Eh, jangan buru-buru bilang barang siap berangkat dulu. 😄 Ada satu hal kecil yang sering dianggap sepele, padahal bisa bikin proses penerimaan barang jadi ribet kalau tidak dipastikan dari awal: penerimanya.
Coba bayangkan barang sudah selesai disiapkan, jumlahnya banyak, semuanya sudah beres. Tapi ketika barang tiba, orang yang seharusnya menerima ternyata sedang tidak ada. Atau alamatnya memang benar, tetapi ternyata barang harus masuk ke gudang yang berbeda.
Hal-hal seperti ini kelihatannya sederhana. Namun untuk pengiriman barang dalam jumlah banyak, informasi kecil bisa cukup berpengaruh terhadap kelancaran proses berikutnya.
Jangan Cuma Pastikan Alamatnya
Alamat lengkap memang penting, tetapi jangan berhenti di situ.
Kalau barang dikirim ke toko, gudang, kantor, atau lokasi usaha, sebaiknya pastikan juga siapa yang akan menerima barang tersebut.
Misalnya:
- nama penerima,
- nomor yang bisa dihubungi,
- alamat lengkap,
- nama toko atau perusahaan jika ada,
- dan informasi tambahan mengenai lokasi penerimaan.
Dengan begitu, ketika ada kebutuhan konfirmasi, orang yang menangani pengiriman tidak perlu mencari-cari informasi lagi.
Tanyakan Dulu, “Barangnya Bisa Diterima Kapan?”
Ini juga sering terlupakan.
Penerima mungkin memang menunggu barang, tetapi belum tentu bisa menerima kapan saja. Bisa saja gudang hanya bisa menerima barang pada jam tertentu atau toko sedang tutup karena ada kegiatan lain.
Makanya, sebelum barang diberangkatkan, ada baiknya komunikasikan kembali waktu penerimaan dengan pihak yang berada di lokasi.
Bukan berarti harus membuat semuanya serba rumit. Justru komunikasi singkat di awal bisa menghindari kebingungan ketika barang sudah dalam perjalanan.
Kalau Barangnya Banyak, Jangan Cuma Kasih Kabar “Sudah Dikirim”
Untuk barang yang terdiri dari banyak koli, informasi jumlah barang juga sebaiknya disampaikan kepada penerima.
Misalnya kamu mengirim 12 koli. Penerima sudah tahu dari awal bahwa yang datang seharusnya 12 koli. Saat barang diterima, pengecekan pun menjadi lebih mudah.
Informasi sederhana seperti ini bisa membantu kedua pihak mencocokkan barang yang datang dengan catatan yang mereka punya.
Kalau kamu sedang menyiapkan pengiriman dalam jumlah besar, kamu juga bisa melihat informasi layanan pengiriman yang tersedia untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan pengirimanmu.
Ada Perubahan? Jangan Disimpan Sendiri
Misalnya setelah barang disiapkan ternyata nomor penerima berubah. Atau lokasi penerimaan pindah dari toko ke gudang.
Jangan menunggu sampai barang sudah berjalan baru menyampaikan perubahan tersebut.
Sampaikan secepat mungkin kepada pihak yang berkaitan dengan pengiriman. Semakin cepat informasi diperbarui, semakin kecil kemungkinan orang yang berbeda memegang data yang berbeda pula.
Ini terutama penting kalau pengiriman melibatkan beberapa pihak, seperti supplier, gudang, toko, dan penerima akhir.
Bikin Satu Catatan yang Gampang Dicek
Tidak perlu menggunakan sistem yang ribet. Catatan sederhana sudah cukup.
Contohnya:
| Informasi | Keterangan |
|---|---|
| Nama penerima | Andi |
| Nomor kontak | 08xxxxxxxxxx |
| Lokasi | Gudang Utama |
| Jumlah barang | 12 koli |
| Waktu penerimaan | Menyesuaikan operasional lokasi |
| Catatan | Hubungi penerima sebelum barang tiba |
Dengan satu catatan seperti ini, informasi penting tidak tercecer di chat yang berbeda-beda.
Pengiriman Lancar Itu Bukan Cuma Soal Barang Berangkat
Kadang kita terlalu fokus pada bagaimana barang bisa dikirim sampai lupa memikirkan apa yang terjadi ketika barang tiba.
Padahal, proses penerimaan juga bagian dari perjalanan barang.
Barang sudah sampai tetapi tidak ada yang menerima tentu tetap bikin repot. Begitu juga kalau jumlah koli tidak diketahui atau lokasi penerima ternyata berbeda dari informasi awal.
Jadi sebelum bilang, “Oke, barang berangkat,” coba cek sekali lagi: penerimanya sudah siap menerima belum?
Kelihatannya cuma satu langkah kecil. Tapi kalau dilakukan sejak awal, koordinasi pengiriman bisa terasa jauh lebih rapi dan tidak bikin semua orang panik ketika barang sudah dalam perjalanan.