Punya beberapa cabang yang membutuhkan barang dalam waktu berdekatan? Misalnya, sebuah perusahaan memesan perlengkapan kantor sekaligus untuk tiga lokasi berbeda. Barangnya berasal dari satu tempat, tetapi alamat penerimanya tidak sama.
Sekilas kelihatannya sederhana. Tinggal pisahkan barang, tulis alamat, lalu kirim. Namun, kalau jumlah barang cukup banyak, prosesnya bisa lebih rumit dari yang dibayangkan.
Ada barang yang harus menuju cabang A, sebagian untuk cabang B, dan sisanya dikirim ke lokasi lain. Kalau pencatatan sejak awal kurang jelas, barang bisa tertukar atau justru dikirim ke alamat yang tidak sesuai.
Supaya prosesnya lebih tertata, ada beberapa hal yang sebaiknya diperhatikan ketika mengatur pengiriman untuk beberapa alamat sekaligus.
1. Tentukan Tujuan Setiap Kelompok Barang
Sebelum barang dikemas atau diserahkan kepada ekspedisi, pastikan setiap kelompok barang sudah memiliki alamat tujuan masing-masing.
Jangan hanya mengandalkan ingatan orang yang menyiapkan barang. Ketika jumlahnya banyak, kemungkinan tertukar bisa semakin besar, apalagi jika jenis dan bentuk kemasannya hampir sama.
Buat daftar sederhana yang memuat nama cabang, alamat, dan barang yang akan dikirim ke sana.
Contohnya:
- Cabang A: perlengkapan administrasi dan meja kerja.
- Cabang B: rak penyimpanan dan perlengkapan toko.
- Cabang C: peralatan operasional.
Daftar ini menjadi acuan bagi bagian gudang maupun orang yang mengurus pengiriman. Jika ada perubahan tujuan, perbarui catatannya agar semua pihak menggunakan informasi yang sama.
2. Jangan Menggabungkan Data Penerima
Walaupun barang berasal dari satu perusahaan, setiap alamat tujuan sebaiknya memiliki data penerima sendiri.
Nama perusahaan mungkin sama, tetapi orang yang menerima di setiap cabang bisa berbeda. Begitu juga nomor telepon dan alamat lengkapnya.
Pastikan informasi berikut sudah tersedia untuk masing-masing tujuan:
- Nama cabang atau lokasi penerima.
- Alamat lengkap.
- Nama orang yang bertanggung jawab.
- Nomor telepon aktif.
- Keterangan tambahan jika lokasi sulit ditemukan.
Hal ini penting terutama ketika pengiriman dilakukan ke beberapa kota. Jangan sampai nomor kontak dari cabang pertama digunakan untuk seluruh kiriman, padahal penerima di lokasi lain tidak mengetahui kedatangan barang.
3. Beri Tanda yang Jelas pada Setiap Kelompok Barang
Setelah barang dipisahkan berdasarkan alamat, berikan tanda yang mudah dikenali.
Misalnya, gunakan label bertuliskan “Cabang A”, “Cabang B”, atau nama kota tujuan. Jika satu cabang menerima beberapa koli, tambahkan nomor pada setiap kemasan.
Contohnya:
- Cabang A — Koli 1 dari 3.
- Cabang B — Koli 2 dari 3.
- Cabang C — Koli 3 dari 3.
- Cabang D — Koli 1 dari 2.
- Cabang B — Koli 2 dari 2.
Cara ini membantu petugas membedakan barang tanpa harus membuka seluruh kemasan. Pastikan tulisan pada label juga sesuai dengan daftar barang yang sudah dibuat.
Baca juga: Bagaimana Cara Membuat Daftar Koli yang Rapi untuk Pengiriman Banyak Barang?
4. Periksa Kembali Jumlah Barang untuk Setiap Alamat
Sebelum barang diberangkatkan, cocokkan jumlah barang dengan daftar masing-masing tujuan.
Misalnya, cabang A seharusnya menerima lima koli, sedangkan cabang B menerima tiga koli. Pastikan jumlah tersebut tidak tertukar saat proses persiapan.
Pemeriksaan ini juga berguna untuk mengetahui jika ada barang yang belum masuk kelompok pengiriman mana pun.
Kalau jumlah atau tujuan barang berubah karena permintaan perusahaan, jangan hanya menyampaikan perubahan melalui percakapan singkat. Perbarui daftar utama dan informasikan kepada pihak yang mengurus pengiriman.
Baca juga: Kesalahan Data Pengiriman yang Sering Membuat Cargo Tertunda
5. Pertimbangkan Jadwal untuk Setiap Kota Tujuan
Satu pesanan belum tentu berarti seluruh barang bisa tiba pada waktu yang sama. Setiap kota tujuan dapat memiliki rute, jadwal transportasi, dan tahapan distribusi yang berbeda.
Karena itu, jangan langsung menetapkan satu perkiraan waktu untuk semua cabang.
Coba kelompokkan kebutuhan berdasarkan kota tujuan. Setelah itu, tanyakan jadwal dan pilihan layanan yang tersedia untuk masing-masing pengiriman.
Jika ada cabang yang membutuhkan barang lebih cepat, sampaikan kebutuhan tersebut sejak awal. Dengan begitu, pilihan pengiriman dapat diperiksa berdasarkan kondisi rute dan layanan yang tersedia.
Baca juga: Apa Itu Cut Off Cargo? Panduan Pengiriman Cargo
6. Pastikan Informasi Setiap Pengiriman Tidak Tertukar
Ketika barang menuju beberapa lokasi, pencatatan perlu dilakukan secara terpisah meskipun semuanya berasal dari satu pesanan perusahaan.
Simpan informasi setiap pengiriman, termasuk tujuan, jumlah koli, data penerima, dan nomor dokumen yang berkaitan. Jika tersedia nomor resi atau bukti pengiriman masing-masing, catat juga agar mudah ditemukan ketika dibutuhkan.
Jangan mencampur informasi dari beberapa tujuan dalam satu catatan yang sulit dibaca. Pisahkan berdasarkan cabang atau kota supaya tim administrasi bisa memeriksa status setiap kiriman dengan lebih mudah.
Hal ini juga membantu ketika perusahaan ingin mengetahui barang mana yang sudah diterima dan mana yang masih dalam perjalanan.
Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer
7. Siapkan Koordinasi dengan Masing-Masing Cabang
Bagian terakhir yang sering terlupakan adalah komunikasi dengan penerima di setiap lokasi.
Jangan sampai barang sudah dikirim, tetapi cabang tujuan belum mengetahui apa yang akan datang. Berikan informasi mengenai jenis barang, jumlah kemasan, dan rencana kedatangannya berdasarkan jadwal yang telah dikonfirmasi.
Pihak cabang juga bisa menyiapkan tempat untuk menerima barang dan menunjuk orang yang bertanggung jawab.
Dengan begitu, ketika barang tiba, penerima tidak perlu mencari tahu terlebih dahulu siapa yang memesannya atau barang tersebut seharusnya ditempatkan di mana.
Satu Pesanan Bisa Punya Banyak Tujuan, Jadi Catatannya Jangan Disatukan
Mengirim barang ke beberapa alamat sekaligus memang membutuhkan perhatian lebih. Bukan hanya soal memisahkan barang, tetapi juga memastikan setiap kelompok memiliki data penerima, label, jumlah koli, dan informasi pengiriman yang sesuai.
Semakin jelas pencatatannya, semakin mudah perusahaan memeriksa kebutuhan masing-masing cabang. Tim gudang pun tidak perlu menebak-nebak barang mana yang harus dikirim ke lokasi tertentu.
Jadi, sebelum seluruh barang diberangkatkan, luangkan waktu untuk mencocokkan kembali daftar tujuan dan isi setiap kelompok pengiriman. Langkah sederhana ini bisa membantu mengurangi kesalahan yang sebenarnya dapat dicegah sejak awal.