatkan sesuai kebutuhan.
Supaya proses pemindahan lebih teratur, ada beberapa hal yang bisa disiapkan sebelum pengiriman dimulai.
1. Tentukan Barang yang Harus Dipindahkan Lebih Dahulu
Tidak semua isi gudang harus dipindahkan dalam urutan yang sama. Ada barang yang dibutuhkan untuk menjalankan operasional harian, ada stok yang masih bisa disimpan sementara, dan ada peralatan yang perlu dipasang kembali sebelum digunakan.
Buat daftar barang berdasarkan fungsi dan prioritas penggunaannya. Misalnya, perlengkapan kerja yang dibutuhkan sejak hari pertama di lokasi baru sebaiknya dibedakan dari barang yang belum akan digunakan.
Pembagian ini membantu tim menentukan urutan persiapan dan mengurangi risiko barang penting justru berada di tumpukan yang belum diperiksa.
2. Catat Stok Sebelum Mulai Mengemas
Sebelum barang dikeluarkan dari lokasi lama, cocokkan jumlah fisik dengan catatan persediaan. Langkah ini penting agar perusahaan memiliki data pembanding saat barang tiba di tempat baru.
Catat nama barang, jumlah, kondisi, dan informasi lokasi penyimpanannya jika diperlukan. Untuk barang yang terdiri dari beberapa bagian, pastikan kelengkapannya ikut diperiksa.
Jangan menunggu sampai semua barang tiba untuk memperbarui catatan. Informasi awal yang rapi akan membantu tim mengetahui barang mana yang sudah dipindahkan dan mana yang masih berada di lokasi lama.
Baca juga: Cara Menyiapkan Data Barang agar Estimasi Ongkir Lebih Akurat
3. Beri Label Berdasarkan Area Tujuan
Gudang baru mungkin memiliki susunan rak, pembagian area, atau alur kerja yang berbeda dari lokasi sebelumnya. Karena itu, label sebaiknya tidak hanya menunjukkan nama barang, tetapi juga membantu tim mengetahui area penempatannya.
Contohnya, barang untuk area penyimpanan suku cadang bisa diberi kode tersendiri, sedangkan perlengkapan administrasi menggunakan kode berbeda. Sesuaikan sistem label dengan denah dan kebutuhan lokasi baru.
Pastikan kode pada kemasan cocok dengan daftar inventaris. Dengan begitu, petugas tidak harus membuka semua kemasan untuk mengetahui barang mana yang perlu ditempatkan di area tertentu.
4. Sesuaikan Cara Packing dengan Jenis Barang
Isi gudang biasanya beragam. Kardus berisi produk, peralatan elektronik, perlengkapan kerja, dan barang berukuran besar tentu tidak selalu membutuhkan perlakuan yang sama.
Pilih perlindungan berdasarkan karakteristik barang, berat, bentuk, serta risiko kerusakannya. Barang yang mudah tergores atau memiliki bagian yang menonjol perlu diperiksa sebelum dikemas. Untuk barang dengan komponen terpisah, simpan dan beri identitas pada bagian-bagiannya agar lebih mudah dicocokkan kembali.
Jangan hanya mengejar jumlah kemasan yang sedikit. Kemasan tetap perlu mendukung keamanan barang selama proses pemindahan dan pengangkutan.
Baca juga: Kesalahan Packing yang Paling Sering Menyebabkan Barang Rusak
5. Atur Jadwal Pemindahan agar Operasional Tetap Berjalan
Jika gudang masih digunakan untuk memenuhi pesanan, pemindahan barang perlu disesuaikan dengan aktivitas bisnis. Memindahkan seluruh stok sekaligus mungkin tidak selalu menjadi pilihan yang tepat.
Pertimbangkan apakah barang dapat dipindahkan bertahap, kapan area lama akan berhenti beroperasi, dan kapan lokasi baru siap menerima barang. Koordinasikan rencana tersebut dengan tim gudang, bagian pembelian, penjualan, dan pihak lain yang berkaitan.
Untuk barang yang dikirim melalui jalur antarpulau, perencanaan juga perlu memperhatikan rute, jadwal keberangkatan, serta proses distribusi menuju tujuan. Konfirmasikan estimasi pengiriman berdasarkan informasi yang tersedia sebelum menetapkan tanggal operasional di lokasi baru.
6. Pastikan Gudang Baru Siap Menerima Barang
Sebelum pengiriman dilakukan, periksa kesiapan lokasi tujuan. Pastikan area bongkar muat dapat digunakan, ruang penyimpanan tersedia, dan ada petugas yang bertanggung jawab menerima barang.
Jika lokasi baru memiliki akses masuk atau jam penerimaan tertentu, sampaikan informasi tersebut kepada pihak yang mengatur pengangkutan.
Persiapan ini sering dianggap sepele, padahal barang yang sudah tiba akan lebih mudah ditangani apabila lokasi tujuan benar-benar siap. Tim juga bisa langsung melakukan pemeriksaan dan penempatan sesuai daftar yang telah dibuat.
Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer
7. Cocokkan Barang Setelah Tiba di Lokasi Baru
Setelah barang diterima, periksa jumlah kemasan dan cocokkan isinya dengan catatan dari lokasi lama. Jangan langsung menganggap seluruh barang sudah lengkap hanya karena semua kemasan terlihat telah tiba.
Catat jika terdapat perbedaan jumlah, kondisi, atau kelengkapan barang. Setelah pemeriksaan selesai, perbarui data lokasi penyimpanan agar tim dapat menemukan barang tanpa harus mencari satu per satu.
Pemeriksaan ini juga membantu perusahaan memastikan perlengkapan yang dibutuhkan untuk memulai operasional sudah tersedia.
Pemindahan Gudang yang Terencana Membantu Operasional Lebih Tertib
Pindah gudang membutuhkan koordinasi antara pencatatan stok, pengemasan, pengiriman, dan penerimaan di lokasi baru. Jika setiap tahap dilakukan tanpa daftar yang jelas, pekerjaan setelah barang tiba bisa menjadi lebih panjang.
Mulailah dengan menentukan prioritas barang, mencatat persediaan, memberi label, dan memastikan lokasi tujuan siap menerima kiriman. Setelah itu, cocokkan kembali barang yang tiba dengan catatan awal sebelum menempatkannya ke area penyimpanan baru.
Dengan persiapan yang teratur, perusahaan akan lebih mudah mengawasi proses pemindahan dan melanjutkan kegiatan operasional di lokasi baru.