Spanduk sudah jadi, brosur sudah dicetak, merchandise juga sudah siap. Tinggal dikirim ke lokasi.
Tapi kalau barang promosi dikirim dalam jumlah banyak, ada satu hal yang sering bikin repot: beberapa materi sudah sampai, sementara perlengkapan lainnya masih tertinggal.
Padahal semua barang tersebut biasanya akan digunakan dalam satu kegiatan.
Supaya nggak ada yang tercecer, coba atur pengirimannya dari awal.
Buat daftar semua materi promosi
Sebelum barang dikirim, tuliskan semua perlengkapan yang akan dibawa.
Misalnya:
- banner
- brosur
- katalog
- merchandise
- standing display
- perlengkapan pendukung
Daftar sederhana ini bisa membantu melihat apakah semua kebutuhan sudah disiapkan.
Bedakan barang berdasarkan ukurannya
Materi promosi bisa memiliki bentuk yang sangat berbeda.
Brosur dan katalog tentu lebih kecil dibandingkan banner atau display.
Dengan mengetahui ukuran masing-masing barang, kamu bisa menentukan cara penanganannya dan kebutuhan ruangnya.
Jangan lupakan barang kecil
Barang besar biasanya lebih mudah terlihat.
Justru benda kecil seperti kartu nama, stiker, gantungan kunci, atau perlengkapan display sering luput dari perhatian.
Masukkan semuanya ke dalam daftar agar tidak hanya mengandalkan ingatan.
Tentukan lokasi penerimaan
Kalau materi promosi dikirim untuk kegiatan di luar kota, pastikan alamat penerima sudah jelas.
Bisa jadi barang dikirim langsung ke lokasi kegiatan, kantor penyelenggara, atau tempat penyimpanan sementara.
Pastikan tujuan yang digunakan memang sudah disepakati.
Informasikan jumlah barang kepada penerima
Penerima sebaiknya mengetahui apa saja yang akan datang.
Kalau jumlahnya banyak, berikan juga perkiraan jumlah kemasan.
Dengan begitu, ketika barang tiba, penerima bisa langsung mencocokkannya dengan daftar.
Perhatikan barang yang bentuknya panjang
Banner, backdrop, standing display, atau perlengkapan sejenis bisa memiliki ukuran yang berbeda dari kardus biasa.
Karena itu, ukuran dan bentuknya sebaiknya sudah diketahui sebelum menentukan kebutuhan pengiriman.
Kalau materi promosi dikirim dalam jumlah cukup banyak, kamu bisa melihat informasi pengiriman cargo untuk membantu mempersiapkan kebutuhan pengirimannya.
Jangan mengirim terlalu dekat dengan jadwal kegiatan
Materi promosi biasanya dibutuhkan sebelum kegiatan dimulai.
Masih ada waktu untuk menata booth, memasang banner, menyusun brosur, dan menyiapkan merchandise.
Jadi, jangan membuat waktu kedatangan barang terlalu mepet dengan dimulainya kegiatan.
Simpan daftar untuk pengiriman berikutnya
Kalau perusahaan sering mengikuti kegiatan promosi, daftar perlengkapan bisa disimpan.
Saat ada kegiatan berikutnya, daftar tersebut tinggal diperiksa dan disesuaikan.
Cara ini bisa menghemat waktu karena kamu tidak perlu mengingat semua perlengkapan dari awal.
Pastikan semua sudah sampai sebelum digunakan
Setelah barang tiba, lakukan pengecekan berdasarkan daftar.
Lihat apakah banner sudah ada, brosur sudah lengkap, merchandise sesuai, dan perlengkapan lainnya sudah diterima.
Kalau ada yang belum sesuai, kamu masih punya waktu untuk mencari solusinya sebelum kegiatan dimulai.
Materi promosi sudah siap, jangan sampai pengirimannya malah bikin panik
Menyiapkan barang promosi sebenarnya nggak harus rumit.
Yang penting, semua kebutuhan sudah dicatat, tujuan jelas, penerima mengetahui barang yang akan datang, dan waktu pengiriman tidak dibuat terlalu mepet.
Dengan begitu, ketika waktunya mulai memasang booth atau membagikan materi promosi, kamu tinggal fokus pada kegiatannya.
Karena banner boleh besar, tapi jangan sampai daftar barangnya yang kecil sampai dilupakan. 😆📦