Pernah menemukan stok barang yang sebenarnya masih banyak, tetapi beberapa di antaranya ternyata sudah mendekati tanggal kedaluwarsa? Situasi seperti ini bisa merepotkan, terutama jika perusahaan memiliki beberapa gudang, toko, atau lokasi distribusi.
Barang yang masa simpannya lebih pendek seharusnya tidak tertinggal di gudang hanya karena stok baru datang lebih dulu atau lebih mudah dijangkau. Jika urutan pengeluaran barang tidak diperhatikan, persediaan lama bisa menumpuk sampai akhirnya tidak layak dijual atau digunakan.
Karena itu, bisnis yang mengelola produk dengan masa simpan perlu memperhatikan bukan hanya jumlah stok, tetapi juga tanggal kedaluwarsa setiap barang sebelum mengatur distribusinya.
Kenali Sistem FEFO dalam Pengelolaan Stok
Dalam pengelolaan persediaan, ada metode yang disebut FEFO atau First Expired, First Out. Artinya, barang dengan tanggal kedaluwarsa paling dekat diprioritaskan untuk dikeluarkan lebih dahulu.
Metode ini berbeda dengan FIFO (First In, First Out) yang mengutamakan barang yang lebih dulu masuk ke gudang.
Keduanya tidak selalu menghasilkan urutan yang sama. Misalnya, sebuah toko menerima dua kiriman produk sejenis. Kiriman pertama datang lebih awal, tetapi tanggal kedaluwarsanya justru lebih panjang dibandingkan kiriman kedua. Dalam kondisi tersebut, barang dengan masa simpan lebih pendek perlu menjadi prioritas.
Penerapan FEFO membantu perusahaan mengurangi risiko barang tertinggal terlalu lama di gudang. Namun, sistem ini hanya akan berjalan baik jika tanggal kedaluwarsa dicatat dan diperiksa secara konsisten.
Pisahkan Barang Berdasarkan Tanggal Kedaluwarsa
Jangan hanya mengandalkan ingatan petugas gudang untuk mengetahui barang mana yang harus dikirim lebih dahulu. Buat pencatatan yang mudah diperiksa oleh tim yang bertanggung jawab atas persediaan.
Setidaknya, informasi berikut perlu tersedia:
- Nama dan jenis produk.
- Jumlah stok yang tersedia.
- Nomor batch atau kode produksi jika digunakan.
- Tanggal kedaluwarsa.
- Lokasi penyimpanan.
- Jumlah barang yang sudah dialokasikan untuk pengiriman.
Setelah datanya terkumpul, kelompokkan barang berdasarkan tanggal kedaluwarsa. Berikan tanda yang mudah dikenali agar petugas tidak keliru mengambil stok ketika menyiapkan pesanan.
Cara ini juga memudahkan perusahaan ketika harus memeriksa barang yang masa simpannya mulai mendekati batas.
Jangan Mengirim Barang Tanpa Memeriksa Masa Simpannya
Sebelum barang disiapkan untuk pengiriman, periksa kembali tanggal kedaluwarsa pada produk. Jangan hanya mengambil data dari catatan stok karena kondisi fisik barang tetap perlu diperiksa.
Misalnya, catatan gudang menunjukkan bahwa seluruh produk masih layak didistribusikan. Namun, setelah diperiksa, ternyata ada beberapa kemasan yang tanggal kedaluwarsanya lebih dekat daripada stok lainnya.
Jika pemeriksaan dilakukan sebelum barang diberangkatkan, perusahaan masih punya kesempatan untuk menyesuaikan alokasi dan tujuan distribusi.
Pastikan pula barang yang dikirim memang memenuhi ketentuan penerimaan dari pihak tujuan. Setiap toko atau distributor mungkin memiliki batas minimum sisa masa simpan yang berbeda. Ketentuan tersebut sebaiknya dikonfirmasi sebelum pesanan diproses.
Sesuaikan Jumlah Kiriman dengan Kemampuan Penjualan
Mengirim barang dalam jumlah besar tidak selalu menjadi pilihan terbaik, terutama jika produk memiliki masa simpan terbatas.
Bayangkan sebuah toko menerima stok untuk kebutuhan beberapa bulan, padahal penjualan hariannya tidak terlalu tinggi. Sebagian barang mungkin belum sempat terjual ketika tanggal kedaluwarsanya semakin dekat.
Sebelum menentukan jumlah pengiriman, perhatikan beberapa hal:
- Rata-rata penjualan atau pemakaian produk.
- Jumlah stok yang masih tersedia di lokasi tujuan.
- Sisa masa simpan barang.
- Kapasitas penyimpanan penerima.
- Perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk menghabiskan stok.
Jika perusahaan memiliki banyak cabang, jumlah barang yang dikirim ke setiap lokasi juga sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing. Jangan sampai cabang dengan penjualan rendah menerima stok sebanyak cabang yang perputaran barangnya lebih cepat.
Baca juga: Lebih Baik Kirim Sedikit tapi Sering atau Sekaligus Banyak?
Perhatikan Waktu Perjalanan dan Jadwal Pengiriman
Tanggal kedaluwarsa bukan hanya perlu diperhatikan saat barang masih berada di gudang. Waktu perjalanan menuju lokasi penerima juga perlu masuk dalam perhitungan.
Hal ini semakin penting jika barang dikirim ke wilayah yang membutuhkan perjalanan antarpulau. Perusahaan perlu memperhitungkan proses persiapan, jadwal keberangkatan, perjalanan, dan distribusi menuju alamat akhir.
Jangan sampai barang yang sudah mendekati batas masa simpannya baru diberangkatkan tanpa mempertimbangkan waktu yang dibutuhkan untuk sampai ke penerima.
Untuk membantu menyusun rencana, tentukan tanggal barang harus tersedia di lokasi tujuan. Setelah itu, konfirmasikan pilihan layanan dan estimasi yang berlaku untuk rute tersebut kepada pihak ekspedisi.
Baca juga: Kapan Waktu Terakhir yang Aman untuk Kirim Stok Akhir Tahun?
Pastikan Data Barang dan Penerima Tidak Tertukar
Ketika perusahaan mengirim beberapa jenis produk sekaligus, pencatatan menjadi bagian yang tidak boleh dilewatkan. Nama produk, jumlah, kode batch, dan alamat penerima harus sesuai dengan barang yang benar-benar disiapkan.
Kesalahan kecil bisa membuat stok yang seharusnya dikirim ke satu cabang justru dialokasikan ke lokasi lain. Akibatnya, barang perlu diperiksa kembali dan proses distribusi bisa tertunda.
Sebelum pengiriman dilakukan, cocokkan catatan dari bagian gudang dengan informasi pesanan. Jika ada perubahan jumlah atau tujuan, pastikan seluruh bagian yang terlibat sudah menerima informasi terbaru.
Kamu bisa membaca juga Kesalahan Data Pengiriman yang Sering Membuat Cargo Tertunda untuk memahami mengapa ketelitian informasi penting dalam proses pengiriman.
Buat Catatan Setelah Barang Diterima
Pekerjaan tidak selesai hanya karena barang sudah sampai di lokasi tujuan. Perusahaan tetap perlu memastikan jumlah dan jenis produk yang diterima sesuai dengan catatan pengiriman.
Jika barang didistribusikan ke beberapa lokasi, simpan informasi penerimaan masing-masing cabang. Catatan ini akan membantu tim gudang memperbarui jumlah stok dan mengetahui produk mana yang perlu diprioritaskan pada pengiriman berikutnya.
Pencatatan juga berguna ketika perusahaan melakukan evaluasi. Misalnya, apakah jumlah barang yang dikirim terlalu banyak, apakah ada produk yang mendekati kedaluwarsa sebelum terjual, atau apakah jadwal distribusi perlu diubah.
Untuk memahami alur pengiriman secara lebih menyeluruh, kamu bisa membaca 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer.
Kesimpulan
Mengatur pengiriman barang yang memiliki tanggal kedaluwarsa membutuhkan perhatian lebih dari sekadar menghitung jumlah stok. Perusahaan perlu mengetahui masa simpan setiap produk, menentukan urutan pengeluaran, serta menyesuaikan jumlah kiriman dengan kebutuhan lokasi tujuan.
Dengan pencatatan yang rapi dan jadwal distribusi yang direncanakan sejak awal, risiko barang tertinggal terlalu lama di gudang dapat dikurangi. Stok pun bisa dikelola dengan lebih teratur tanpa harus menunggu sampai produk mendekati tanggal kedaluwarsa baru mengambil tindakan.