Punya usaha di beberapa kota memang menyenangkan karena jangkauan bisnis jadi lebih luas. Tapi semakin banyak cabang, semakin banyak juga barang yang harus dipindahkan dari satu tempat ke tempat lain.
Stok untuk cabang A bisa saja berbeda dengan kebutuhan cabang B. Kalau pengirimannya tidak dicatat dengan baik, barang yang seharusnya pergi ke satu lokasi bisa saja ikut tercampur dengan barang untuk lokasi lainnya.
Supaya hal seperti itu nggak terjadi, ada beberapa hal sederhana yang bisa dilakukan.
Buat catatan untuk setiap cabang
Sebelum barang dikirim, buat daftar berdasarkan nama cabang.
Misalnya:
Cabang Surabaya
Stok produk A, B, dan C.
Cabang Malang
Stok produk B dan perlengkapan toko.
Cabang Kediri
Stok produk A dan barang promosi.
Dengan pemisahan seperti ini, kebutuhan setiap lokasi akan lebih mudah diketahui.
Jangan hanya menulis nama kota
Kalau pengiriman dilakukan secara rutin, informasi tujuan sebaiknya lebih lengkap.
Selain nama kota, catat juga nama cabang, alamat, dan orang yang menerima barang.
Ini akan sangat membantu ketika satu kota memiliki lebih dari satu lokasi usaha.
Bedakan kebutuhan setiap cabang
Tidak semua cabang membutuhkan barang yang sama.
Satu cabang mungkin sedang membutuhkan stok produk, sedangkan cabang lainnya justru membutuhkan perlengkapan operasional.
Karena itu, jangan membuat satu daftar yang sama untuk semua lokasi.
Sesuaikan isi pengiriman dengan kebutuhan masing-masing cabang.
Catat jumlah barang sebelum dikirim
Setelah kebutuhan setiap cabang ditentukan, hitung jumlah barangnya.
Kalau pengiriman dilakukan dalam beberapa koli, catat juga jumlah kemasannya.
Informasi berat dan ukuran barang dapat dipersiapkan saat mempertimbangkan pengiriman cargo untuk kebutuhan cabang.
Data tersebut akan membuat proses persiapan pengiriman lebih jelas.
Beri informasi kepada cabang
Jangan sampai barang tiba-tiba datang tanpa diketahui pihak cabang.
Sampaikan informasi mengenai barang yang akan dikirim dan perkiraan waktu kedatangannya.
Dengan begitu, mereka bisa menyiapkan tempat untuk menerima barang.
Buat daftar yang bisa dicocokkan
Ketika barang sampai di cabang, pihak penerima bisa menggunakan daftar yang sama untuk melakukan pengecekan.
Misalnya daftar menunjukkan 10 koli, maka jumlah tersebut dapat dicocokkan ketika barang diterima.
Cara sederhana ini bisa membantu kalau pengiriman dilakukan secara rutin.
Perhatikan kebutuhan cabang yang paling mendesak
Kalau beberapa cabang membutuhkan barang pada waktu yang berbeda, tentukan prioritasnya.
Cabang yang stoknya sudah menipis mungkin membutuhkan pengiriman lebih cepat dibandingkan cabang yang masih memiliki persediaan cukup.
Jadi, jangan hanya melihat urutan permintaan. Perhatikan juga kondisi masing-masing cabang.
Simpan riwayat pengiriman
Kalau usaha memiliki banyak cabang, catatan pengiriman sebelumnya bisa sangat berguna.
Simpan informasi seperti tanggal pengiriman, tujuan, jumlah barang, dan penerima.
Ketika ada pengiriman berikutnya, kamu tidak perlu membuat semuanya dari awal.
Cek jadwal sebelum menentukan keberangkatan
Setelah kebutuhan setiap cabang sudah jelas, baru tentukan waktu pengiriman.
Untuk tujuan yang berbeda, jadwalnya juga bisa berbeda.
Kamu bisa mengecek informasi jadwal dan tujuan pengiriman lebih awal agar pengiriman dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing cabang.
Cabang banyak bukan berarti pengiriman harus bikin pusing
Semakin banyak lokasi usaha, semakin penting juga pencatatan yang rapi.
Nggak perlu sistem yang rumit.
Cukup pisahkan kebutuhan setiap cabang, catat jumlah barang, pastikan alamat dan penerima, lalu simpan riwayat pengirimannya.
Dengan begitu, ketika waktunya mengirim lagi, kamu sudah punya acuan yang jelas.
Karena barang untuk cabang A dan cabang B mungkin sama-sama stok, tapi tujuannya tetap nggak boleh tertukar. 📦