Pernah membeli rak, meja, atau peralatan usaha yang ketika datang ternyata masih terdiri dari banyak bagian? Ada rangka utama, baut, sambungan, penyangga, sampai aksesori kecil yang semuanya harus dipasang agar barang bisa digunakan.
Kondisi seperti ini juga sering dijumpai dalam pengiriman barang untuk kebutuhan kantor, toko, maupun tempat usaha. Barang tidak selalu dikirim dalam bentuk utuh. Ada bagian yang sengaja dilepas supaya lebih mudah dikemas dan disusun selama perjalanan.
Masalahnya, semakin banyak bagian yang dipisahkan, semakin besar pula kemungkinan ada komponen yang tertinggal atau sulit ditemukan ketika barang tiba.
Supaya hal seperti itu tidak merepotkan penerima, ada beberapa persiapan yang sebaiknya dilakukan sebelum barang diserahkan untuk dikirim.
1. Kenali Semua Bagian yang Termasuk dalam Satu Barang
Sebelum mulai mengemas, pastikan dulu apa saja bagian yang membentuk satu barang secara lengkap.
Misalnya, sebuah rak penyimpanan terdiri dari beberapa papan, tiang penyangga, penghubung, baut, dan penutup bagian tertentu. Jangan hanya mencatatnya sebagai satu unit rak tanpa mengetahui bagian-bagian penyusunnya.
Buat daftar sederhana berdasarkan nama atau fungsi komponen. Kalau ada bagian yang memiliki ukuran atau bentuk hampir sama, berikan keterangan tambahan supaya lebih mudah dibedakan.
Langkah ini berguna ketika barang akan diperiksa kembali setelah sampai di lokasi tujuan. Penerima tidak perlu menebak apakah semua bagian sudah ikut dikirim.
2. Pisahkan Komponen Kecil dari Bagian Utama
Baut, mur, engsel, pengunci, dan sambungan biasanya memiliki ukuran yang relatif kecil. Karena itu, komponen seperti ini perlu mendapat perhatian tersendiri.
Jangan mencampurkan seluruh komponen kecil ke dalam satu kemasan tanpa keterangan. Selain berisiko tercecer, penerima juga bisa kesulitan mengetahui bagian mana yang digunakan untuk barang tertentu.
Simpan komponen kecil dalam kantong atau wadah tertutup. Jika satu barang memiliki beberapa kelompok aksesori, pisahkan berdasarkan fungsi atau bagian pemasangannya.
Contohnya, baut untuk rangka utama bisa ditempatkan terpisah dari baut untuk bagian penyangga. Berikan label sederhana agar orang yang akan merakitnya tidak perlu membongkar semua kantong terlebih dahulu.
3. Foto Kondisi Barang Sebelum Dikemas
Foto sering dianggap tidak terlalu penting, padahal dokumentasi sederhana bisa sangat membantu ketika barang terdiri dari banyak bagian.
Ambil foto barang dalam kondisi lengkap sebelum dibongkar atau dipisahkan. Setelah itu, dokumentasikan bagian-bagian yang sudah dikelompokkan sebelum masuk ke kemasan.
Tidak perlu membuat dokumentasi yang rumit. Beberapa foto dari sudut berbeda sudah bisa menjadi catatan visual untuk membandingkan kondisi barang sebelum dan sesudah pengiriman.
Jika ada bagian yang memang sudah memiliki goresan atau kerusakan sebelum dikirim, dokumentasikan juga kondisinya. Dengan begitu, informasi awal barang tidak hanya bergantung pada ingatan orang yang menyiapkannya.
4. Berikan Identitas pada Setiap Kemasan
Satu barang yang belum dirakit bisa membutuhkan beberapa kemasan. Contohnya, rangka utama berada dalam satu kemasan, papan berada dalam kemasan lain, sedangkan aksesori kecil disimpan secara terpisah.
Agar tidak tertukar, setiap kemasan perlu memiliki identitas yang jelas.
Kamu bisa menggunakan penanda seperti:
- Paket A: rangka utama.
- Paket B: papan dan penutup.
- Paket C: baut dan sambungan.
- Paket D: aksesori tambahan.
Jika barang yang dikirim terdiri dari beberapa unit, tambahkan nama atau nomor unit pada label. Misalnya, komponen untuk rak nomor satu jangan sampai tercampur dengan komponen rak nomor dua.
Baca juga: Bagaimana Cara Membuat Daftar Koli yang Rapi untuk Pengiriman Banyak Barang?
5. Jangan Biarkan Komponen Bergerak Bebas di Dalam Kemasan
Bagian yang sudah dipisahkan tetap membutuhkan perlindungan selama perjalanan.
Komponen berbahan logam bisa saling bergesekan, permukaan furnitur dapat tergores, sedangkan bagian yang memiliki sudut tertentu bisa merusak kemasan jika tidak diberi pelindung.
Gunakan bahan pelindung sesuai karakter barang. Bagian yang mudah tergores bisa diberi lapisan pemisah, sedangkan bagian yang rentan terhadap benturan membutuhkan bantalan tambahan.
Periksa juga ruang kosong di dalam kemasan. Jika komponen masih bisa bergerak bebas, tambahkan penahan yang sesuai agar posisinya lebih stabil.
Baca juga: Tips Packing Cargo Laut agar Barang Aman Sampai Tujuan
6. Perhatikan Bagian yang Mudah Penyok atau Patah
Tidak semua komponen memiliki kekuatan yang sama. Rangka utama mungkin cukup kokoh, tetapi bagian pengunci, kaki penyangga, atau penutup tertentu bisa lebih rentan.
Sebelum dikemas, periksa bagian yang menonjol dan memiliki bentuk tidak biasa. Bagian tersebut sebaiknya tidak dibiarkan menerima tekanan langsung dari barang lain.
Untuk barang yang membutuhkan perlindungan luar lebih kuat, pertimbangkan jenis kemasan tambahan sesuai kondisi dan karakteristiknya.
Baca juga: Kapan Barang Perlu Packing Kayu dan Kapan Tidak?
7. Cocokkan Jumlah Kemasan dengan Daftar Awal
Sebelum barang diberangkatkan, hitung kembali seluruh kemasan yang sudah disiapkan.
Misalnya, satu unit meja terdiri dari dua kemasan. Jika perusahaan mengirim lima unit meja, pastikan jumlah kemasan dan pembagiannya sudah sesuai dengan daftar yang dibuat.
Jangan hanya menghitung jumlah unit barang. Periksa juga apakah seluruh bagian pendukung sudah masuk ke kemasan yang benar.
Jika ada perubahan jumlah atau komponen yang belum siap, catat dengan jelas. Informasi tersebut perlu diketahui oleh pihak yang menyiapkan barang dan orang yang akan menerima kiriman.
Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer
8. Berikan Daftar Komponen kepada Penerima
Persiapan tidak berhenti setelah barang diberangkatkan. Penerima juga perlu mengetahui isi kiriman agar pemeriksaan bisa dilakukan dengan lebih mudah.
Berikan salinan daftar komponen kepada orang yang bertanggung jawab menerima barang. Jika barang akan dirakit oleh teknisi atau tim operasional, informasi tersebut juga bisa diteruskan kepada mereka.
Dengan begitu, penerima dapat mencocokkan bagian yang datang tanpa harus menunggu orang yang memesan menjelaskan semuanya satu per satu.
Jika ditemukan komponen yang belum sesuai dengan daftar, catat terlebih dahulu dan sampaikan kepada pihak yang mengurus pengiriman.
Barang Lengkap Lebih Mudah Digunakan Jika Persiapannya Jelas
Mengirim barang dalam kondisi belum dirakit memang bisa menjadi pilihan yang praktis untuk beberapa jenis perlengkapan. Namun, setiap bagian tetap perlu diperhatikan, terutama jika satu barang terdiri dari banyak komponen kecil dan besar.
Mulai dari membuat daftar, memisahkan aksesori, mengambil foto, memberi label, sampai mencocokkan jumlah kemasan, semuanya membantu proses pemeriksaan menjadi lebih teratur.
Jadi, sebelum barang diberangkatkan, jangan hanya memastikan kemasan sudah tertutup rapat. Pastikan juga semua bagian yang dibutuhkan sudah tercatat dan masuk ke kelompok kemasan yang benar.