Pernah nggak, barang yang mau dikirim sudah banyak banget sampai bingung harus mulai menghitung dari mana?
Apalagi kalau barang tersebut untuk kebutuhan usaha. Ada stok produk, perlengkapan toko, peralatan kerja, sampai barang cadangan yang semuanya harus ikut dikirim.
Kalau jumlahnya tidak dicatat dari awal, bukan cuma proses pengiriman yang bisa bikin bingung. Saat barang tiba pun kamu bisa kesulitan memastikan semuanya sudah lengkap.
Pisahkan barang berdasarkan jenisnya
Sebelum menghitung jumlah barang, coba kelompokkan terlebih dahulu.
Misalnya stok produk dipisahkan dari perlengkapan toko. Peralatan kerja juga dibuat kelompok sendiri.
Dengan begitu, kamu tidak perlu menghitung semuanya sekaligus.
Cara ini juga memudahkan ketika barang sudah sampai karena kamu bisa langsung mencocokkan setiap kelompok dengan catatan yang dibuat sebelumnya.
Hitung berdasarkan jumlah koli
Kalau barang dikemas menjadi beberapa kardus, karung, atau kemasan lainnya, catat jumlah kolinya.
Misalnya:
- 10 kardus stok produk
- 4 karung perlengkapan
- 2 koli peralatan
- 1 barang berukuran besar
Catatan sederhana seperti ini akan membantu kamu mengetahui gambaran pengiriman secara keseluruhan.
Kalau jumlah barang cukup banyak, informasi mengenai berat, ukuran, dan jumlah koli juga sebaiknya disiapkan saat mempertimbangkan pengiriman cargo untuk kebutuhan usaha.
Jangan lupa catat barang berukuran besar
Barang besar kadang hanya dihitung sebagai satu barang, padahal ruang yang dibutuhkan bisa cukup banyak.
Misalnya rak toko, meja, mesin, atau perlengkapan usaha lainnya.
Jadi, selain jumlah, catat juga ukuran barang yang memang memiliki dimensi besar.
Dengan begitu, kamu punya informasi yang lebih lengkap saat mengatur pengiriman.
Tentukan barang mana yang paling dibutuhkan
Kalau semua barang tidak harus tiba bersamaan, tentukan prioritasnya.
Barang yang paling dibutuhkan untuk menjalankan usaha bisa dipersiapkan terlebih dahulu.
Sementara barang yang masih menjadi stok cadangan bisa diatur sesuai kebutuhan.
Cara ini bisa membantu ketika jumlah barang cukup banyak dan kamu perlu mengatur pengirimannya secara bertahap.
Pastikan tujuan setiap barang
Kalau usaha memiliki beberapa toko atau cabang, jangan mencampurkan semua tujuan.
Misalnya 10 kardus untuk cabang A dan 5 kardus untuk cabang B.
Pisahkan sejak awal dan berikan tanda yang jelas pada masing-masing barang.
Dengan begitu, kemungkinan barang tertukar bisa dikurangi dan proses penerimaan di masing-masing lokasi juga lebih mudah.
Cek alamat sebelum barang berangkat
Setelah jumlah barang selesai dicatat, jangan lupa mengecek alamat.
Nama penerima, nomor telepon, alamat lengkap, kota, dan informasi lokasi lainnya harus dipastikan sesuai.
Kalau tujuan pengiriman berbeda-beda, periksa satu per satu.
Jangan sampai barang untuk satu cabang justru dikirim ke lokasi cabang lainnya.
Sesuaikan dengan jadwal kebutuhan usaha
Barang yang dikirim untuk usaha biasanya punya tujuan yang jelas.
Ada yang dibutuhkan untuk mengisi stok, membuka cabang, menjalankan operasional, atau memenuhi kebutuhan proyek.
Karena itu, waktu pengiriman juga perlu diperhatikan.
Kalau sudah mengetahui kapan barang harus tersedia, kamu bisa menyesuaikan persiapan dengan jadwal pengiriman yang tersedia.
Jangan menunggu sampai stok benar-benar habis baru mulai mengatur pengiriman berikutnya.
Saat barang tiba, cocokkan lagi
Setelah barang sampai, buka kembali catatan yang sudah dibuat.
Cek jumlah koli, jenis barang, dan tujuan masing-masing.
Kalau sebelumnya tercatat 15 koli, pastikan jumlah yang diterima memang sesuai.
Pengecekan seperti ini akan jauh lebih mudah dilakukan kalau dari awal kamu sudah memiliki daftar barang yang jelas.
Pengiriman barang usaha akan lebih mudah kalau datanya rapi
Mengirim barang dalam jumlah banyak memang membutuhkan persiapan lebih.
Tapi sebenarnya tidak harus rumit.
Mulai saja dari mengelompokkan barang, menghitung jumlahnya, mencatat ukuran, menentukan tujuan, lalu memastikan alamat dan penerima sudah benar.
Semakin rapi datanya, semakin mudah juga proses pengiriman dan penerimaan barang.
Jadi sebelum barang diberangkatkan, jangan cuma bertanya:
“Sudah dipacking semua belum?”
Coba tambahkan satu pertanyaan lagi:
“Jumlah dan tujuannya sudah dicatat dengan benar belum?” 📦