Di sebuah perusahaan, barang seperti komputer, mesin, printer, dan peralatan operasional biasanya memiliki catatan inventaris sendiri. Ada nomor seri dari produsen, kode aset internal, atau label khusus yang digunakan untuk membedakan satu barang dengan barang lainnya.
Ketika barang-barang tersebut harus dikirim ke kantor cabang, gudang lain, atau lokasi operasional yang berbeda, pencatatannya tidak boleh asal-asalan.
Bayangkan perusahaan mengirim sepuluh unit komputer dengan model yang sama. Dari luar, semuanya terlihat serupa. Namun, masing-masing bisa memiliki nomor seri dan riwayat pencatatan yang berbeda. Kalau labelnya terlepas atau daftar barang tidak diperiksa, tim bisa kesulitan mengetahui unit mana yang sebenarnya sudah dikirim.
Supaya proses pemindahan inventaris lebih mudah ditelusuri, ada beberapa hal yang sebaiknya disiapkan sebelum barang diberangkatkan.
1. Catat Nomor Seri Setiap Barang
Jangan hanya mencatat jumlah barang yang akan dikirim. Jika barang memiliki nomor seri, masukkan nomor tersebut ke dalam daftar inventaris.
Nomor seri biasanya menjadi identitas khusus yang diberikan oleh produsen. Sementara itu, kode aset internal digunakan perusahaan untuk mengelola dan memantau barang miliknya.
Keduanya memiliki fungsi yang berbeda, jadi sebaiknya dicatat secara terpisah jika memang tersedia.
Contohnya, perusahaan mengirim lima unit printer. Daripada hanya menulis “printer sebanyak lima unit”, buat daftar yang mencantumkan kode aset dan nomor seri setiap unit.
Dengan begitu, perusahaan bisa mengetahui secara lebih jelas barang mana yang sudah dipindahkan.
2. Periksa Label Aset Sebelum Barang Dikemas
Sebelum mulai mengemas, periksa apakah label inventaris masih menempel dan bisa dibaca.
Label yang sudah pudar, rusak, atau terlepas dapat menyulitkan pemeriksaan ketika barang sampai di lokasi tujuan.
Jika diperlukan, perusahaan bisa menambahkan label sementara yang berisi kode aset atau nomor identifikasi. Namun, jangan menutup nomor seri asli yang tertera pada produk.
Pastikan juga setiap label sesuai dengan daftar inventaris. Jangan sampai satu unit menggunakan kode milik barang lainnya hanya karena bentuk atau modelnya terlihat sama.
3. Dokumentasikan Kondisi Barang Sebelum Dikirim
Barang inventaris perusahaan terkadang sudah digunakan selama beberapa tahun. Karena itu, kondisinya mungkin tidak lagi seperti ketika pertama kali dibeli.
Sebelum dikemas, ambil foto setiap barang yang akan dipindahkan. Perhatikan bagian luar, label identitas, serta bagian tertentu yang memiliki kondisi khusus.
Jika ada goresan atau kerusakan yang memang sudah ada sebelumnya, catat sebagai informasi awal.
Dokumentasi ini berguna ketika tim di lokasi tujuan melakukan pemeriksaan. Mereka bisa membandingkan kondisi barang yang diterima dengan catatan sebelum pengiriman.
4. Pisahkan Data Inventaris dengan Daftar Kemasan
Satu unit barang belum tentu sama dengan satu kemasan.
Misalnya, sebuah komputer dikirim bersama monitor, kabel, dan aksesori pendukung. Barang-barang tersebut mungkin dikemas secara terpisah meskipun masih menjadi satu kelompok inventaris.
Karena itu, perusahaan sebaiknya memiliki dua jenis catatan:
- Daftar inventaris untuk mencatat identitas dan nomor seri barang.
- Daftar kemasan untuk mencatat jumlah koli dan isi setiap kemasan.
Keduanya saling melengkapi. Daftar inventaris membantu mengetahui barang milik perusahaan, sedangkan daftar kemasan membantu memeriksa barang yang benar-benar diserahkan untuk dikirim.
Baca juga: Bagaimana Cara Membuat Daftar Koli yang Rapi untuk Pengiriman Banyak Barang?
5. Pastikan Data Pemindahan Sudah Disetujui
Sebelum barang keluar dari lokasi asal, pastikan pemindahan inventaris sudah diketahui oleh bagian yang bertanggung jawab.
Dalam perusahaan, proses ini bisa melibatkan bagian gudang, administrasi, operasional, atau pengelola aset. Siapa yang memberikan persetujuan tentu mengikuti prosedur masing-masing perusahaan.
Catat informasi dasar seperti lokasi asal, lokasi tujuan, daftar barang, tanggal pemindahan, dan pihak yang bertanggung jawab.
Jika ada perubahan jumlah atau tujuan, perbarui catatannya sebelum barang diserahkan kepada pihak pengangkut.
Baca juga: Bagaimana Menyiapkan Dokumen Pengiriman untuk Barang Perusahaan?
6. Beri Perlindungan Sesuai Karakter Barang
Setelah identitas barang tercatat, perhatikan cara pengemasannya.
Komputer, printer, mesin, dan perangkat elektronik lainnya memiliki bentuk serta bagian yang berbeda. Karena itu, jangan menggunakan satu jenis perlindungan untuk semua barang tanpa mempertimbangkan karakteristiknya.
Perhatikan bagian yang mudah tergores, komponen yang menonjol, serta bagian yang rentan terhadap benturan.
Untuk barang yang memiliki kemasan asli dan masih layak digunakan, perusahaan bisa mempertimbangkannya kembali. Jika tidak, gunakan perlindungan tambahan yang sesuai dengan ukuran dan kondisi barang.
Baca juga: Tips Packing Cargo Laut agar Barang Aman Sampai Tujuan
7. Lakukan Pemeriksaan Bersama Ketika Barang Tiba
Setelah barang sampai, jangan hanya menghitung jumlah kemasan. Cocokkan kembali identitas barang dengan daftar inventaris yang dibuat sebelum pengiriman.
Periksa nomor seri, kode aset, dan kondisi fisik setiap unit. Jika ada barang yang belum ditemukan atau informasinya tidak sesuai, catat terlebih dahulu agar bisa ditelusuri.
Pemeriksaan ini akan lebih mudah jika pihak penerima sudah mendapatkan salinan daftar inventaris sebelum barang tiba.
Jadi, tim di lokasi tujuan tidak perlu menebak-nebak barang apa saja yang seharusnya mereka terima.
8. Perbarui Lokasi Barang dalam Catatan Perusahaan
Setelah proses penerimaan selesai, jangan lupa memperbarui lokasi inventaris.
Barang yang sebelumnya tercatat berada di kantor pusat, misalnya, sekarang mungkin sudah berada di kantor cabang. Jika informasi tersebut tidak diperbarui, catatan perusahaan akan menunjukkan lokasi yang sudah tidak sesuai.
Simpan juga bukti pemindahan dan penerimaan barang sesuai prosedur internal.
Kebiasaan ini membantu perusahaan mengetahui lokasi asetnya tanpa harus memeriksa ulang seluruh catatan setiap kali ada kebutuhan pemindahan.
Pengiriman Inventaris Bukan Hanya Memindahkan Barang
Memindahkan barang inventaris perusahaan memang terlihat seperti pekerjaan logistik biasa. Namun, ada satu hal yang membuatnya sedikit berbeda: setiap barang memiliki identitas dan catatan yang perlu dijaga.
Mulai dari nomor seri, kode aset, kondisi fisik, sampai lokasi penyimpanan setelah barang diterima, semuanya perlu diperhatikan.
Dengan pencatatan yang rapi, perusahaan akan lebih mudah mengetahui barang apa saja yang sudah dipindahkan dan siapa yang bertanggung jawab menerimanya.
Jadi, sebelum barang inventaris diberangkatkan, jangan hanya memastikan jumlahnya sudah sesuai. Pastikan juga identitas setiap unit tercatat dengan benar agar tidak menyulitkan pemeriksaan di kemudian hari.