Ada kalanya sebuah laboratorium perlu menambah peralatan dari pemasok di kota lain. Bisa karena tempatnya baru dibuka, ada alat yang perlu diganti, atau kebutuhan pengujian semakin bertambah. Sekilas, prosesnya terlihat sederhana: barang dibeli, dikemas, lalu dikirim. Namun, perlengkapan laboratorium punya karakter yang beragam sehingga persiapannya tidak bisa disamakan begitu saja.
Ada peralatan yang berukuran besar, ada yang terdiri dari banyak komponen, dan ada pula yang membutuhkan perlindungan khusus sesuai petunjuk produsennya. Karena itu, sebelum barang diserahkan kepada ekspedisi, ada beberapa hal yang sebaiknya diperiksa lebih dulu.
1. Bedakan Peralatan Utama dan Komponen Pelengkap
Peralatan laboratorium terkadang terdiri dari beberapa bagian yang digunakan secara bersamaan. Jika hanya mencatat nama alat utamanya, komponen pelengkap bisa terlewat saat barang dikumpulkan.
Buat daftar yang mencantumkan nama barang, jumlah unit, komponen pendukung, dan keterangan jika ada bagian yang perlu dipisahkan saat pengemasan. Bila barang memiliki nomor seri atau kode inventaris, catat juga agar tim penerima lebih mudah mencocokkannya.
Daftar ini tidak harus rumit. Yang penting, orang yang menyiapkan barang dan orang yang menerimanya menggunakan informasi yang sama.
2. Sesuaikan Pengemasan dengan Karakter Barang
Jangan menganggap semua peralatan laboratorium cukup dibungkus dengan bahan yang sama. Peralatan berbahan kaca, perangkat elektronik, dan meja kerja laboratorium memiliki kebutuhan perlindungan yang berbeda.
Periksa petunjuk pengemasan dari produsen, terutama untuk alat yang memiliki bagian sensitif atau membutuhkan posisi tertentu selama pengangkutan. Jika ada komponen yang mudah bergerak, pastikan kemasannya dapat membantu menahannya dengan baik.
Untuk barang berukuran besar, pertimbangkan pula dimensi setelah dikemas. Ukuran akhir dapat memengaruhi kebutuhan ruang selama pengangkutan.
Baca juga: Kesalahan Packing yang Paling Sering Menyebabkan Barang Rusak
3. Pastikan Informasi Barang Sudah Lengkap
Sebelum meminta estimasi pengiriman, kumpulkan informasi barang yang akan dikirim. Catat jenis barang, jumlah koli, berat, dimensi, kota asal, dan kota tujuan.
Jika beberapa peralatan dikemas dalam kotak berbeda, usahakan setiap kemasan memiliki label yang mudah dikenali. Dengan begitu, penerima tidak perlu membuka semua kemasan hanya untuk menemukan satu komponen tertentu.
Apabila barang memiliki ketentuan penanganan khusus, sampaikan informasi tersebut sejak awal kepada penyedia jasa ekspedisi. Jangan berasumsi bahwa semua jenis barang dapat ditangani dengan cara yang sama.
Baca juga: Cara Menyiapkan Data Barang agar Estimasi Ongkir Lebih Akurat
4. Koordinasikan Waktu Penerimaan dengan Pengelola Laboratorium
Barang yang tiba ketika ruangan belum siap justru bisa menambah pekerjaan. Misalnya, area penyimpanan masih penuh atau petugas yang bertanggung jawab belum tersedia untuk memeriksa kiriman.
Sebelum menentukan jadwal pengiriman, pastikan lokasi tujuan siap menerima barang. Tentukan siapa yang akan dihubungi ketika kiriman tiba dan siapa yang bertugas mencocokkan barang dengan daftar.
Jika pengiriman dilakukan antarpulau, tanyakan jadwal serta pilihan layanan yang tersedia berdasarkan rute tujuan. Sisihkan waktu untuk pemeriksaan setelah barang diterima, terutama jika peralatan perlu dipasang atau diperiksa oleh teknisi sebelum digunakan.
5. Periksa Barang Saat Diterima
Setelah kiriman tiba, jangan hanya menghitung jumlah kemasan. Cocokkan label dan jumlah barang dengan daftar yang sudah disiapkan. Periksa juga kondisi luar kemasan sebelum barang dipindahkan ke tempat penyimpanan.
Jika ditemukan ketidaksesuaian atau kerusakan yang terlihat, dokumentasikan kondisinya dan hubungi pihak terkait untuk tindak lanjut. Simpan catatan penerimaan agar tim pengadaan, pengelola laboratorium, dan pihak yang menangani pengiriman memiliki informasi yang sama.
Langkah ini juga membantu ketika peralatan harus diserahkan kepada bagian lain untuk proses instalasi atau pemeriksaan lebih lanjut.
Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer
Pengiriman yang Baik Dimulai Sebelum Barang Berangkat
Mengirim perlengkapan laboratorium bukan hanya urusan memilih kendaraan atau menentukan tanggal keberangkatan. Data yang lengkap, pengemasan sesuai karakter barang, dan kesiapan penerima sama pentingnya dalam membantu proses berjalan lebih teratur.
Jika pengiriman melibatkan banyak peralatan atau tujuan antarpulau, siapkan detail barang sejak awal dan komunikasikan kebutuhan penanganannya kepada penyedia ekspedisi. Dengan begitu, proses pengiriman dan penerimaan bisa direncanakan berdasarkan kondisi barang yang sebenarnya.