Pesanan sudah siap, barang sudah dikumpulkan, tinggal dikirim ke pelanggan.
Tapi sebelum barang benar-benar berangkat, ada beberapa hal kecil yang sebaiknya dicek lagi. Apalagi kalau barang yang dikirim bukan cuma satu kardus dan isinya cukup banyak.
Salah kirim satu barang saja bisa bikin urusan jadi panjang. Jadi, lebih baik luangkan sedikit waktu untuk memastikan semuanya sudah sesuai.
Cocokkan barang dengan pesanan
Mulai dari isi barangnya.
Pastikan barang yang akan dikirim memang sesuai dengan pesanan pelanggan. Cek jenis, jumlah, ukuran, atau varian jika memang ada.
Kalau pesanan cukup banyak, jangan hanya mengandalkan ingatan.
Buat daftar sederhana supaya proses pengecekan lebih mudah.
Pisahkan pesanan berdasarkan pelanggan
Kalau ada beberapa pelanggan yang barangnya akan dikirim bersamaan, jangan menumpuk semuanya menjadi satu kelompok.
Pisahkan berdasarkan nama pelanggan atau nomor pesanan.
Contohnya:
Pelanggan A — 4 koli
Pelanggan B — 7 koli
Pelanggan C — 3 koli
Cara seperti ini sederhana, tapi bisa membantu mengurangi risiko barang tertukar.
Perhatikan barang yang berukuran besar
Kalau ada barang yang ukurannya cukup besar, jangan hanya mencatat jumlahnya.
Ukur dan catat dimensinya jika memang diperlukan.
Informasi mengenai berat dan ukuran juga bisa membantu saat mempersiapkan pengiriman cargo, terutama kalau barang yang dikirim cukup banyak atau berukuran besar.
Cek kondisi barang sebelum ditutup
Sebelum kardus atau kemasan benar-benar ditutup, lihat sekali lagi kondisi barangnya.
Pastikan tidak ada bagian yang rusak dan semua komponen yang seharusnya ikut sudah berada di dalam.
Kalau barang memiliki bagian tambahan seperti kabel, baut, atau perlengkapan lainnya, jangan sampai tertinggal.
Gunakan label yang jelas
Setelah packing selesai, beri label.
Tidak perlu terlalu rumit.
Nama penerima, nomor pesanan, atau kode tertentu sudah cukup selama mudah dibaca.
Kalau jumlahnya banyak, tambahkan nomor koli.
Misalnya:
Pelanggan A — Koli 1/5
Pelanggan A — Koli 2/5
Dengan begitu, penerima bisa mengetahui jumlah keseluruhan barang yang seharusnya datang.
Pastikan alamat dan nomor penerima benar
Ini bagian yang wajib dicek ulang.
Jangan langsung menggunakan alamat lama hanya karena pelanggan sebelumnya pernah memesan.
Pastikan alamat yang digunakan memang alamat pengiriman terbaru.
Nomor telepon penerima juga perlu diperiksa agar mudah dihubungi jika ada informasi yang perlu dikonfirmasi.
Beri tahu pelanggan sebelum barang berangkat
Kalau barang sudah siap dikirim, pelanggan sebaiknya mendapatkan informasi.
Tidak perlu panjang-panjang.
Cukup beri tahu bahwa barang sudah dipersiapkan dan akan dikirim sesuai jadwal yang direncanakan.
Untuk pengiriman dengan jumlah barang cukup banyak, kamu juga bisa mengecek informasi jadwal pengiriman lebih awal agar waktu keberangkatan bisa disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan.
Jangan lupa dokumentasikan
Sebelum barang meninggalkan tempat asal, foto kondisi barang dan kemasannya.
Kalau barangnya banyak, foto setiap kelompok atau beberapa bagian yang penting.
Dokumentasi sederhana seperti ini bisa membantu kamu mengetahui kondisi barang sebelum berangkat dan memudahkan pengecekan jika nanti diperlukan.
Buat daftar barang yang akan diterima
Kalau pengirimannya dalam jumlah banyak, kirimkan daftar barang kepada pelanggan.
Dengan begitu, saat barang sampai, pelanggan bisa langsung mencocokkan isi kiriman.
Proses penerimaan juga jadi lebih cepat karena tidak perlu menebak-nebak barang apa saja yang seharusnya ada.
Pengiriman ke pelanggan bukan cuma soal berangkat
Barang sudah siap bukan berarti tugas selesai.
Masih ada pengecekan barang, alamat, penerima, label, jumlah koli, sampai jadwal keberangkatan.
Hal-hal kecil tersebut memang terlihat sederhana, tetapi justru bisa membuat proses pengiriman menjadi lebih rapi.
Jadi sebelum barang pelanggan benar-benar diberangkatkan, coba cek sekali lagi:
Barangnya sudah benar, jumlahnya sesuai, dan alamatnya nggak salah? 📦