Ada kalanya barang baru dicari ketika sudah benar-benar dibutuhkan.
Stok mulai menipis, perlengkapan usaha belum sampai, atau barang untuk kebutuhan tertentu ternyata harus segera dipindahkan ke kota lain. Akhirnya semuanya harus disiapkan dalam waktu yang serba mepet.
Padahal kalau tujuan pengirimannya cukup jauh, persiapan dari awal justru bisa membuat banyak hal menjadi lebih mudah.
Tentukan barang yang benar-benar akan dikirim
Sebelum memikirkan kendaraan atau jadwal, tentukan dulu barangnya.
Buat daftar sederhana mengenai nama barang, jumlah, dan ukurannya.
Kalau ada barang yang berukuran besar, tuliskan juga dimensinya. Jangan hanya mengandalkan perkiraan karena ukuran bisa berpengaruh pada cara barang dipersiapkan.
Informasi seperti ini juga bisa digunakan ketika mempertimbangkan pengiriman cargo untuk barang dalam jumlah banyak.
Jangan menunggu stok benar-benar habis
Kalau barang tersebut digunakan untuk usaha, coba perhatikan stok yang masih tersedia.
Jangan menunggu sampai barang benar-benar habis baru mulai mencari pengiriman.
Dengan memperkirakan kebutuhan lebih awal, kamu punya waktu untuk menyiapkan barang dan menentukan jadwal tanpa harus terburu-buru.
Siapkan packing dari jauh-jauh hari
Packing juga membutuhkan waktu, terutama kalau barang yang dikirim jumlahnya banyak.
Pisahkan barang berdasarkan jenisnya dan gunakan kemasan yang sesuai.
Periksa kardus, karung, atau kemasan lain sebelum digunakan. Kalau kondisinya sudah kurang baik, sebaiknya jangan dipaksakan.
Lebih baik memperbaikinya dari awal daripada baru menyadari ada masalah ketika barang sudah akan diberangkatkan.
Catat jumlah koli
Kalau barang dikemas menjadi beberapa kardus atau koli, catat jumlahnya.
Misalnya ada 12 koli untuk satu tujuan.
Saat barang berangkat, jumlah tersebut bisa digunakan sebagai acuan. Ketika barang sampai, penerima juga dapat melakukan pengecekan berdasarkan catatan yang sama.
Sederhana, tapi cukup membantu ketika jumlah barang mulai banyak.
Pastikan alamat penerima benar
Jangan sampai persiapan barang sudah selesai, tetapi alamat tujuan masih belum jelas.
Pastikan nama penerima, nomor telepon, alamat lengkap, dan kota tujuan sudah benar.
Kalau barang dikirim ke toko, gudang, atau lokasi usaha, tambahkan informasi yang bisa membantu menemukan lokasi tersebut.
Perhatikan jadwal pengiriman
Untuk tujuan yang jauh, waktu perjalanan perlu menjadi bagian dari perencanaan.
Jangan menentukan waktu hanya berdasarkan kapan barang selesai dipacking.
Coba tentukan kapan barang dibutuhkan di tujuan, lalu sesuaikan persiapan dengan jadwal pengiriman yang tersedia.
Informasi mengenai jadwal dan tujuan pengiriman bisa dicek lebih awal supaya kamu tidak harus mengatur semuanya secara mendadak.
Beri tahu penerima dari awal
Penerima juga perlu mengetahui bahwa akan ada barang yang datang.
Kalau jumlah barangnya banyak, beri tahu perkiraan jumlah koli agar mereka bisa menyiapkan tempat.
Kalau barang berukuran besar, pastikan juga akses masuk dan area untuk menurunkannya sudah tersedia.
Siapkan waktu untuk pengecekan terakhir
Sebelum barang berangkat, jangan langsung ditutup dan dianggap selesai.
Luangkan waktu untuk mengecek kembali:
- jumlah barang
- kondisi kemasan
- alamat tujuan
- nomor penerima
- jumlah koli
- jadwal pengiriman
Kalau ada satu hal yang belum sesuai, masih ada kesempatan untuk memperbaikinya.
Jangan bikin pengiriman jadi urusan mendadak
Mengirim barang ke daerah yang jauh memang membutuhkan persiapan lebih dibandingkan pengiriman jarak dekat.
Bukan berarti harus rumit.
Cukup mulai lebih awal, catat barang dengan jelas, siapkan packing, pastikan alamat, lalu sesuaikan dengan jadwal yang tersedia.
Dengan begitu, ketika barang memang harus berangkat, kamu tidak perlu memulai semuanya dari nol.
Barang mau dikirim jauh? Jangan tunggu sampai benar-benar dibutuhkan baru mulai bergerak. 📦