Ketika sebuah perusahaan membuka cabang baru, kebutuhan perlengkapan kantor biasanya ikut bertambah. Ada meja kerja, kursi, komputer, printer, lemari arsip, hingga berbagai peralatan yang sebelumnya digunakan di kantor pusat.
Namun, membeli semua perlengkapan dari awal belum tentu menjadi pilihan yang paling praktis. Beberapa perusahaan justru memilih memindahkan inventaris yang masih layak digunakan dari satu kantor ke kantor lainnya.
Sekilas, pekerjaan ini terlihat sederhana. Tinggal menentukan barang yang akan dipindahkan, lalu mengirimkannya ke alamat tujuan. Padahal, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan supaya tidak ada barang yang tertinggal, tertukar, atau mengalami kerusakan selama proses pemindahan.
Apalagi jika inventaris yang dipindahkan jumlahnya cukup banyak dan berasal dari beberapa ruangan berbeda.
Tidak Semua Inventaris Harus Ikut Dipindahkan
Sebelum mulai mengumpulkan barang, perusahaan sebaiknya melakukan pemeriksaan terhadap inventaris yang tersedia.
Jangan langsung memindahkan seluruh perlengkapan hanya karena kantor cabang membutuhkan fasilitas baru. Perhatikan terlebih dahulu kondisi dan fungsi masing-masing barang.
Misalnya, beberapa meja masih layak digunakan, tetapi kursi tertentu sudah mengalami kerusakan. Ada juga komputer yang masih berfungsi dengan baik, sementara perangkat lainnya sudah tidak sesuai dengan kebutuhan operasional.
Pengelompokan ini membantu perusahaan menentukan barang mana yang memang perlu dipindahkan.
Beberapa kategori yang bisa digunakan antara lain:
- Inventaris yang masih layak digunakan.
- Barang yang membutuhkan perbaikan.
- Perlengkapan yang tidak lagi diperlukan.
- Barang yang akan disimpan sebagai cadangan.
Dengan begitu, proses pemindahan tidak dipenuhi barang yang sebenarnya sudah tidak dibutuhkan.
Cara Mempersiapkan Inventaris Sebelum Dipindahkan
Setelah mengetahui barang yang akan dikirim, tahap berikutnya adalah menyiapkan inventaris agar lebih mudah diperiksa dan diterima di lokasi baru.
1. Buat Daftar Inventaris yang Akan Dipindahkan
Setiap barang sebaiknya mempunyai catatan yang jelas.
Misalnya, perusahaan akan memindahkan perlengkapan dari kantor pusat ke cabang baru. Buat daftar yang berisi nama barang, jumlah, kondisi, dan lokasi asalnya.
Untuk barang elektronik, informasi tambahan seperti merek, tipe, atau nomor seri juga bisa dicatat.
Pencatatan ini berguna ketika barang sudah sampai di kantor tujuan. Tim penerima dapat mencocokkan barang yang datang dengan daftar awal tanpa harus menebak-nebak.
2. Periksa Kondisi Barang Sebelum Pengiriman
Sebelum inventaris dipindahkan, lakukan pemeriksaan kondisi fisiknya.
Untuk meja dan kursi, perhatikan bagian kaki, sambungan, serta permukaan barang. Sementara itu, komputer dan printer perlu diperiksa kondisi perangkat serta kelengkapannya.
Jika memungkinkan, dokumentasikan kondisi barang menggunakan foto.
Dokumentasi ini dapat menjadi pembanding ketika barang sudah tiba. Apabila ditemukan perubahan kondisi, perusahaan memiliki catatan mengenai keadaan barang sebelum dipindahkan.
3. Pisahkan Komponen Kecil dari Peralatan Utama
Beberapa inventaris mempunyai bagian yang mudah terlepas atau berukuran kecil.
Contohnya baut meja, kabel komputer, adaptor, remote, dan aksesori printer.
Jangan mencampurkan seluruh komponen ke dalam satu tempat tanpa identitas. Pisahkan berdasarkan barang asalnya dan berikan label agar lebih mudah ditemukan saat pemasangan kembali.
Hal sederhana seperti ini bisa menghemat waktu ketika kantor cabang mulai menata perlengkapannya.
4. Sesuaikan Penanganan dengan Jenis Barang
Setiap inventaris mempunyai karakteristik yang berbeda.
Barang elektronik membutuhkan perhatian terhadap perlindungan komponen dan kelembapan. Sementara itu, furnitur berukuran besar mungkin perlu dibongkar terlebih dahulu agar lebih mudah dipindahkan.
Jika barang menggunakan kemasan atau pelindung tambahan, pastikan kondisinya sesuai dengan bentuk dan karakteristik inventaris.
Jangan menggunakan satu metode penanganan untuk semua jenis barang.
5. Tentukan Barang Berdasarkan Ruangan Tujuan
Sebelum inventaris diberangkatkan, tentukan terlebih dahulu barang tersebut akan ditempatkan di bagian mana.
Misalnya:
- Meja dan kursi untuk ruang kerja.
- Komputer untuk bagian administrasi.
- Lemari untuk ruang arsip.
- Printer untuk bagian operasional.
Pengelompokan berdasarkan ruangan akan membantu tim di kantor cabang melakukan penataan tanpa harus memeriksa seluruh barang satu per satu.
Bagaimana Mengatur Pemindahan Inventaris dalam Jumlah Banyak?
Pemindahan inventaris menjadi lebih menantang ketika perusahaan memiliki beberapa ruangan atau bahkan beberapa lantai kantor.
Jika seluruh barang dikumpulkan tanpa pembagian yang jelas, proses pemindahan bisa memakan waktu lebih lama.
Ada baiknya perusahaan menentukan urutan barang yang akan dipindahkan berdasarkan kebutuhan operasional.
Misalnya, perlengkapan administrasi perlu diprioritaskan karena kantor cabang harus segera menjalankan kegiatan pelayanan. Sementara itu, barang yang belum dibutuhkan dapat dipindahkan setelah fasilitas utama tersedia.
Selain itu, tentukan juga siapa yang bertanggung jawab terhadap setiap kelompok barang.
Dengan pembagian tugas yang jelas, tim pengirim dan penerima tidak perlu saling menunggu ketika proses pemindahan berlangsung.
Jangan Sampai Barang yang Dipindahkan Mengganggu Operasional Kantor
Satu hal yang sering terlupakan adalah aktivitas kantor tetap harus berjalan selama proses pemindahan.
Bayangkan perusahaan sedang memindahkan komputer dan perlengkapan administrasi ke cabang baru. Jika seluruh perangkat dipindahkan dalam waktu bersamaan, pekerjaan di kantor asal bisa ikut terganggu.
Karena itu, perusahaan perlu menentukan waktu pemindahan yang sesuai dengan kondisi operasional.
Beberapa hal yang bisa dipertimbangkan:
- Memindahkan barang di luar jam sibuk.
- Mengutamakan inventaris yang sudah tidak digunakan sementara.
- Menyiapkan perangkat pengganti jika diperlukan.
- Memastikan dokumen penting tetap bisa diakses.
- Menginformasikan jadwal pemindahan kepada bagian terkait.
Dengan perencanaan tersebut, perpindahan inventaris tidak harus membuat seluruh aktivitas kantor berhenti.
Apa yang Harus Diperiksa Setelah Barang Sampai?
Ketika inventaris sudah tiba di kantor tujuan, jangan langsung menganggap seluruh proses selesai.
Tim penerima perlu melakukan pemeriksaan terlebih dahulu.
Cocokkan jumlah barang dengan daftar yang sudah dibuat sebelum pengiriman. Setelah itu, periksa kondisi fisik dan kelengkapan setiap inventaris.
Jika ada barang yang belum diterima, jumlahnya berbeda, atau ditemukan kerusakan, segera buat catatan agar bisa ditindaklanjuti.
Setelah seluruh barang diperiksa, perusahaan dapat memperbarui daftar inventaris berdasarkan lokasi barunya.
Langkah ini penting terutama bagi perusahaan yang memiliki beberapa cabang. Tanpa pembaruan data, perusahaan bisa kesulitan mengetahui posisi aset yang dimiliki.
Bagaimana Jika Inventaris Harus Dipindahkan Antar Pulau?
Perusahaan yang mempunyai kantor di beberapa wilayah Indonesia mungkin perlu memindahkan perlengkapan dalam jarak yang cukup jauh.
Untuk kondisi seperti ini, persiapan perlu dilakukan lebih awal. Selain mengetahui jenis barang dan jumlahnya, perusahaan juga perlu menyiapkan informasi berat, ukuran, jumlah koli, serta lokasi penerima.
Perlu diperhatikan bahwa pengiriman antarpulau dapat melibatkan beberapa tahapan perjalanan. Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak hanya memperhitungkan waktu barang diberangkatkan, tetapi juga proses perjalanan hingga distribusi menuju lokasi akhir.
Jika ingin memahami alur pengiriman dari awal sampai barang diterima, kamu bisa membaca prosedur pengiriman barang dari produsen ke customer.
Untuk pemindahan perlengkapan usaha yang melibatkan barang berukuran besar, pembahasan pengiriman perlengkapan usaha ke luar kota juga bisa menjadi referensi tambahan.
Sementara itu, keseragaman nama dan keterangan barang penting agar bagian pengirim dan penerima mempunyai acuan yang sama. Hal tersebut juga dibahas dalam artikel persiapan pengiriman barang untuk kebutuhan usaha.
Kesimpulan
Memindahkan inventaris kantor ke cabang lain membutuhkan persiapan yang lebih dari sekadar mengumpulkan barang dan mengirimkannya ke lokasi baru.
Perusahaan perlu mengetahui kondisi setiap inventaris, membuat daftar barang, memisahkan komponennya, serta menentukan lokasi penempatan setelah barang tiba.
Pencatatan juga tidak boleh berhenti ketika barang sudah diterima. Data inventaris perlu diperbarui agar perusahaan tetap mengetahui posisi aset yang dimiliki.
Dengan pengaturan yang lebih terencana, pemindahan perlengkapan kantor bisa dilakukan secara lebih teratur tanpa menambah kebingungan bagi tim yang bertanggung jawab.