Kalau barang yang mau dikirim cuma satu atau dua koli, biasanya proses mengeceknya masih gampang. Tapi kalau sudah mulai banyak, ceritanya bisa berbeda.
Kirim barang dalam jumlah banyak membutuhkan sedikit perhatian lebih, terutama kalau barangnya punya ukuran, bentuk, atau jenis yang berbeda. Kalau semuanya langsung dikumpulkan tanpa catatan yang jelas, nanti saat pengecekan bisa muncul pertanyaan sederhana seperti, “Yang ini sudah masuk belum, ya?” 😅
Padahal, supaya prosesnya lebih mudah, kamu nggak perlu membuat sistem yang ribet. Beberapa kebiasaan sederhana sebelum barang berangkat sudah cukup membantu.
Buat daftar barang dari awal
Sebelum mulai packing, tuliskan dulu barang apa saja yang akan dikirim.
Tidak perlu menggunakan tabel yang rumit. Catatan di HP juga sudah cukup. Tulis nama barang dan jumlahnya, kemudian beri tanda ketika barang tersebut sudah selesai dikemas.
Kalau jenis barangnya cukup banyak, pisahkan berdasarkan kelompok. Misalnya stok produk, perlengkapan toko, peralatan kerja, atau barang pendukung lainnya.
Dengan begitu, kamu punya patokan saat semua barang sudah siap.
Beri nomor pada setiap koli
Kalau jumlah kardus sudah banyak, memberikan nomor bisa membuat proses pengecekan jauh lebih gampang.
Misalnya ada sepuluh koli, kamu bisa menuliskan:
1/10, 2/10, 3/10, sampai 10/10.
Saat barang sampai di tujuan, jumlahnya tinggal dicocokkan dengan catatan. Kalau baru sembilan koli yang terlihat, kamu bisa langsung mengetahui bahwa masih ada satu bagian yang perlu dicari.
Cara sederhana seperti ini sangat membantu saat kirim barang dalam jumlah banyak, apalagi kalau bentuk kemasannya hampir sama.
Pisahkan barang berdasarkan jenisnya
Kalau semua barang dimasukkan dalam satu kelompok, penerima bisa kesulitan ketika harus mencari barang tertentu.
Coba kelompokkan barang berdasarkan jenis atau penggunaannya.
Misalnya perlengkapan toko dikumpulkan sendiri, stok produk dibuat kelompok lain, dan peralatan kerja dipisahkan dari barang lainnya.
Selain memudahkan pengecekan, cara ini juga membuat barang lebih gampang ditata ketika sudah sampai.
Kalau kamu sedang menyiapkan pengiriman dalam jumlah banyak, kamu bisa melihat pilihan layanan pengiriman yang tersedia dan menyesuaikannya dengan kebutuhan barang.
Perhatikan ukuran dan berat barang
Jangan hanya menghitung berapa banyak barang yang akan dikirim.
Ukuran dan berat juga perlu diperhatikan. Barang yang jumlahnya sedikit belum tentu membutuhkan ruang yang kecil. Sebaliknya, barang yang cukup banyak belum tentu semuanya berukuran besar.
Informasi mengenai ukuran dan berat bisa membantu memberikan gambaran mengenai kebutuhan pengiriman sebelum barang berangkat.
Foto barang sebelum diserahkan
Satu kebiasaan kecil yang bisa kamu lakukan adalah mengambil foto sebelum barang berangkat.
Tidak perlu memotret setiap sisi barang secara berlebihan. Foto jumlah koli, label, atau kelompok barang yang sudah siap saja sudah cukup sebagai dokumentasi.
Kalau nanti barang sudah sampai, foto tersebut bisa membantu ketika ingin mencocokkan barang yang diterima.
Jangan cuma mengandalkan ingatan
Semakin banyak barang yang dikirim, semakin sulit mengingat semuanya tanpa catatan.
Karena itu, simpan daftar sederhana yang berisi jumlah koli, jenis barang, dan tujuan pengiriman.
Kalau barang dikirim untuk kebutuhan toko, gudang, atau cabang usaha, catatan tersebut juga bisa diberikan kepada orang yang menerima barang di lokasi tujuan.
Dengan begitu, proses pengecekan tidak hanya bergantung pada satu orang.
Cek sekali lagi sebelum berangkat
Nah, bagian ini jangan dilewatkan.
Setelah semua barang selesai dikemas, luangkan beberapa menit untuk melakukan pengecekan terakhir.
Cocokkan jumlah barang dengan daftar yang sudah dibuat. Pastikan labelnya mudah dibaca dan tidak ada barang yang masih tertinggal di lokasi awal.
Kirim barang dalam jumlah banyak memang membutuhkan persiapan sedikit lebih banyak dibanding mengirim satu paket. Tapi kalau dari awal sudah ada daftar dan pengelompokan yang jelas, prosesnya justru bisa terasa lebih teratur.
Untuk kebutuhan pengiriman berikutnya, kamu juga bisa melihat informasi layanan pengiriman barang sebelum menentukan pilihan yang sesuai.
Biar nggak bingung saat barang sudah sampai
Pada akhirnya, mengirim banyak barang bukan berarti semuanya harus dibuat rumit.
Yang penting kamu tahu apa saja yang dikirim, berapa jumlahnya, ke mana tujuannya, dan bagaimana cara mengeceknya setelah sampai.
Jadi sebelum barang benar-benar berangkat, jangan hanya memastikan semuanya sudah masuk kardus.
Cek lagi daftarnya, hitung jumlahnya, lalu pastikan semuanya memang sudah siap. Dengan begitu, saat barang sampai nanti kamu nggak perlu bertanya-tanya, “Kok kayaknya ada yang kurang, ya?” 😄
