Pernah membayangkan bahan baku sudah tiba di tempat usaha, tetapi ternyata belum bisa langsung digunakan? Bisa jadi ruang penyimpanannya belum siap, jadwal produksi masih menunggu, atau bahan lain yang dibutuhkan belum tersedia.
Situasi seperti ini bisa terjadi pada perusahaan yang mendatangkan bahan baku dari kota atau pulau lain. Barang memang sudah sampai, tetapi kedatangannya belum tentu sesuai dengan kebutuhan operasional.
Sebaliknya, jika bahan datang terlambat, kegiatan produksi juga bisa ikut tertunda. Karena itu, pengiriman bahan baku sebaiknya tidak hanya mengikuti kapan barang tersedia dari pemasok. Jadwal produksi dan kesiapan lokasi tujuan juga perlu diperhitungkan.
Kenali Kapan Bahan Baku Benar-Benar Dibutuhkan
Sebelum menentukan waktu pengiriman, bagian produksi perlu memberikan informasi mengenai kapan bahan tersebut akan digunakan.
Jangan hanya mencatat tanggal pemesanan atau perkiraan barang siap dari supplier. Perusahaan juga perlu mengetahui kapan bahan harus sudah tersedia di lokasi produksi.
Contohnya, sebuah usaha membutuhkan bahan baku untuk memulai produksi pada minggu kedua bulan berikutnya. Artinya, tim perlu memperhitungkan waktu persiapan dari pemasok, proses pengiriman, dan penerimaan barang sebelum menentukan tanggal pengiriman.
Informasi yang sebaiknya dikumpulkan meliputi:
- Jenis bahan baku yang dibutuhkan.
- Jumlah dan satuan barang.
- Tanggal bahan dibutuhkan.
- Lokasi penerimaan.
- Ketersediaan ruang penyimpanan.
- Pihak yang bertanggung jawab menerima barang.
Dengan data tersebut, bagian pembelian dan operasional bisa menyusun rencana yang lebih masuk akal, bukan sekadar memilih tanggal kirim paling dekat.
Jangan Menunggu Produksi Hampir Dimulai
Salah satu kebiasaan yang berisiko adalah baru mengurus pengiriman ketika jadwal produksi sudah dekat.
Padahal, pengiriman antarkota atau antarpulau memiliki beberapa tahapan yang perlu diperhitungkan. Ada proses penerimaan barang, pemeriksaan data, penanganan di gudang, hingga perjalanan menuju lokasi tujuan.
Jika pengiriman menggunakan jalur laut, pengirim juga perlu memperhatikan batas penerimaan cargo dan jadwal keberangkatan yang tersedia.
Karena itu, perusahaan sebaiknya membuat jarak waktu antara tanggal barang dibutuhkan dan rencana keberangkatannya. Jarak waktu ini bukan jaminan barang pasti tiba lebih awal, tetapi memberi ruang untuk mengantisipasi perubahan dalam proses pengiriman.
Baca juga: Apa Itu Cut Off Cargo? Mengapa Pengiriman Bisa Menunggu Keberangkatan Berikutnya?
Periksa Apakah Lokasi Produksi Siap Menerima Barang
Bahan baku yang datang terlalu awal juga bisa menimbulkan pekerjaan tambahan jika tempat penyimpanannya belum disiapkan.
Misalnya, bahan produksi membutuhkan ruang tertentu agar tidak tercampur dengan barang lain. Jika area penyimpanan masih penuh, tim harus memindahkan barang atau mengatur ulang tempat yang tersedia.
Sebelum pengiriman dilakukan, bagian gudang dan produksi sebaiknya saling berkoordinasi mengenai:
- Kapasitas ruang penyimpanan.
- Area untuk menurunkan barang.
- Akses kendaraan menuju lokasi.
- Peralatan yang diperlukan untuk memindahkan barang.
- Jadwal petugas yang akan menerima kiriman.
Hal ini penting terutama jika bahan baku dikirim dalam jumlah besar atau menggunakan kemasan yang membutuhkan penanganan khusus.
Pisahkan Bahan Berdasarkan Kebutuhan Produksi
Tidak semua bahan baku harus dikirim atau digunakan pada waktu yang sama. Ada bahan yang diperlukan untuk tahap awal, ada pula yang baru digunakan setelah proses produksi berjalan.
Supaya tidak membingungkan, buat daftar kebutuhan berdasarkan tahapan pekerjaan.
Contohnya, perusahaan yang memproduksi furnitur mungkin membutuhkan kayu, komponen logam, dan bahan pelapis. Ketiganya bisa memiliki pemasok, waktu ketersediaan, dan kebutuhan penyimpanan yang berbeda.
Dengan memisahkan daftar tersebut, perusahaan lebih mudah mengetahui bahan mana yang perlu diprioritaskan dan mana yang masih bisa dijadwalkan kemudian.
Jika barang berasal dari beberapa pemasok, pastikan informasi setiap kiriman tetap tercatat dengan jelas. Jangan sampai bahan dari satu pemasok dianggap sudah tersedia hanya karena kiriman dari pemasok lainnya telah tiba.
Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer
Pastikan Data Barang Sesuai dengan Pesanan
Sebelum bahan baku diberangkatkan, cocokkan kembali informasi dari pemasok dengan data yang dimiliki perusahaan.
Periksa nama bahan, jumlah, satuan, berat, ukuran, dan alamat tujuan. Jika ada kode barang atau nomor pesanan, pastikan penulisannya sama pada catatan pembelian dan dokumen pengiriman.
Perbedaan kecil seperti salah menulis satuan atau jumlah bisa membuat tim harus melakukan pemeriksaan ulang. Apalagi jika bahan baku memiliki beberapa jenis dengan nama yang hampir sama.
Sebaiknya satu data utama digunakan sebagai acuan oleh bagian pembelian, gudang, administrasi, dan produksi. Jika terjadi perubahan pesanan, semua bagian yang terlibat perlu menerima pembaruan informasi tersebut.
Baca juga: Kesalahan Data Pengiriman yang Sering Membuat Cargo Tertunda
Pahami Tahapan Perjalanan Barang
Untuk pengiriman jarak jauh, barang tidak selalu bergerak langsung dari tempat asal menuju lokasi produksi. Perjalanan dapat melibatkan kendaraan darat, pelabuhan, kapal, titik transit, dan distribusi lanjutan.
Karena itu, perusahaan perlu memahami bahwa posisi barang dalam perjalanan bisa melewati beberapa tahapan sebelum mencapai tujuan akhir.
Saat berkoordinasi dengan penyedia jasa pengiriman, sampaikan informasi mengenai jenis bahan, jumlah, berat, dimensi, asal, dan tujuan. Tanyakan pula tahapan pengiriman serta perkiraan waktu yang dapat dijadikan dasar perencanaan.
Baca juga: Apa Itu Cargo Transit? Mengapa Barang Tidak Langsung Sampai ke Tujuan?
Buat Jadwal Cadangan untuk Kebutuhan Penting
Jadwal produksi bisa berubah karena berbagai alasan, misalnya pemasok belum menyelesaikan pesanan atau ada penyesuaian jumlah produksi.
Untuk bahan yang sangat dibutuhkan, perusahaan sebaiknya tidak hanya membuat satu jadwal tanpa mempertimbangkan kemungkinan perubahan. Siapkan rencana cadangan yang disesuaikan dengan kondisi stok dan kebutuhan operasional.
Bukan berarti semua bahan harus dikirim jauh lebih awal. Perusahaan tetap perlu memperhatikan kapasitas gudang, kondisi penyimpanan, dan biaya yang mungkin timbul jika barang terlalu lama menunggu untuk digunakan.
Yang terpenting, bagian pembelian, produksi, gudang, dan pengiriman memiliki informasi yang sama mengenai perubahan jadwal.
Penutup
Mengatur pengiriman bahan baku produksi bukan hanya soal memastikan barang sudah tersedia dari pemasok. Perusahaan juga perlu memikirkan kapan bahan tersebut dibutuhkan, apakah lokasi tujuan siap menerima, dan bagaimana perjalanan barang akan berlangsung.
Dengan menyelaraskan jadwal produksi dan rencana pengiriman, perusahaan bisa mengurangi risiko bahan datang terlalu cepat atau terlambat dari kebutuhan.
Jadi, sebelum memesan pengiriman, coba periksa kembali jadwal kerja bagian produksi. Dari sana, perusahaan bisa menentukan waktu pengiriman yang lebih sesuai dengan kebutuhan sebenarnya.