Coba bayangkan gudang sedang menerima barang dari beberapa pemasok dalam waktu berdekatan. Ada barang untuk cabang A, ada pesanan untuk cabang B, dan ada juga kiriman yang harus menunggu instruksi lebih lanjut. Sekilas semuanya terlihat siap dikirim, tetapi kalau penempatannya tercampur, proses pemisahan barang bisa memakan waktu lebih lama.
Situasi seperti ini bisa dialami distributor maupun perusahaan yang mengirim barang ke beberapa lokasi sekaligus. Tantangannya bukan cuma memindahkan barang dari gudang ke kendaraan, tetapi memastikan setiap kiriman sampai ke tujuan yang benar.
Supaya tim gudang tidak perlu membongkar dan memeriksa barang berulang kali, ada beberapa cara sederhana yang bisa diterapkan.
1. Kelompokkan Barang Berdasarkan Tujuan, Bukan Hanya Jenisnya
Barang dengan jenis yang sama belum tentu dikirim ke lokasi yang sama. Misalnya, perusahaan menerima beberapa dus perlengkapan toko. Sebagian ditujukan untuk cabang di Makassar, sedangkan sisanya akan dikirim ke cabang lain.
Kalau semua dus hanya dikelompokkan berdasarkan nama barang, staf gudang masih harus memeriksa ulang tujuan setiap kemasan.
Cobalah membuat area atau kelompok penyimpanan berdasarkan tujuan pengiriman. Jika ruang gudang terbatas, gunakan label yang mudah dibaca untuk membedakan setiap kelompok.
Label tersebut bisa memuat nama penerima, kota tujuan, nomor pesanan, atau kode pengiriman yang digunakan perusahaan. Pastikan informasi pada label sesuai dengan catatan administrasi.
Cara ini membantu staf mengenali kelompok barang tanpa harus membuka setiap kemasan.
2. Buat Daftar Barang untuk Masing-Masing Tujuan
Setelah barang dikelompokkan, siapkan daftar yang menunjukkan barang apa saja yang akan dikirim ke setiap lokasi.
Daftar ini tidak harus rumit. Untuk kebutuhan dasar, perusahaan bisa mencatat nama barang, jumlah unit, jumlah koli, dan tujuan pengiriman.
Contohnya, satu cabang menerima lima koli perlengkapan toko, sedangkan cabang lainnya menerima delapan koli. Dengan pencatatan yang terpisah, tim bisa memeriksa jumlah setiap kelompok sebelum barang dimuat.
Hal yang perlu diperhatikan adalah perubahan data. Jika ada tambahan barang atau pesanan yang dibatalkan, daftar harus diperbarui agar tidak ada barang yang ikut terkirim ke tujuan yang salah.
Baca juga: Bagaimana Cara Membuat Daftar Koli yang Rapi untuk Pengiriman Banyak Barang?
3. Jangan Campurkan Barang yang Belum Mendapat Konfirmasi
Tidak semua barang yang sudah berada di gudang berarti siap diberangkatkan. Ada yang masih menunggu persetujuan, perubahan pesanan, atau kepastian alamat penerima.
Jika barang tersebut diletakkan bersama kelompok yang siap dikirim tanpa penanda, staf bisa menganggap semuanya sudah boleh dimuat.
Pisahkan barang yang masih menunggu konfirmasi dari barang yang sudah siap. Beri keterangan yang jelas agar statusnya mudah diketahui oleh bagian gudang dan administrasi.
Sebelum pengiriman dilakukan, pastikan kembali bahwa tujuan dan jumlah barang sudah sesuai dengan informasi terbaru. Jika ada perubahan, komunikasikan kepada pihak yang mengatur pengiriman terlebih dahulu.
4. Atur Urutan Pemuatan Sejak Awal
Ketika satu kendaraan membawa barang untuk beberapa tujuan, urutan pemuatan juga perlu dipikirkan. Barang yang akan diturunkan lebih dahulu perlu dipertimbangkan penempatannya agar proses pembongkaran berikutnya tidak menyulitkan tim.
Namun, penempatan barang tetap harus memperhatikan berat, ukuran, kestabilan muatan, serta kebutuhan penanganan setiap jenis barang. Jangan memaksakan urutan berdasarkan tujuan jika hal tersebut membuat muatan tidak aman.
Koordinasikan rencana pemuatan dengan pihak yang bertanggung jawab atas kendaraan dan penanganan barang. Jika pengiriman menggunakan beberapa tahap transportasi, informasi mengenai pengelompokan barang juga perlu dibuat jelas sejak awal.
5. Cocokkan Kembali Data Sebelum Barang Keluar dari Gudang
Sebelum barang diberangkatkan, lakukan pemeriksaan akhir. Cocokkan label pada kemasan dengan daftar pengiriman, periksa jumlah koli, dan pastikan informasi penerima tidak tertukar.
Untuk pengiriman dalam jumlah besar, pemeriksaan ini lebih mudah dilakukan jika setiap kelompok barang sudah memiliki catatan yang jelas sejak pertama kali diterima.
Perusahaan juga bisa menentukan siapa yang bertugas memeriksa barang dan siapa yang memberikan persetujuan sebelum muatan keluar. Pembagian tanggung jawab tersebut membantu mengurangi kemungkinan beberapa orang melakukan pencatatan berbeda untuk kiriman yang sama.
Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer
Gudang yang Tertata Membantu Pengiriman Lebih Mudah Dikendalikan
Saat barang untuk beberapa cabang terkumpul di satu gudang, masalah bisa muncul ketika tujuan, jumlah, dan status setiap kiriman tidak terlihat dengan jelas. Akibatnya, staf harus memeriksa ulang barang yang sebenarnya sudah pernah dicatat.
Pengelompokan berdasarkan tujuan, label yang mudah dibaca, dan daftar barang yang selalu diperbarui bisa membantu pekerjaan gudang menjadi lebih teratur.
Kalau perusahaan rutin mengirim barang ke berbagai kota, kebiasaan ini juga mempermudah koordinasi sebelum barang diserahkan kepada penyedia jasa pengiriman. Dengan persiapan yang rapi, tim dapat lebih mudah memastikan barang yang berangkat memang sesuai dengan tujuan masing-masing.