Barang sudah siap dikirim, alamat penerima juga sudah lengkap. Tapi ada satu hal yang kadang baru terpikir setelah kendaraan hampir berangkat: bagaimana barang tersebut akan masuk ke dalam gedung?
Persoalan ini cukup sering muncul ketika perusahaan mengirim furniture, mesin, perlengkapan kantor, atau peralatan usaha ke gedung bertingkat. Alamatnya mungkin mudah ditemukan, tetapi akses menuju lokasi penempatan barang belum tentu sederhana.
Ada gedung yang memiliki loading dock khusus, ada yang hanya menyediakan lift barang pada jam tertentu, bahkan ada lokasi yang tidak mengizinkan kendaraan besar masuk sampai area bangunan.
Supaya proses pengiriman tidak terhambat ketika barang tiba, ada beberapa hal yang sebaiknya diperiksa sejak awal.
Jangan Hanya Mengandalkan Alamat Gedung
Alamat lengkap memang penting, tetapi belum cukup untuk menggambarkan kondisi lokasi penerimaan barang.
Tim pengiriman juga perlu mengetahui bagian gedung yang menjadi tujuan akhir. Apakah barang akan diturunkan di area parkir, gudang bawah, ruang penyimpanan, atau langsung dibawa ke lantai tertentu?
Informasi seperti ini membantu perusahaan memperkirakan proses penurunan barang dan menentukan kebutuhan penanganannya.
Sebelum pengiriman dijadwalkan, coba tanyakan beberapa hal kepada pengelola gedung atau penerima:
- Apakah kendaraan pengangkut bisa masuk ke area gedung?
- Apakah tersedia tempat khusus untuk bongkar muat?
- Apakah ada batas tinggi atau berat kendaraan?
- Di mana lokasi pintu masuk barang?
- Apakah barang harus dibawa melalui lift khusus?
- Siapa petugas yang dapat dihubungi saat kendaraan tiba?
Jangan menunggu sampai kendaraan sudah berada di depan gedung untuk mencari tahu informasi tersebut. Jika ternyata aksesnya terbatas, tim mungkin perlu mengatur ulang proses penurunan barang.
Periksa Ukuran Barang dan Jalur Masuknya
Barang yang bisa masuk ke dalam kendaraan belum tentu bisa melewati pintu atau lorong gedung.
Misalnya, perusahaan mengirim meja rapat berukuran besar. Secara kapasitas, kendaraan pengangkut mungkin tidak mengalami masalah. Namun, meja tersebut bisa kesulitan melewati pintu masuk, belokan lorong, atau lift yang tersedia.
Karena itu, jangan hanya mencatat panjang, lebar, dan tinggi barang untuk kebutuhan pengiriman. Ukuran tersebut juga perlu dibandingkan dengan jalur yang akan dilewati saat proses penerimaan.
Perhatikan beberapa titik berikut:
- Lebar pintu masuk gedung.
- Ukuran lift barang.
- Tinggi dan lebar lorong.
- Ruang untuk berbelok.
- Tangga atau perbedaan ketinggian lantai.
- Area penempatan akhir barang.
Jika barang memiliki ukuran yang tidak memungkinkan untuk melewati jalur tertentu, perusahaan perlu membicarakan alternatif penanganannya sebelum pengiriman dilakukan.
Pastikan Loading Dock Bisa Digunakan
Tidak semua gedung memiliki area bongkar muat yang bisa digunakan kapan saja. Pada gedung perkantoran, pusat perbelanjaan, hotel, atau kawasan komersial, penggunaan loading dock biasanya perlu dikoordinasikan terlebih dahulu.
Ada kemungkinan penerimaan barang hanya diperbolehkan pada jam tertentu. Beberapa lokasi juga menerapkan sistem reservasi agar kendaraan tidak datang bersamaan dan mengganggu aktivitas di area tersebut.
Sebelum menentukan jadwal pengiriman, pastikan penerima sudah mengetahui rencana kedatangan barang. Jika perlu, minta konfirmasi mengenai waktu penggunaan loading dock dan prosedur masuk kendaraan.
Informasi ini juga perlu disampaikan kepada pihak yang mengatur pengiriman agar jadwal perjalanan dan proses penurunan barang dapat direncanakan dengan lebih baik.
Sesuaikan Cara Penanganan dengan Jenis Barang
Setiap barang memiliki kebutuhan penanganan yang berbeda. Furniture, mesin, perlengkapan elektronik, dan material konstruksi tidak selalu bisa dipindahkan dengan cara yang sama.
Barang yang berat membutuhkan perhatian pada titik pengangkatan dan alat bantu yang digunakan. Sementara itu, barang yang mudah tergores atau memiliki bagian sensitif perlu dijaga agar tidak terbentur selama proses pemindahan.
Jika barang memiliki ukuran besar atau bobot yang cukup berat, berikan informasi tersebut sejak awal kepada penyedia jasa pengiriman. Jangan hanya menyebutkan jumlah koli tanpa menjelaskan karakter barangnya.
Baca juga: Jasa Pengiriman Furniture dalam Jumlah Besar Antar Pulau untuk Kebutuhan Proyek
Untuk barang yang memerlukan perlindungan tambahan, jenis kemasan juga perlu dipertimbangkan berdasarkan bentuk, berat, dan kerentanannya.
Baca juga: Kapan Barang Perlu Packing Kayu dan Kapan Tidak?
Atur Petugas yang Akan Menerima Barang
Pengiriman bisa menjadi lebih rumit ketika kendaraan sudah tiba, tetapi tidak ada orang yang bertanggung jawab menerima barang.
Hal ini bisa terjadi jika penerima hanya mengetahui perkiraan tanggal kedatangan tanpa mengetahui jadwal atau tahapan pengiriman secara lebih jelas.
Untuk menghindarinya, tentukan satu orang yang menjadi penghubung di lokasi tujuan. Orang tersebut sebaiknya mengetahui jenis barang, jumlah kemasan, dan area penempatan yang sudah disepakati.
Jika barang perlu dibawa ke lantai tertentu, koordinasikan juga dengan petugas gedung. Pastikan akses lift atau jalur pemindahan sudah tersedia saat barang tiba.
Untuk pengiriman yang melibatkan beberapa unit atau kemasan, daftar barang sebaiknya disiapkan agar petugas dapat mencocokkan jumlah yang diterima.
Perhitungkan Waktu Bongkar Muat
Waktu yang dibutuhkan untuk menurunkan barang tidak selalu sama dengan waktu menurunkan paket berukuran kecil.
Barang yang besar atau berat mungkin membutuhkan alat bantu, beberapa petugas, dan ruang gerak yang cukup. Jika akses gedung terbatas, prosesnya bisa memerlukan waktu lebih panjang.
Karena itu, jangan membuat jadwal penerimaan yang terlalu mepet dengan kegiatan lain di lokasi. Sisakan waktu untuk pemeriksaan jumlah barang, pemindahan, dan penempatan.
Jika pengiriman berasal dari luar pulau, perhitungkan juga tahapan perjalanan sebelum barang mencapai lokasi akhir. Untuk pengiriman cargo laut, misalnya, ada proses yang perlu diperhatikan sebelum barang dapat diteruskan ke alamat penerima.
Baca juga: Apa Itu Cut Off Cargo? Mengapa Pengiriman Bisa Menunggu Keberangkatan Berikutnya?
Siapkan Informasi Pengiriman Sebelum Kendaraan Berangkat
Sebelum barang diberangkatkan, pastikan seluruh informasi penting sudah dikumpulkan dan disampaikan kepada pihak yang terlibat.
Setidaknya, siapkan nama barang, jumlah, berat, dimensi, alamat lengkap, kontak penerima, dan keterangan mengenai akses lokasi.
Jika terdapat batasan khusus dari pengelola gedung, sampaikan juga sejak awal. Jangan sampai informasi mengenai jam bongkar muat atau larangan kendaraan tertentu baru diketahui ketika barang sudah dalam perjalanan.
Untuk pengiriman yang melibatkan banyak pihak, gunakan satu catatan utama agar informasi tidak berbeda antara bagian gudang, administrasi, pengirim, dan penerima.
Baca juga: Bagaimana Menyiapkan Dokumen Pengiriman untuk Barang Perusahaan?
Penutup
Mengirim barang besar ke gedung bertingkat membutuhkan persiapan yang tidak berhenti pada kendaraan dan alamat tujuan. Jalur masuk, fasilitas bongkar muat, kapasitas lift, hingga petugas penerima juga perlu diperhatikan.
Hal-hal tersebut mungkin terlihat seperti urusan kecil, tetapi bisa memengaruhi kelancaran proses ketika barang sudah tiba di lokasi.
Jadi, sebelum menentukan jadwal pengiriman, coba periksa kondisi gedung tujuan terlebih dahulu. Dengan mengetahui akses dan aturan penerimaan sejak awal, perusahaan bisa mengurangi risiko kendala saat barang diturunkan dan dipindahkan.